Cash-Handling optimieren: Individuelle Lösungen für Einzelhändler

Der stationäre Handel steht vor ­zahlreichen Herausforderungen: Ein wachsender E-Commerce-Sektor gehört ebenso dazu wie neue ­Technologien und Veränderungen in der Bargeldversorgung. Druck üben zudem seit Jahren beständig hohe Verluste durch Kriminalität aus.
Viele Unternehmen suchen deshalb nach Möglichkeiten, Prozesse zu ­optimieren und sich besser zu ­schützen. Grundsätzlich stehen die meisten Händler dabei vor ähnlichen Problemen. Je nach ihrer Situation unterscheiden sich aber die Anforderungen an Lösungen. Anbieter wie Gunnebo stellen für alle passend ­effiziente Konzepte und sichere ­Systeme bereit. Ein Beitrag von ­Wolfgang Brand, Leiter der Geschäftsbereiche Financial Sector und Distribution Sector von Gunnebo Deutschland für Deutschland und ­Österreich.

Handelsketten, Filialen und kleine Fachgeschäfte sind gleichermaßen von einer wachsenden Konkurrenz aus dem Internet und verschiedenen anderen Entwicklungen betroffen. Unterschiedlich sind jedoch ihre Möglichkeiten, um etwa auf den intensiveren Wettbewerb durch den E-Commerce zu antworten. Während die einen ihr Angebot ausbauen und das Filialnetz verbreitern können, versuchen andere etwa durch Spezialisierung und mehr Service darauf zu reagieren. Für alle ergibt sich jedoch die Notwendigkeit, ihre Abläufe zu optimieren. Ein wichtiger Ansatzpunkt dafür sind Cashhandling-Prozesse. Denn in diesem Bereich verschärfen weitere Herausforderungen die Situation. Durch den fortschreitenden Rückzug der Bundesbank aus der Bargeldversorgung ergeben sich zusätzliche Kosten.

Hinzu kommt, dass sich viele Händler auf innovative Bezahlformen wie NFC-Karten ebenso einstellen müssen wie auf das nach wie vor beliebte Bezahlen mit Bargeld. Somit müssen viele Händler neue Technologien wie Mobile Payment als zusätzlichen Service für ihre Kunden anbieten. Mehr Effizienz ist also gefragt - und das bei hoher Sicherheit aller Prozesse rund ums Bezahlen. Denn Kriminalität an der Kasse ist eine weitere Herausforderung für viele Händler. Laut EHI Studie zu den Inventurdifferenzen 2012 entstehen rund 18 % der Verluste an der Kasse. Das ist aktuell ein Schaden von etwa 684 Mio. € für die Händler.

Individuelle Bedingungen
Nach Angaben des EHI liegen die Kosten für die Bargeldbearbeitung je nach Branche und Unternehmen zwischen 0,08 und 0,2 % des Umsatzes. Auch wenn der Bedarf an wirtschaftlichen und sicheren Prozessen bei allen Händlern ähnlich ist, unterscheiden sich die Anforderungen und Möglichkeiten teilweise erheblich. Branchengrößen wenden jährlich etwa zweistellige Millionenbeträge für das Cashhandling auf, bei kleinen Einzelgeschäften sind es meist mehrere hundert Euro. Einige Unternehmen machen den Hauptteil ihres Umsatz in bar, bei anderen spielen Kartenzahlung, Lastschrift oder Rechnung eine wichtige Rolle. Supermärkte und Kaufhäuser haben eine Vielzahl von Kassenplätzen, Kassierern und Verantwortlichen. In kleine Läden steht oft nur eine Kasse, die von allen Mitarbeitern bedient wird. Trotz dieser unterschiedlichen Voraussetzungen stellt sich der Bargeldkreislauf im Großen und Ganzen bei allen etwa gleich dar: Münzen und Scheine werden an der Kasse vereinnahmt, müssen gezählt, schließlich abgeholt und auf dem Konto verbucht werden.

Ein System für Münzen und Scheine
Je nach Situation können Unternehmen einzelne Abläufe und den kompletten Bargeldprozess optimieren. Die Basis dafür sind weniger manuelle Eingriffe, da in diesen die größten Kostenursachen und Risiken liegen. So bietet es sich beispielsweise für Lebensmittel-Discounter mit hohem Münz- und Banknotenaufkommen an, automatisierte Ein- und Auszahllösungen im Backoffice zu nutzen. Für diese Geschäfte sind schnelle und schlanke Kassenprozesse sowie eine sichere Abrechnung wichtig. Systeme wie die SafeCash Retail Station von Gunnebo unterstützen dabei. Sie reorganisieren Kassenvorbereitung und -abschluss sowie die Abholung durch Wertdienstleister. Über die Lösungen werden Münzen und Scheine in gewünschter Stückelung automatisch für die Kassenvorbereitung ausgegeben. Informationen wie Höhe der Summe, Zeitpunkt der Ausgabe und Identität des Mitarbeiters erfasst dabei die Managementsoftware. Für die Abrechnung geben die Kassierer die Einnahmen einfach in die Einzahlvorrichtungen. Die Lösungen prüfen und zählen das Geld, verbuchen die Summen im System und quittieren den Betrag. Anschließend lagert das Bargeld in einbruchssicheren Tresoreinheiten, bis es je nach System abgeholt oder wieder in den Kreislauf ausgegeben wird. Über Schnittstellen lassen sich die Lösungen zudem mit Netzwerken von Prozesspartnern und Banken verbinden, sodass sich Entsorgungszyklen optimieren und sogar Einnahmen direkt auf dem Konto verbuchen lassen.

Im geschlossenen Kreislauf
Eine Option für Geschäfte, in denen der persönliche Kontakt und Service eine große Rolle spielen, sind geschlossene automatische Bargeldkreisläufe. Umsetzen lassen sich solche Konzepte für große und kleine Läden etwa mit dem Gunnebo System Safepay. Es besteht aus je einer Münz- und Banknoteneinheit, die in Kassensysteme integriert werden, sowie optional aus einem Backoffice-Einzahltresor. An der Kasse zahlen Kunden das Hartgeld selbst in die Münzeinheit ein. Das ist einfach und bequem und animiert Käufer dazu, mit Münzen zu bezahlen. Dadurch lässt sich der Wechselgeldbedarf im Schnitt um bis zu 50 % senken. Je nach individueller Regelung geben Kunden oder Kassierer Geldscheine in die Banknoteneinheit ein.

Das System zählt die Münzen und Scheine, überprüft ihre Echtheit und gibt das passende Wechselgeld aus. Alle Transaktionen laufen automatisch ab, Mitarbeiter werden dadurch von einem großen Teil der Bargeldverantwortung entbunden. Das ist nicht nur eine Entlastung, sondern schafft auch Freiräume für Kundenkontakt und Beratung. Das eingegebene Bargeld lagert in geschlossenen Transportkassetten und ist nach dem Verlassen der Kundenhand nicht mehr frei zugänglich. Kassendifferenzen lassen sich dadurch nahezu ausschließen und das Risiko von Überfällen sinkt. Verbrechen lohnen sich schlichtweg nicht mehr. Für größere Läden bieten sich die Komplettlösungen mit einem Einzahltresor im Backoffice an. Mitarbeiter können die Transportkassetten in das Gerät entleeren, das die Beträge automatisch erfasst und in versiegelten Transporttaschen lagert. Über die Anbindung an Wertdienstleister- und Banknetzwerke können Abholung und Kontoverbuchung über die Lösung ebenfalls automatisiert werden. Die Entsorgungszyklen lassen sich dadurch am tatsächlichen Bedarf orientieren und teilweise um etwa die Hälfte reduzieren.

Banknoten lagern und recyclen
Für mittlere und kleinere Läden, bei denen Bargeld vor allem in Form von Scheinen anfällt, lohnen sich automatisierte Banknoten-Deposits. In solche Geräte können Kassierer überschüssige Geldscheine einzahlen. Sie werden gezählt, auf Fälschungen hin kontrolliert und lagern anschließend in sicheren Tresoreinheiten. Geräte wie das SafeCash Retail Deposit Smart von Gunnebo dienen dabei als reines Depot bis zur Abholung durch Wertdienstleister. Über Schnittstellen ermöglichen sie gleichfalls eine Netzwerkeinbindung sowie die Automatisierung von Entsorgung und Kontowertstellung. In vielen Fällen lässt sich dadurch die Zusammenarbeit mit Wertdienstleistern erheblich optimieren. Systeme wie SafeCash TCR von Gunnebo erlauben zudem ein Recycling der eingegebenen Banknoten. Über die Einheit können bei Bedarf Scheine in gewünschter Stückelung ausgegeben werden. Zusätzlich können dadurch die Aufwendungen für die Wechselgeldbeschaffung deutlich gesenkt werden. Auch Kleingeschäfte können von solchen Lösungen profitieren. Für sie hält der Markt kompakte Cashhandling-Systeme bereit, die sich etwa unter der Ladentheke integrieren lassen. Gunnebo bietet beispielsweise die SafeCash Counter Deposit Unit an. Bis zu 50 Geldscheine können gleichzeitig in die Einheit eingegeben werden. Sie werden maschinell registriert, gezählt und in einer geschützten Transportkassette verwahrt. Die Deposit Unit lässt sich im Plug&Play installieren und verfügt über eine einfache Nutzeroberfläche. Über Schnittstellen ist eine Netzwerkintegration zu Banken und Dienstleistern mit effizienteren Abholprozessen bis hin zur sofortigen Kontowertstellung möglich.

Mehr Effizienz und Sicherheit für alle
Allen Lösungen gleich ist die Automatisierung von Abläufen wie Zählen und Echtheitsprüfung. Für viele Mitarbeiter fällt damit eine große Belastung weg, die Abrechnung vereinfacht und beschleunigt sich. Das senkt Kosten, da Kassierer beispielsweise eine halbe Stunde pro Tag weniger arbeiten müssen. Gleichzeitig wird der Prozess sicherer, da die automatischen Systeme äußerst zuverlässig sind und etwa gefälschte Banknoten erkennen. Effizienter und sicherer können die besprochenen Systeme zudem die Entsorgungsprozesse wie Abholung und Kontoverbuchung machen. Über die Zusammenarbeit mit Prozessdienstleistern und Geschäftsbanken lassen sich diese Bereiche optimieren. Insgesamt bieten sich für Händler aus allen Branchen und jeder Größe gute Möglichkeiten, um auf die veränderten Rahmenbedingungen zu reagieren.