Zeiterfassung: Dezentral und effizient

Reifen, Felgen, Zubehör und Dienstleistungen für alle Fahrzeugarten ­sowie teilweise auch Kfz-Service - das bekommt man in den bald 70 ­Filialen von Pneumobil. Man findet sie vor allem in wirtschaftlich ­starken Regionen wie z. B. Hamburg, Hannover, dem Ruhrgebiet, Frankfurt am Main und Stuttgart. Seit kurzem arbeitet das zu Pirelli gehörende Unterneh­men mit einem Zeit­erfassungssystem von ­Jerra Soft.

Das Sortiment der Pirelli-Tochter Pneumobil reicht vom Ultra-high-Performance- bis zum Schnäppchenmodell, es gibt Leichtmetallräder, Markenreifen für PKW, Motorräder und LKW. Dazu kommt ein Kfz-Service, der alles zwischen Bremsen- und Schalldämpferuntersuchung, Wartung und Inspektion bis hin zur Hauptuntersuchung umfasst. Die zahlreichen Mitarbeiter verteilen sich auf mehr als 60 Filialen in der ganzen Bundesrepublik - und eben darin liegt eine der Herausforderungen für ein praktikables Zeiterfassungssystem. Eine Lösung fand der Reifen- und Kfz-Service-Anbieter in einem System von Jerra Soft.

Fingerabdruck und dezentrale ­Speicherung

Will man die Arbeitszeiten der Monteure in einem Unternehmen mit vielen Filialen in effizienter und gleichzeitig praktikabler Weise erfassen und verarbeiten, so geraten handschriftliche Systeme schnell zur Zettelwirtschaft. Ein modernes Zeiterfassungssystem schien für Pneumobil daher nahe liegend - am besten unter Verwendung von Biometrie: Fingerabdruckterminals sind alltagstauglich und arbeiten mit einer längst ausgereiften Technik. Durchaus etwas anspruchsvoller ist dies aber dann, wenn man die Fingerabdrücke zentral verwalten möchte - und sicherstellen will, dass jeder Mitarbeiter in den Filialen buchen kann. Wer ein solches System neu einführt, muss die Fingerabdrücke der einzelnen Mitarbeiter ja z. B. erst einmal in einer Datenbank erfassen, um sie dann später bei der täglichen Zeiterfassung mit den Daten ihrer jeweiligen Besitzer abgleichen zu können. Will man nicht mit dem Laptop bewaffnet eine Rundreise durch alle Filialen machen, braucht man eine Lösung zur dezentralen Erfassung der Fingerabdrücke. Einen Partner fand man in der Firma Jerra Soft, die seit rund 25 Jahren IT-Dienstleistungen im bankfachlichen, versicherungstechnischen und betriebswirtschaftlichen Bereich anbietet. Dem Leiter Marketing/Vertrieb von Jerra Soft, Bernd Köhl, ist kein anderes System bekannt, dass eine solche praxistaugliche Lösung bietet. Es erfasst die Daten dezentral (also in den einzelnen Filialen) und verteilt Daten wiederum zentral an die einzelnen Filialen.

Bei Pneumobil sieht das im Ergebnis so aus: In den jeweiligen Pneumobil-Werkstätten wurden Terminals installiert, die (eben dezentral) vor Ort die Fingerabdrücke der Monteure bzw. Mitarbeiter beim Kommen und Gehen erfassen. Diese Buchungsdaten werden dann online per TCP/IP-Internetprotokoll in die Zentrale übertragen - und zwar an SAP HR, ebenfalls eine Besonderheit des Systems. Das SAP-Personalverwaltungssystem verarbeitet wiederum die Daten und sendet die Ergebnisse: Summen- und Saldenlisten; Urlaub und Überstunden sowie die Mitarbeiterstammdaten an die Jerra-Software Jerba. Diese wiederum schickt alle Daten an alle Terminals in den Filialen. Aus diesem Grunde ist es auch möglich, dass ein Mitarbeiter zwischen Filialen wechseln kann, ohne ein Buchungschaos hervorzurufen.

Terminals mit Fingerabdruckleser

Bei den Terminals für die Zeiterfassung in den Pneumobil-Filialen handelt es sich um das Modell FOD-IP LCD. Das Terminal enthält den Fingerabdruckleser FOD und das FOD-IP-Board - die Abkürzung FOD steht bei dem Hersteller für „Finger opens Door". Das System ist per Web-Browser administrierbar und bietet u.a. vier zusätzliche Eingänge die frei verknüpfbar sind, bspw. mit Licht, Tor und Alarmanlage. Frontblende, Gehäuse und Tastatur sind aus gebürstetem Aluminium in Edelstahl-Optik. Die Tastatur ist frei programmierbar. So kann man etwa für die Zeiterfassung eine Taste belegen mit einer „Kommt"-Buchung, die Zweite mit einer „Geht"-Buchung und die beiden Übrigen mit Anforderungen wie „Dienstgang" oder „Info". Am benutzerfreundlichen Display können die Mitarbeiter ihr Urlaubskonto und ihr Zeitkonto abrufen. Die Daten werden im Gerät selbst gespeichert und gehen auch bei einem Stromausfall nicht verloren. Die Konfiguration erfolgt über einen integrierten Webbrowser, hier können auch ein Mehr-Augen-Prinzip eingerichtet, Zeitpläne bzw. Ereignis- und Aktionsketten erstellt oder Meldungen per Email ausgelöst werden. Im System- oder Benutzerlog werden alle Ereignisse gelistet und lassen sich bequem filtern.

Kommunikation mit SAP HR

Die Kommunikation mit der SAP-Personalsoftware übernimmt das SAP-Interface und die Software Jerba. Das ist der Konzentrator-Prozess, welcher die gesamte Kommunikation zwischen den FOD-IP Terminals LCDs und den bidirektionalen Datenaustausch zwischen SAP HR regelt. Das System ist so ausgelegt, dass auch offline Buchungen möglich sind. Es werden folgende Buchungen verwaltet: An- und Abmeldungen, auch von Dienstgängen, Urlauben, Dienstreisen usw. Dabei stehen der aktuelle Status und die Überstunden jederzeit zur Verfügung.

Des Weiteren können Kunden, die nicht über SAP HR verfügen, auf die Zeiterfassungslösung Mabea zurückgreifen. Die Mabea-Administration bietet alle für eine Zeiterfassungslösung erforderlichen Funktionen: Eine übersichtliche Gliederung der gesamten Firmenstruktur, individuelle Einrichtung von Arbeitszeitmodellen, umfangreiche Auswertungen auf Firmen-, Filial-, Abteilungs- und Mitarbeiterebenen, übersichtliche Arbeitszeitmodell- und Abwesenheitsplaner, individuelle Rechtevergabe, MySQL- und PostgresSQL-Unterstützung. Die Lösung ist mehrsprachig (deutsch, französisch, englisch), weitere Sprachpakete sind erhältlich.

Das gesamte System bietet für Pneumobil zahlreiche Vorteile: Der Kauf von Ausweisen oder Induktivkarten - einschließlich der Problematik von Kartenverlust oder -missbrauch - ist unnötig. Das Unternehmen kann sich außerdem viele Mitarbeiterstunden sparen, die für die Abarbeitung von Stundenzetteln benötigt werden. Zudem sind sämtliche Arbeitszeitdaten online direkt verfügbar und die Kostenträgerrechnung ist direkt transparent.

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