Mehr als "Besucher verwalten"

Wenn die Verwaltung eines Besuchvorgangs für alle Beteiligten einen unverhältnismäßig hohen Zeitaufwand im Verhältnis zu der angesetzten Termindauer nach sich zieht, besteht akuter Handlungsbedarf in der Besucherverwaltung.

Durchgehende unkomplizierte Lösungen sind dabei weiterhin eher die Ausnahme. Beispielhaft sei der häufige Besuch eines Fremdmitarbeiters in zwei verschiedenen Abteilungen und Gebäuden genannt. Der schnellste Weg zwischen den Arbeitsstätten umfasst gegebenenfalls Online- und Offline-Zutrittssysteme und in der Regel ist eine freie Bewegung dieses Besuchers wünschenswert. Dieses Szenario setzt eine flexible Administration voraus, die zugleich Missbrauch ausschließt. Gegebenenfalls soll eine Stundenabrechnung auf Basis zentraler An- und Abmeldungen möglich sein.

Ein weiteres Beispiel für eine gängige Herausforderung besteht in häufigen Besuchergruppen. Allein eine nahtlose (Vor-)Anmeldung aller Mitglieder, eine Ausstattung mit personalisierten Ausweisen mit entsprechenden Berechtigungen und deren Einsammeln am Ende des Besuchs ist mit einem nicht unbedeutenden Aufwand verbunden. Ergänzend stellt die Kontrolle von Besuchergruppen etwa in Sicherheitsbereichen hohe Anforderungen an die Lösungsumgebungen von Unternehmen. Vergessene oder nicht eingezogene Ausweise am Besuchsende ziehen zudem schnell erhöhte Betriebskosten in der Besucherverwaltung nach sich, wenn Chipkarten in nennenswerten Mengen neu angeschafft werden müssen.

Integrierte Systeme vereinfachen Zutrittsorganisation
Eine Lösung für die dargestellten Herausforderungen bieten fortschrittliche integrierte und zugleich individualisierbare Systemumgebungen, die in ein Sicherheitsgesamtkonzept eingebunden sind. Moderne Anwendungen bestehen aus bedienerfreundlichen multifunktionalen Terminals sowie einer einfach zu administrierenden flexiblen Betriebssoftware.

So lässt sich die Zuweisung und Ausgabe von Besucherausweisen wesentlich durch die Verwendung von definierbaren Arealen, räumlich relevanten Bereichseinheiten, für eine Zutrittskontrolle erleichtern. Diese lassen sich beispielsweise in der Interflex Lösung IF 6040 ebenso frei in der Betriebssoftware anlegen und modifizieren wie ein Zutrittsorganigramm. Über dieses erhalten Personengruppen und Organisationseinheiten Zutrittsprofile, die mit Berechtigungen versehen sind. In dem Organigramm lassen sich darüber hinaus verschiedene Besuchermerkmale wie beispielsweise „Fremdmitarbeiter“ definieren und in weiteren Untergruppen unterteilen.

Unternehmen erreichen damit eine transparente, stets aktuelle und einfach zu administrierende Zutrittsorganisation einschließlich der Besucherverwaltung.

Vererbung von Zutrittsrechten
Durch die Zuordnung einer Person oder eines Besucherprofils zu einer Berechtigungsgruppe des Zutrittsorganigramms erhält diese automatisch die entsprechenden Zutrittsrechte. Zusätzlich zu diesen „vererbten“ Rechten kann jede Person individuelle, auch zeitlich eingeschränkte Berechtigungen zugewiesen bekommen. Beispielsweise folgen die Besucherrechte gegebenenfalls einem Ansprechpartner innerhalb eines Unternehmens, wenn dieser die Abteilung oder das Areal wechselt. Bei seinem nächsten Besuch verfügt ein Fremdmitarbeiter dann automatisch über die relevanten Zutrittsberechtigungen, um zu dem neuen Arbeitsbereich des Ansprechpartners zu gelangen.

Die Vererbung von Zutrittsrechten kann an Merkmale geknüpft sein. Ein Recht wird nur dann vererbt, wenn das Merkmal der Berechtigungsgruppe und der Person übereinstimmen. Individuell lassen sich vererbte Rechte bei einzelnen Personen wieder deaktivieren.

Kostensenkungspotenzial in der Besucherverwaltung
Neue Multileseterminal-Generationen wie das IF-712 BS (Barcode Scanner) von Interflex können die Betriebskosten in der Besucherverwaltung durch eine Verwendung von preiswerten Papierausweisen deutlich senken. Diese sind um ein Vielfaches günstiger in der Anschaffung als der Einsatz von RFID-Tags. Zusätzlich entfällt das umständliche Verwalten und Wiederbeschaffen von nicht zurückgegebenen Ausweisen. Die neue Terminalgeneration lässt sich dabei problemlos in vorhandene Interflex-Sicherheitsumgebungen integrieren, liest zuverlässig die Barcodes der Papiertickes und RFID-Chips und bietet einen schnellen Return on Investment.

Die Gültigkeitsdauer der Papierausweise lässt sich tages-, uhrzeit- und bereichsbezogen einschränken. Bei der letzten Buchung generiert das System eine automatische Abmeldung, so dass Besucher außerhalb des Geländes im Notfall nicht mehr auf der Evakuierungsliste auftauchen. Auch bei der Gruppenanmeldung kann nun jedes Mitglied der Gruppe einen eigenen Papierausweis nutzen, so dass in einer Notfallsituation die genaue Personenanzahl auf der Evakuierungsliste steht. Eine Antipassback-Funktion (Doppelbuchungssperre) des Systems verhindert den Zutritt zweier Personen durch eine einfache Kopie eines Papierausweises.

Die Papierausweise sind personalisiert und lassen sich individuell gestalten so dass beliebige Informationen auf dem Ticket ausgegeben werden können. Ein weiterer großer Vorteil eines breiteren Einsatzes von Papierausweisen besteht in einer Vorabübermittlung per E-Mail zum Selbstausdruck etwa im PDF-Format.

Für Fremdmitarbeiter kann bei Bedarf mit dem Barcode-Ausweis die Zeiterfassung für eventuell anfallende Stundenabrechungen aktiviert werden, um die Zeiten direkt an ein SAP-HR-Modul zu übermitteln. Selbst die Zufahrt zu den Besucherparkplätzen kann mit der Zuweisung einer bestimmten Parkplatznummer gesteuert werden.

Mehr als nur reine Besucherverwaltung
Mit einer verstärkten Nutzung von Papierausweisen sind Unternehmen damit in der Lage, die Besucherverwaltung insgesamt zu vereinfachen, ohne ihren Administrationsaufwand zu erhöhen oder Sicherheitszugeständnisse zu machen. Ein weiterer Vorteil besteht in einer möglichen deutlichen Kostenreduzierung.

Durch die Einbindung in eine integrierte Sicherheitsumgebung, wie sie beispielsweise Interflex mit durchgehenden Software- und Hardwarelösungen realisiert, verbuchen Anwender und ihre Besucher zudem einen Flexibilitäts- und Komfortgewinn.

Fortschrittliche Administrationsansätze, die eine Strukturierung mit Hilfe von Arealen und eine Verwendung von Zutrittsorganigrammen sowie vererbbaren Zutrittsrechten umfassen, vereinfachen die Besucherverwaltung aus Unternehmens- wie Gästesicht.

Weitere Informationen unter www.if-sicherheit@irco.com