Zutrittskontrolle im Speditions- und Logistikbereich

Zollvereinfachungen sind bei Logistikunternehmen sehr willkommen. ­Deshalb ließ sich die Firma Herbert Voigt als „Zugelassener Wirtschafts­beteiligter" (engl. AEO - Authorised Economic Operator) zertifizieren. Das erforderte allerdings umfassende Sicherheitsmaßnahmen - dazu gehörte unter anderem die Einrichtung des Zutrittskontrollsystems Exos von Kaba.

Mit seinen Standorten in Neumünster, Lübeck und Parchim hat sich das Familienunternehmen Herbert Voigt mit seinen knapp 400 Mitarbeitern in den letzten Jahren zu einem der führenden Logistikdienstleister in Norddeutschland entwickelt. Schwerpunktmäßig hat sich das 1933 gegründete Unternehmen auf den Transport, die Lagerung sowie das Handling von Gütern verschiedenster Art und Beschaffenheit spezialisiert. Als Gesellschafter der DHL/Unitrans- Gruppe und der DHL-Voigt International bildet Voigt gemeinsam mit namhaften Partnern eines der führenden europäischen Speditionsnetzwerke und kann so eine 24 Stunden Regellaufzeit in ganz Deutschland und teilweise ins Ausland anbieten. Der firmeneigene Fuhrpark umfasst 100 ziehende Einheiten, hinzu kommen 120 feste Subunternehmer.

AEO-Zertifikat erfordert auch ­Zutrittslösung
Als Logistikunternehmen ist Voigt von geänderten Zollvorschriften betroffen - so ließ sich das Unternehmen im April 2011 vom Zoll die neuen Zertifizierungsregularien für das AEO- Zertifikat erläutern. Denn seit einiger Zeit können sich Unternehmen, die am Zollgeschehen beteiligt sind, als „Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter" (AEO) zertifizieren lassen. Dieser Status berechtigt zu Vergünstigungen bei sicherheitsrelevanten Zollkontrollen und Vereinfachungen gemäß den Zollvorschriften. So wird bei Inhabern eines AEO-Zertifikats beispielsweise seltener eine Prüfung von Waren oder Unterlagen vorgenommen.

Um aber das AEO-Zertifikat „Zoll & Sicherheit" beantragen zu können, müssen angemessene Sicherheitsstandards erfüllt sein, die den Schutz der Waren gewährleisten. So ist beispielsweise nachzuweisen, dass das 135.000 qm große Firmengelände und die sich darauf befindenden Firmengebäude wirkungsvoll gegen unbefugten Zutritt gesichert sind. Da sich das AEO-Zertifikat zu einem internationalen Qualitätssiegel entwickelt hat, entschied sich Voigt zu einer Zertifizierung.

Nach einer Sondierungsphase von möglichen Lieferanten ließ sich Voigt im Zuge der Umstellung des Buchhaltungs-Softwareanbieters auf den Kaba Partner B&M aus Kiel direkt von Kaba zum Thema Zutrittssicherung beraten. Die Aufgabenstellung lautete, das Lager für zollrelevante Güter gegen unbefugtes Betreten zu sichern sowie eine Auswertemöglichkeit bereitzustellen über alle Personen, die sich in den Bereichen aufgehalten haben. Kaba konnte dazu ein überzeugendes Konzept vorstellen, das im Herbst 2011 auch umgesetzt wurde. Im Zuge der Umbauarbeiten wurden weitere Maßnahmen zur Geländesicherung erarbeitet.

So war ein Besuchermanagementsystem mit angekoppelter Zutrittskontrolle und Ausweiserstellung zu implementieren - und für die Besucher sollte es Sichtausweise für die Zutrittskontrolle geben. Zutrittsbeschränkungen sind vorgesehen für die permanent zu verschließenden Hallentüren sowie für den Umschlagsbereich des Logistikers: Hier wurden drei Zutrittskontrollterminals installiert. Dazu kam eine Ausfahrtskontrolle durch ein Schranke. Die vorhandenen Ausweise wurden gegen Dualausweise für Zeiterfassung und Zutritt ausgetauscht.

Differenzierte Zutrittsregelung
Im Frühjahr 2012 wurden die entsprechenden Baumaßnahmen realisiert und das Zutrittssystem Kaba exos mit den verschiedenen Komponenten installiert. Errichtet wurden u.a. ein Pförtnercontainer mit Ein- und Ausfahrtsschranken, Säulen mit Kaba Lesern an Ein- und Ausfahrt sowie ein Zaun zur Geländeabsicherung. Seitdem ist der Zutritt für die verschiedenen Gruppen unterschiedlich geregelt. Die Mitarbeiter haben auf ihren Transponderausweisen ihre Zutrittsrechte und können das Gelände, die Gebäude und den Zolllagerbereich betreten.

Firmenfahrzeuge aller Art können über eine sog. „Fast-Lane" ungehindert auf das Firmengelände fahren, da hierfür eine Weitbereichslösung eingesetzt wird. Die Fahrzeuge bekamen einen Window-Button - dadurch lassen sie sich aus der Ferne identifizieren. Besucher melden sich beim Pförtner und erhalten dort einen Besucher-Ausweis. Sie werden in der Besucherverwaltung registriert, als Stammbesucher können sie ihren Ausweis auch für bestimmte Zeit behalten. Verlässt der Besucher das Gelände wieder durch die Ausfahrt-Schranke, muss er den Ausweis an einem Kartenschluckautomaten einwerfen. Befristete Besucherausweise, ungültige und gesperrte Ausweise werden hier einbehalten, berechtigte wieder ausgegeben.

Kartenausgabe auf Anfrage
Für Lieferanten, die außerhalb der Öffnungszeiten der Pforte anliefern, wurde ein anderes Verfahren entwickelt: Am Pförtnergebäude steht eine Säule mit integriertem Kartenausgabeautomat. Der Lieferant drückt auf den Klingelknopf und wird automatisch auf das Telefon des Wachmanns geschaltet. Dieser veranlasst dann über einen Kontakt aus der Telefonanlage die Ausgabe eines vorcodierten Ausweises der zum einmaligen Befahren und Verlassen des Geländes berechtigt. Diese einfache Art der Kartenausgabe ist eine effiziente Zugangslösung für Lieferanten ohne Ausweis in Zeiten, zu denen kein Pförtner vor Ort ist.

Ende März 2012 erfolgte die Abnahme durch den Zoll. Dabei sahen sich die Beamten das gesamte Gelände, das zusätzlich durch über 300 Kameras videoüberwacht ist, genau an: Ist der Zaun wirklich komplett und geschlossen ums Gelände vorhanden? Wer hat Zugang zu der Zutrittskontrollsoftware? Was passiert bei Manipulation der Zutrittskontrolle, wenn beispielsweise Türen bewusst offengehalten werden? Alle Fragen konnten zur höchsten Zufriedenheit beantwortet werden. So erhielt das Unternehmen schließlich Mitte Mai das AEO F-Zertifikat Zoll & Sicherheit. „Die Gesamtlaufzeit des Projektes betrug etwa ein Jahr. Dabei wurden wir von Kaba gut beraten und betreut. Unser Unternehmen ist jetzt vollständig abgesichert und wir können mit dieser Zertifizierung werben", bestätigt Katharina Heil, die Projektleiterin von Voigt-Logistik.

Petra Eisenbeis-Trinkle