Cloudbasiertes Zutrittssystem von TKH Security
TKH Security GmbH bietet mit ihrem cloudbasierten Zutrittssystem Atlas-Access eine einfache Verwaltung für das Zutrittsmanagement. Wer an das Thema Zutrittskontrolle denkt, dem kommen meist der Gang zum Facility-Management, RFID-Karten, Leser oder deren Verslustmeldungen in den Sinn. Mit modernen cloudbasierten Zutrittssystemen gehört das nun der Vergangenheit an, denn das Smartphone wird zum „digitalen Schlüssel“.
In zahlreichen Unternehmen ist es nicht nur die Technik, die die Zutrittskontrolle sowie die Zutrittsberechtigungen zur Herausforderung macht, sondern die Datenpflege. Neue Mitarbeiter müssen angelegt, Berechtigungen für einzelne Türen vergeben, verlorene Karten gesperrt und Gastzugänge befristet eingebunden werden. Wächst die Zahl der Standorte oder Nutzergruppen, wächst auch der administrative Aufwand. Genau an diesem Punkt setzt Atlas Access der TKH Security GmbH an. Denn das System verzichtet an dieser Stelle auf eine separate Benutzerverwaltung und kann stattdessen an bestehende Systeme wie Microsoft Entra ID oder andere Drittanbietersysteme gekoppelt werden. Eine separate Pflege in einer zusätzlichen Zutrittsdatenbank entfällt damit.
Im Alltag bringt dies mehr Eigenständigkeit und Flexibilität für Mitarbeiter und weniger Ticketaufkommen für Gebäudeverwalter mit sich. Administratoren legen zwar Zugriffsregeln, Zeiten und Daten im Webportal fest. Doch die Eigentümer einer Nutzergruppe können anschließend Besucher hinzufügen, entfernen oder den „digitalen Schlüssel“ weitergeben. Dies geschieht wahlweise via E-Mail, AirDrop oder Messengerdienst auf das Smartphone.
Wenn etwa ein Kollege einen Meetingraum vorbereiten oder ein externer Dienstleister kurzfristig Zutritt zu einem Serverraum erhalten soll, kann dieser schnell und unkompliziert gewährt werden. Auch der sogenannte Büromodus, also die dauerhafte Entriegelung einzelner Türen für definierte Zeitfenster, lässt sich direkt steuern. Dienstleister oder Besucher lassen sich somit „just in time“ über die mobile App oder das Webinterface hinzufügen. Die Registrierung solcher Nutzer geschieht über einen automatisch versendeten QR-Code, wobei auch hier die jeweiligen Beschränkungen auf bestimmte Bereiche sowie definierte Zeitfenster festgelegt sind.
Integration läuft wie von selbst
Wird ein Mitarbeiter in der unternehmenseigenen Datenbank angelegt, verschoben oder deaktiviert, übernimmt das Zutrittskontrollsystem diese Information automatisch. Die jeweiligen Zugangsrechte lassen sich dabei über Benutzergruppen abbilden, sodass die Berechtigungen selbsttätig eingepflegt werden.
Für Betreiber, die ihre Nutzerverwaltung beispielsweise über Microsoft organisieren, bedeutet das einen spürbar geringeren Aufwand. Zudem wird eine klassische Fehlerquelle eliminiert, da die manuelle Deaktivierung beim Weggang von Personal entfällt. Der Zugang zu den unterschiedlichsten Bereichen selbst wird über einen mobilen Token auf dem Smartphone der Nutzer realisiert. Das Mobilgerät wird automatisch aktualisiert, sobald es online ist.
Sämtliche Berechtigungen und Karten liegen digital auf dem Gerät in der Atlas App und werden beim Entsperren des Türschlosses übertragen. An den Türen selbst kommen kabellose Beschläge zum Einsatz, die sich schnell und unkompliziert über eine Konfigurations-App in Betrieb nehmen lassen.
Wie sich der digitale Schlüssel positiv auf den Alltag auswirken kann, lässt sich anhand eines einfachen Beispiels aus dem Einzelhandel zeigen: Fällt die Person, die morgens ein Geschäft öffnen soll, krankheitsbedingt aus, erhalten Kollegen innerhalb weniger Minuten per Klick von einem Filialleiter die notwendige Berechtigung. Eine schnell organisierte Vor-Ort Übergabe eines physischen Schlüssels ist damit nicht mehr notwendig und der Laden kann ohne Verzögerung öffnen.
Multi-Tenant-Anlagen: Vorteile für Immobilienverwalter und Mieterbetreuung
Zudem ist das cloudbasierte Zutrittssystem auch für Immobilien prädestiniert, in denen mehrere Mietparteien ansässig sind. Für Immobilienverwalter ist die Zuordnung des Mieterzugangs zu allen Arbeitsbereichen in der Regel mit einem hohen Aufwand verbunden. Besonders hier kommt es häufig vor, dass physische Schlüssel verloren gehen, vervielfältigt werden oder Schlösser gewechselt werden müssen. Darüber hinaus erfordert die Verwaltung von Zugangskontrollsystemen in diesen Umgebungen die Verteilung von Karten und die Festlegung individueller Zugangsprofile für die Mitarbeiter der einzelnen Mieter.
Mit einem digitalen Schlüssel wird dieser Aufwand minimiert. Verwalter vergeben den Zugang und legen im Webportal fest, welche Schlösser freigegeben werden. Das Teilen von Schlüsseln geschieht dann durch die Mietbetreuer via E-Mail, AirDrop oder Messenger-Diensten auf dem Smartphone. Sämtliche Prozesse tragen zur Effizienz bei, sparen Zeit und Geld.
Datenschutz spielt eine große Rolle
Da es bei der Zutrittskontrolle auch immer um Transparenz geht, werden alle Informationen temporär gespeichert und nach 30 Tagen automatisch aus dem System gelöscht. Bei Bedarf können die Dateien jedoch ohne Weiteres heruntergeladen und gesichert werden. Auch Zugangsereignisse von Personen, die aus dem System gelöscht wurden, bleiben für diesen Zeitraum erhalten und nachvollziehbar.
Da das System cloudbasiert arbeitet, stellen sich unweigerlich Fragen zum Thema Datenschutz. Atlas Access wird in einem Rechenzentrum in Deutschland gehostet und DSGVO-konform betrieben. Für Anwender, die aus Compliance-Gründen auf europäische Datenhaltung angewiesen sind, stellt dies ein relevantes Argument zugunsten dieser Lösung dar. Grundsätzlich weisen solche cloudbasierten Systeme die Richtung, in die sich die Zutrittskontrollbranche entwickelt – nämlich weg von Insellösungen hin zu Systemen, die sich in die bestehende IT-Identitätsverwaltung einfügen und den administrativen Aufwand auf ein Minimum reduzieren.
