Firmenausweis statt vieler Schlüssel: Ganzheitliches Zutritts- und Zeit­management

Gasfedern, Dämpfer und elektro­mechanische Antriebe – das ist das Portfolio von Stabilus. Rund 160 Millionen Produkteinheiten werden über ein Vertriebs- und Service-Netz und über Produktionsstätten in Deutschland, Rumänien, Neuseeland, Korea, den USA, Mexiko, ­Brasilien, China und Australien verkauft. Vor kurzem hat das Unternehmen mit Stammsitz in ­Koblenz ein Zutritts- und Zeitmanagement-System von Interflex eingeführt.

Die Verwaltung der vormals zahlreichen Schlüssel entfällt jetzt zugunsten ­eines ausweisbasierten Systems. Auch das Zeitmanagement der Mitarbeiter lässt sich über die Firmenausweise unkompliziert bearbeiten und verwalten.

Während der vergangenen Jahre hat Stabilus kräftig expandiert – deshalb suchte das Unternehmen eine ganzheitliche Lösung zur Optimierung des Zutrittsmanagements sowie der Zeitwirtschaft. Besonders beim Zutrittsmanagement kam es ihm darauf an, dass die bisher eingesetzten Schlüssel vollständig abgelöst und durch Firmenausweise ersetzt werden. Bislang nämlich gestaltete sich die Verwaltung der zahlreichen Schlüssel in­klusive der dazugehörigen Zutrittsberechtigungen ziemlich aufwendig. Ziel von Stabilus war es, mithilfe einer effizienten, elektronischen Lösung alle Türen sowie die Rechtevergabe in einem zentralen System zu verwalten. Die Zeitbuchungen der Mitarbeiter sollten über eine zertifizierte Schnittstelle an die Gehaltsabrechnung von SAP übergeben werden.

Transparenz auf allen Ebenen
Der Zugang zu den Arbeitsräumen war bisher durch Zutrittsterminals oder Schlösser gesichert. Mit der Erneuerung der Zutrittskontrolle sollten die Mitarbeiter für die Zugänge sowie die Buchungen ihrer Arbeitszeiten ab sofort nur noch einen Firmenausweis benötigen. Im Rahmen der öffentlichen Ausschreibung überzeugten die Interflex Datensysteme die Verantwortlichen von Stabilus mit ihrem Produktportfolio, das die umfangreichen Anforderungen des Koblenzer Unternehmens abdeckt. Die Systemberatung von Interflex entwickelte daraufhin einen Projektplan zur schrittweisen Einführung einer zentralen elektronischen Zutrittskontrolle sowie zur Ablösung des bestehenden Zeiterfassungssystems.

Nach erfolgreicher Implementierung der Software sowie der Installation der Online- und Offline-Terminals im Unternehmen, konnte die Verteilung der Ausweise an die Mitarbeiter beginnen. Zudem wurden die Angestellten, die das System derzeit bei Stabilus betreuen, intensiv in dessen Handhabung geschult.

Bei Stabilus sind die Türen heute mit elektronischen Beschlägen ausgestattet, die über die Network-on-Card-Technologie mit dem zentralen System verbunden sind. Im Pförtnergebäude werden Buchungen durchgeführt, bei denen die in der Software verwalteten Zutrittsrechte auf einen Chip des Mitarbeiterausweises geschrieben werden. Der Einsatz von Schlüsseln ist nun nicht mehr erforderlich. Jeder Mitarbeiter kann sich damit an den Zutrittspunkten auf dem Weg zu seinem Arbeitsplatz ausweisen.

Administrative Prozesse automatisieren
Auch ein Erfassungssystem für Zeitbuchungen nutzt Stabilus bereits seit Jahren. Die Daten aus der Zeitabrechnung wurden an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übergeben – mit dem bisherigen System allerdings noch ohne zertifizierte SAP-Schnittstelle. Stabilus arbeitete aber mehr und mehr mit der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware von SAP. Deshalb war eine Anbindung der Zeitwirtschaftslösung an das SAP-System unerlässlich. Interflex verfügt über unterschiedliche Integrationsmöglichkeiten zu SAP-Modulen, darunter unter anderem die HR-PDC-Schnittstelle als Interface für die Betriebsdatenerfassung der Personalzeiten und Mitarbeiterausgaben.

Mit dem neuen System von Interflex inklusive der HR-PDC-Schnittstelle buchen die Mitarbeiter nun ihre An- und Abwesenheitszeiten mit ihren Firmenausweisen an den Zeiterfassungsterminals. Über die Datenschnittstelle werden diese in das SAP-System geladen und dort verarbeitet.

Die Ergebnisse können die Angestellten sowohl an den Terminals als auch an ihren PCs abrufen. So wird die Zeiterfassung für alle Beschäftigten zu einem einheitlichen, transparenten Prozess: Sie reduziert administrative Tätigkeiten in der Personalabteilung und erhöht die Abrechnungssicherheit – unabhängig davon, ob es sich um Langzeitarbeitszeitkonten, Teilzeitarbeit oder etwa geringfügige Beschäftigungsverhältnisse handelt. Zudem lassen sich damit Mitarbeiterausgaben (z.B. Kantinen- und Tankausgaben) verarbeiten.

Mithilfe der Interflex-Lösung steuert Stabilus sein Zutritts- und Zeitmanagement jetzt in einem einheitlichen System. Es ist be­nutzerfreundlich und entspricht gleichzeitig den ­Sicherheitsanforderungen des Unternehmens.