Einsteigerserie: Wie funktioniert Aktenvernichtung?

Einsteigerserie: Wie funktioniert Aktenvernichtung? Alida Anfang und Prof. Albert Einsteiger sind nicht nur pfiffig, sondern auch pädagogisch geschult. In GIT SICHERHEIT widmen sie sich regelmäßig einem speziellen Thema aus Security und Safety. Der Hintergrund: Sicherheitsverantwortliche tragen in Unternehmen eine hohe Verantwortung – es geht um den Schutz von Mitarbeitern, Know-how und Sachwerten. Sie sind es, die letztlich entscheiden, welche Maßnahmen zum Einsatz kommen. Das moderne Security- & Safety-Management stellt jedoch vielschichtige Anforderungen, die einen hohen Spezialisierungsgrad erfordern. Da ist es nicht einfach, auf allen Gebieten ein Fachmann zu sein. In diesem kleinen Repetitorium erklären Prof. Albert Einsteiger und seine Assistentin Alida Anfang deshalb die wichtigsten Basisbegriffe der Sicherheit – jeweils zusammen mit einem Experten: Diesmal ist es Eike Sommer von Shred-it.

Akten aus Papier sind ein Sicherheitsrisiko ersten Ranges. Obwohl das für Kleinstunternehmen, Mittelständler und Bluechips gleichermaßen wahr ist, landen diese Akten dennoch haufenweise auf dem Müll. Wer nun fragt „Warum eigentlich nicht?“, sollte sich eines vor Augen führen: Akten sind mit Daten beschrieben, und Geschriebenes ist im Zweifel Beweismittel, das für manchen von höchstem Interesse ist – nur nicht im Interesse des Betroffenen.

Das Problem

Es gibt zahlreiche gesetzliche Vorschriften sowie rechtliche Regeln, aus denen sich das Erfordernis der Aktenvernichtung ergibt. Doch ganz abgesehen von juristischen Vorgaben wird diese Notwendigkeit klar, wenn man sich vor Augen führt, welche Unberufenen sich für die Daten auf dem Papier oft genug interessieren: Das können Konkurrenten und Betriebsspione sein, aber auch ehemalige Mitarbeiter, Kunden oder Geschädigte, die sich aus irgendeinem Grund am Unternehmen rächen wollen. Ihnen wird der Zugriff meistens sehr leicht gemacht: über den in der Regel leicht zugänglichen und unbewachten Papierkorb oder über die Papiertonne im Hof.

Der Papierkorb wird deshalb oft sogar als „Verräter“ bezeichnet. Und meist wird der Verrat von niemandem bemerkt – nur die Folgen des Verrats sind spürbar, denn die Seiten, die hier am nächsten Tag unter Umständen fehlen, wird zunächst kein Mensch vermissen. 90 % der Fälle in denen Papier entwendet wird, werden nie bekannt (so eine Schätzung von Crimestoppers aus den USA). Für die unangenehmen Folgen gibt es zahlreiche Beispiele, die auch zeigen, dass das Problem in allen Bereichen auftreten und ungewöhnliche Wege gehen kann: So hatte eine große Versicherungsgesellschaft in Nürnberg alte Geschäftsbriefe, Fehlkopien und Fehldrucke weggeschmissen. Eine Putzfrau nahm diese vertraulichen Dokumente als „Schmierzettel“ zu einem Kindergarten mit – die dortigen Kinder verwendeten sie als Malpapier, bis die Kunstwerke auf Umwegen beim Vorstand der Versicherung landeten, wo Mitarbeiter in Rechtfertigungsnot gerieten.

Ähnliches war jüngst zu lesen über den baden-württembergischen Landtagspräsidenten, dessen Dokumente im Müll gefunden wurden, sowie über eine Schule bei Hamburg – dort ging es um Gehaltslisten von Mitarbeitern sowie um Zeugnisse und vertrauliche Daten von Schülern und Eltern.

Archivräumung und Dokumentenvernichtung

Betrachtet man sich diese Beispiele, dann wird deutlich: Vor allem in Unternehmen, aber grundsätzlich in jedem Büro entstehen Daten, die brisant werden können, wenn sie in die falschen Hände geraten. Aktenvernichtung ist daher eine permanente Aufgabe, die professionell gema nagt werden muss. Dabei unterscheidet man zwischen Aktenvernichtung und Dokumentenvernichtung.

Die klassische Aktenvernichtung ist die Vernichtung von Ordnern, Akten, Datenträgern und gebündeltem Papier in großen und sehr großen Mengen. Sie wird meistens einmal im Jahr in Form einer „Archivräumung“ durchgeführt. Unter Dokumentenvernichtung versteht man dagegen das tägliche Schreddern der Büropapiere und Datenträger, deren Informationen nicht nach außen gelangen sollen. Bevor wir uns am Schluss dieser Übersicht mit der täglichen Dokumentenvernichtung befassen, soll es im Folgenden zunächst ums Grobe gehen – also um die Räumung großer Mengen aus den Archiven.

Hier gibt es verschiedene Methoden des Aktenvernichtungsmanagements, bei denen im Wesentlichen vier Faktoren zu unterscheiden sind: Sicherheit, Kosteneffizienz, Komfort und Umweltschutz.

Vor-Ort-Vernichtung

Die wichtigsten Fragen zur Archivräumung stellen sich bei Betrachtung des Archivmaterials: Will man die Ordner behalten? Sollen Folien und Klammern aussortiert werden? Kann man viel Zeit und Arbeit investieren? Will man Fremden das Material mitgeben? Bejaht man diese Fragen, so muss man sich mit einem hohen Arbeitsaufwand anfreunden – und man bezahlt zusätzlich mit einem geringen Grad an Sicherheit.

Andernfalls ist Schreddern vor Ort eine angemessene Lösung – entweder per Schredder-Lkw oder per Büroschredder. Die wesentlichen Faktoren bei der Vor-Ort- Vernichtung sind Komfort und Sicherheit. Es geht um die Sicherheit von Kunden und das gute Gefühl, bis zum letzten Schnipsel die Kontrolle über die Dokumente zu haben. Kommt es einem bei aller Sicherheit aber vor allem auch auf Schnelligkeit und Bequemlichkeit an, empfiehlt sich ein leistungsstarker Büroschredder.

Problematisch sind diese Geräte allerdings bei zu hoher Beanspruchung: Sie können überhitzen – und ihre Bestückung kann schnell sehr unproduktiv sein, weil sie sehr zeitaufwändig und damit oft die teuerste Variante der Aktenvernichtung ist. Effizienter ist ein Schredder-Lkw: Er kann enorme Mengen an Papier vernichten und ist nahezu überall einsetzbar. Das Durchsatzvolumen beträgt abhängig vom Anbieter zwischen 300 kg und 1,2 t pro Stunde. Dabei werden ganze Ordner in Schnipsel verwandelt – inklusive Folien, Klammern, Schienen und allem, was normale Büroschredder hoffnungslos überfordert.

Abhol-Service

Das Archiv ist voll, der Platz wird dringend benötigt, und das wichtigste Kriterium ist der Preis? Es soll billig sein und im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten? In diesem Fall kann ein Abholservice die richtige Lösung sein. Hier sollte man sich nach Möglichkeit abschließbare Alubehälter liefern lassen. Diese werden dann befüllt und zugesperrt abgeholt. Manche Anbieter schütten das Material auch im Lkw zusammen, ähnlich wie bei der klassischen Müllabfuhr. Anschließend wird Ihr Papier in ganzen Stücken zu einer großen, meist firmeneigenen Vernichtungsanlage geliefert und dort verhäckselt. Etwa nach einer Woche nach Abholung des Materials erhält man eine Bestätigung über die Aktenvernichtung.

Dokumentenvernichtung

Eine sehr effiziente Methode ist es, Aktenberge erst gar nicht entstehen zu lassen – also die Vermeidung von Großmengen. Dafür eignen sich zum einen Büroschredder. Es gibt allerdings auch Systeme, die aus optisch attraktiven Sammelboxen bestehen. Sie sehen aus wie Büromöbel und passen sich somit der Arbeitsumgebung an. Per regelmäßigem Service werden die Behälter geleert, der Inhalt wird vor Ort geschreddert.

Der Vorteil: Sicherheit, Produktivität und Kostenkontrolle. Insgesamt empfiehlt es sich, den jeweils eigenen Bedarf auf die genannten Faktoren Sicherheit, Kosteneffizienz, Komfort und Umweltschutz hin abzuklopfen und ein entsprechendes Aktenvernichtungsmanagement zu installieren. Vom Ergebnis profitiert am Ende jeder – nur nicht der Datenmissbrauch.