Mehrere Terminalgenerationen im Einsatz: Zeiterfassung und Zutrittskontrolle bei Bauer in Schrobenhausen

Von Kanada über Australien bis Afrika – die Bauer Gruppe ist weltweit präsent und vernetzt. Die Zentrale des Unternehmens ist im oberbayerischen Schrobenhausen gelegen – hier und in den umliegenden Werken sind allein rund 2.100 Mitarbeiter beschäftigt. Sicherheit ist für das international erfolgreiche Unternehmen ein wichtiges Thema. So schützt ein mehrstufig angelegtes Zeit- und Zutrittskontrollsystem von PCS die Hauptverwaltung wie auch die Werksgelände, das sich kontinuierlich und über Jahre entwickelt hat.

Das Projekt „Zeit und Zutritt“ ist bei Bauer langsam wachsen – und der Hardware-Lieferant ist seit vielen Jahren der gleiche geblieben: PCS Systemtechnik aus München mit den Intus-Terminals für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle. Inzwischen setzt Bauer auch die zugehörige Software des Herstellers ein. Dexicon Enterprise verfügt über eine zertifizierte Schnittstelle zu SAP und ist als Subsystem an die ERP-Software angebunden.

Neue Anforderungen fordern Systemwechsel
Vor rund zehn Jahren wurde das neue Verwaltungsgebäude am Stammsitz fertiggestellt, das seither gemeinsam mit dem angrenzenden sanierten Altbau die Hauptverwaltung bildet. Mit dem Neubau begann man sich auch mit der Umstellung des Zeit- und Zutrittskontrollsystems zu befassen. Die wachsende Zahl von Mitarbeitern, verschiedene Standorte und neue Anforderungen an Zeiterfassung und Zutrittskontrolle machten schließlich einen Systemwechsel notwendig.

Prämisse von Anfang an: SAP muss das führende System sein, an das die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle angebunden werden soll. Ebenfalls gesetzt waren die Intus-Terminals von PCS, denn es war bereits eine breite Hardware-Basis installiert: 59 Zeiterfassungsterminals der Serie Intus 3000. Außerdem waren auf dem Gelände über 100 Zutrittsleser in verschiedenen Modellen, zum Beispiel für den Außeneinsatz oder für den Einbau in Normzwischenrahmen, im Einsatz. Die elektronischen Stempeluhren des Herstellers funktionierten so zuverlässig, dass sie weiterbetrieben werden sollten. Auf der Organisationsebene der Software war allerdings einiges zu tun: So mussten 209 Autorisationsmodelle, 34 Zeitmodelle und zwölf definierte Sicherheitsbereiche übernommen werden, ein komplexes und zeitraubendes Unterfangen bei der Umstellung.

Nach einigen Planungen wurde im August 2015 eine Testumgebung mit der PCS-Software Dexicon erstellt. Nachdem diese Phase brauchbare Ergebnisse erzielte, begann die eigentliche Umstellung des Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollsystems im Jahr 2016. Projektleiter Markus Stelzer konnte schließlich feststellen: „Die Software Dexicon Zutrittskontrolle und Zeiterfassung ist leicht bedienbar und gut verständlich. Unser Konzept von Zutritt ist damit gut umsetzbar.“ Bauer entschied sich für die PCS-Software. Wo immer möglich, sollte aber die Hardware aus Kostengründen bestehen bleiben.

Leistungsstärkere Terminals
Doch zunächst traten Schwierigkeiten auf: An den Intus-Terminals kam es plötzlich zu Fehlbuchungen, Doppelbuchungen oder Offline-Zeiten. Sehr ärgerlich für den Projektverantwortlichen, aber auch für die Mitarbeiter, die sich nicht mehr sicher sein konnten, ob die Arbeitszeit korrekt gebucht war. Mit Hilfe von PCS wurde der Fehler analysiert und Abhilfe geschaffen: 13 Terminals einer deutlich älteren Generation mussten getauscht werden, da deren Speicherkapazität und Geschwindigkeit mit dem modernen System nicht mehr mithalten konnten. Dieses Performance-Problem konnte mit Zeiterfassungsterminals der aktuellen Version schnell gelöst werden.

Installiert wurden schließlich Intus-3460-Zeiterfassungsterminals, die die Zeitbuchungen online und in Echtzeit in SAP transferieren. Auch optisch fallen sie auf, denn sie sind mit einer Bauer-individuellen Bedienoberfläche ausgestattet. Mit dem sogenannten „Magic Eye“ wird per leuchtender LED eindeutig signalisiert, dass die Buchung registriert ist.

Seit kurzem kommt die neueste Generation von Zeiterfassungsterminals zum Einsatz: Zwölf der kompakten Intus-5200-Terminals mit Ganzglasfront. Diese verfügen über ein Farbdisplay in kräftigen Farben sowie eine einfache Bedienung per Touch und sie zeigen über einen vordefinierten Skin die möglichen Funktionen an.

Planung des Sicherheitskonzepts
Nach der Testinstallation mit der Software wurde das Sicherheitskonzept für die Bauer-Hauptverwaltung und die umliegenden Werksgelände festgelegt. Bereiche wurden in Sicherheitszonen eingeteilt, von öffentlichen, wie dem Empfang, bis zu sensiblen Zonen, wie der IT und dem damit verbundenen Rechenzentrum.

Für Projektleiter Markus Stelzer hat neben der Sicherheit auch immer die Akzeptanz des Systems oberste Priorität: Ein Sicherheitssystem ist nur dann gut, wenn es auch praktikabel und handhabbar bleibt. Deshalb, so Stelzer, sei es immer auch entscheidend, dass die Zutrittskontrolle von allen Beteiligten angenommen werde.

Luftfrachtbereich und Rechenzentrum
Der Luftfrachtbereich wird gesondert abgesichert, da die AEO-Zertifizierung ein autarkes System vorschreibt. Damit dieses autonome System trotzdem administrierbar bleibt, wird es auch von der gleichen Zutrittskontroll-Software gesteuert. Hier regeln mechatronische Türterminals den Zutritt zu verschiedenen Luftfrachtbereichen. Dafür erhalten die Mitarbeiter dieser Bereiche gesonderte Zutrittsrechte. Das Zutrittssystem schlägt Alarm, falls eine Tür zu lange offen ist und der AEO-Bereich dadurch nicht mehr geschützt ist.

Einer der sensibelsten Bereiche ist die IT mit dem leistungsstarken Rechenzentrum. Auf 50 m2 stehen hier ca. 1.000 Serverinstanzen, die vor unbefugtem Zugriff und Zutritt abgesichert werden müssen. Außerhalb der regulären Arbeitszeiten wird die RFID-Zutrittskontrolle mit einer Alarmanlage gekoppelt. Verlässt abends der letzte Mitarbeiter das Haus, wird die Alarmanlage über RFID-Chip und zusätzlichem PIN aktiviert und scharf geschaltet. Die Anbindung an die Einbruchsmeldeanlage wurde von PCS durch eine Sonderentwicklung realisiert, um komplexe Alarmanlagen mit mehreren Alarmbereichen zu steuern. Sie wird mittlerweile auch bei anderen Firmen eingesetzt.

Ausfallsicherheit: Ersatzteillager und Kommunikationssoftware
Intensiv beschäftigt hat sich Markus Stelzer zudem mit der Ausfallsicherheit des Systems. Dazu gehört auch ein ansehnliches Ersatzteillager. So kann im Falle eines Falles, zum Beispiel bei einem Defekt, ein Zeiterfassungsterminal oder einen Zutrittsleser schnell ausgetauscht werden. Mit Hilfe der PCS-Kommunikationssoftware ist Markus Stelzer auch in der Lage, das Terminal selbst zu aktivieren und in Betrieb zu nehmen.

Dies wird in Zukunft noch einfacher gehen: Das von PCS entwickelte, und zum Patent angemeldete Autoclone-Verfahren ermöglicht es, die modernen Terminals noch rascher zu ersetzen. Zukünftig wird dabei nur die defekte Gerätehälfte getauscht. Der verbliebene Teil teilt die notwendigen Informationen mit dem Autoclone-vorbereiteten Ersatzteil und ermöglicht so eine selbstständige Übernahme eines Ersatzgerätes ins Zeit- und Zutrittssystem. Bauer kann bei der Lösung sicher sein, dass die installierten Terminals noch viele Jahre weiterlaufen werden – eine langfristig angelegte Investition, die sich gelohnt hat.