PCS Systemtechnik: Zeiterfassungs- und Zutrittstechnik für Huk-Coburg

PCS Systemtechnik: Zeiterfassungs- und Zutrittstechnik für Huk-Coburg. Sicherheit und der reibungslose Transport von Büromaterial stehen im Vordergrund des hochmodernen Logistikzentrums der Huk-Coburg Versicherungsgruppe. Deshalb installierte man eine berührungslose Zutrittslösung mit Longrange-Lesern und ergänzte damit das bewährte Konzept von Zeit und Zutritt in Zusammenarbeit mit PCS Systemtechnik und Atoss. Eine starke Lösung ist somit entstanden.

Seit 2006 organisiert die Huk-Coburg Versicherungsgruppe den gesamten Postverkehr in einem hochmodernen Logistikzentrum, intern kurz RIO genannt (Rechenzentrum/Input-Posteingang/Output-Postausgang). Durchschnittlich 30.000 eingehende Briefe und andere Poststücke werden dort an einem normalen Tag geöffnet, sortiert, mit Hochleistungsscannern eingescannt, indiziert und auf den jeweiligen Geschäftsvorgang verteilt – egal, ob der zuständige Sachbearbeiter in der Zentrale in Coburg oder in einer der Außenstellen von Kiel bis München sitzt.

Im Outputbereich werden täglich rund 160.000 Sendungen gedruckt, kuvertiert und versandt. Das dafür nötige Material wie Umschläge und Briefpapier muss hier in Stoßzeiten entsprechend schnell mit Gabelstaplern in die verschiedenen Bereiche transportiert werden. Eine Herausforderung hierbei stellt die Notwendigkeit dar, die verschiedenen Bereiche, in denen Scanner, Drucker oder Hochleistungscomputer stehen, klimatisch zu trennen.

Um die unterschiedlichen Temperaturen zu ermöglichen, sind die einzelnen Bereiche durch schnelllaufende Tore getrennt. Und diese sollten von den Gabelstaplern ohne nennenswerte Zeitverzögerung durchfahren werden. Eine praktikable Lösung fand die Versicherungsgruppe, indem sie an den Rolltoren sog. Longrange-Leser einsetzte, die mit Zutrittskarten über eine Reichweite von drei bis fünf Metern geöffnet werden.

„Die zum Öffnen der Tore notwendigen Karten sind beidseitig an den Gabelstaplern montiert, um so jederzeit – egal aus welcher Anfahrtsrichtung – ein sicheres und schnelles Öffnen der Tore zu ermöglichen“, erklärt Stefan Heider, Systemverantwortlicher bei der Huk-Coburg. „Damit ist es möglich, die Tore ohne nennenswerte Verzögerung zu passieren.“

Mehr Sicherheit durch berührungslose Türöffnung

Die Leser an den Toren können so eingestellt werden, dass sie auf verschiedenen Kanälen arbeiten, um somit auch im engen Verbund zu funktionieren. Auch die Sendeleistung kann variiert und der jeweiligen Örtlichkeit angepasst werden. Die Leser senden ein keulenförmiges Signal, das zusätzlich durch eine Kugelgelenkinstallation gerichtet werden kann. Somit ist eine hohe Flexibilität mit mehreren Longrange-Lesern auf engstem Raum gewährleistet.

Kommt eine Karte, die ein Mitarbeiter mit sich führt oder die an einem Fahrzeug installiert ist, in den Bereich der „Keule“, wird damit das Tor geöffnet. Die Investitionskosten für diese hochmoderne Technik werden durch die vermehrte Sicherheit gerechtfertigt. „Schon allein die Tatsache, dass sich der Staplerfahrer auf seine eigentliche Arbeit, nämlich den sicheren Transport der Ware auf einem Stapler konzentrieren kann und nicht auch noch auf das Öffnen und Schließen von Toren achten muss, rechtfertigt die Installation“, sagt Stefan Heider.

Auch die Zutrittskontrolle sei ein wichtiger Aspekt. Über die Longrange-Leser und Karten, die für einzelne Zutrittszonen codiert werden, könne immer gewährleistet sein, dass nur befugtes Personal bestimmte Bereiche betreten kann. Dazu kommt: Das System der Longrange-Leser konnte ohne Probleme in die bestehende Systemarchitektur der Zutrittskontrolle eingebunden werden. Hierzu waren lediglich zusätzliche Karten, sog. Heavy-Duty-Karten für die stärkere Antennenleistung notwendig.

Langjährige Zusammenarbeit

Mit diesem Zutrittssystem hat die Huk-Coburg ihr gesamtes Zeit- und Zutrittsmanagement um eine weitere hochmoderne Variante erweitert. Aber in den Gebäuden des Unternehmens finden sich auch noch Zeiterfassungs- und Zutrittsterminals der ersten Generation. Bereits seit Anfang der 90er Jahre setzt das Versicherungsunternehmen auf elektronische Zeiterfassung, zunächst zusammen mit einem anderen Anbieter. „Aufgrund des Alters und der damit verbundenen Störanfälligkeit dieses Systems waren wir gezwungen, uns nach einem neuen System umzusehen“, sagt Stefan Heider.

„Da wir zu diesem Zeitpunkt auch eine neue Zeitmanagement-Software der Firma Atoss einführten, lag es nahe, auf die Erfahrung von Atoss mit PCS-Terminals zu setzen.“

Daten und Fakten
Zeiterfassung: 220 Intus 3300 und Intus 3450 Terminals 
Zutritt: 10 Long-Range Leser Tag Master, 500 Intus 500 und Intus 1600 Zutrittsleser 
Software: Partnersoftware Atoss Staff Efficiency Suite (ASES)

Seit 1993 ist diese Kombination von Hard- und Software für Zeiterfassung erfolgreich im Einsatz. Zunächst war die neue Lösung nur für den Standort Coburg vorgesehen. Da die Außenstellen aber bereits für den Bildschirmbetrieb über Standleitungen mit der Coburger Zentrale verbunden waren, hatten die Verantwortlichen die Idee, die Datenverbindung auch für die Zeitwirtschaft zu nutzen.

„Der Server wurde – nicht ohne einen gewissen Aufwand – programmiert, sodass es uns nach einiger Zeit gelang, dass der Intus Server selbstständig eine Verbindung zu den Außenstellen aufbaute“, berichtet er. Die Zutrittsdaten und Buchungen werden seitdem automatisch übertragen. Stefan Heider: „Diese Lösung lief dann viele Jahre, ohne dass es je zu einer Störung gekommen ist. Das hat mich letztlich überzeugt, in Zukunft weiter auf die Flexibilität und Verlässlichkeit der Intus Terminals zu setzen.“

Wartungsfrei seit vielen Jahren

Heute hat die Huk-Coburg insgesamt 271 Zeiterfassungsgeräte sowie 641 Zutrittsleser im Einsatz, darunter immer noch Geräte der ersten Generation aus den 1990er Jahren. Firmenspezifische Besonderheiten, wie die zehnminütige Kaffeepause, die jedem Huk-Coburg-Mitarbeiter zusätzlich zusteht, können über alle Terminals – auch die der ersten Projektphase – gebucht werden. „Wenn man bedenkt, dass diese Geräte in den Außenstellen schon so viele Jahre im Einsatz sind, obwohl diese Serie vom Hersteller schon lange abgekündigt ist, so kann man durchaus sagen, dass sich die Investition bewährt hat“, meint Stefan Heider.

Natürlich sind seit 1993 weitere Neuerungen eingeführt worden und die bestehende Installation durch innovative Produkte wurde stetig dem technologischen Fortschritt angepasst. Zum Beispiel unterlagen die frühen Zeiterfassungsterminals mit Magnetköpfen einem starken mechanischen Verschleiß. Mit neuer RFID-Technologie war Abhilfe in Sicht: Die vorhandenen Terminals wurden auf das neue Lesesystem umgestellt. „Durch die damalige Umrüstung von Magnetstreifen auf berührungslose Legic-Leser wurden die Geräte praktisch wartungsfrei“, freut sich Projektleiter Stefan Heider.

Weitere technische Fortschritte wurden mit der ständig steigenden Mitarbeiterzahl notwendig: So benötigten einige Zeiterfassungsterminals zusätzlichen Speicher, sodass sie heute rund 8.000 Zutrittssätze täglich aufnehmen können. Und es wurde ein Berechtigungskonzept eingeführt, das den Zutritt in besonders gesicherten Zonen steuert.

Das Besondere dabei: Die Personalabteilung erzeugt täglich neue Tabellen, in denen die Zutrittsrechte geregelt sind. Jeweils über Nacht werden diese auf die Terminals aufgespielt. Das ermöglicht z. B. zeitlich begrenzte Zutrittsrechte für Wartungsdienste am nächsten Tag, bedeutet aber auch einen relativ hohen Aufwand. Denn über Nacht müssen immer rund 300.000 Datensätze aktualisiert werden.

„Wir gönnen uns das einfach“, meint Stefan Heider. „Es geht auch darum, in den Außenstellen die Sicherheit aufrecht zu erhalten.“ Bei über 8.600 Mitarbeitern insgesamt passiere es gelegentlich, dass jemand aus dem Unternehmen ausscheidet. Und damit dieser nicht mit einem Ausweis, den er zuvor als verloren gemeldet hatte, wieder ins Unternehmen gelangen kann, werden die Zutrittsrechte tagesaktuell gehalten.

Die Flexibilität steht im Vordergrund

Möglich wird dies unter anderem durch die große Flexibilität der PCS-Terminals, mit denen die unterschiedlichsten Anforderungen abgedeckt werden. „Diese können relativ einfach an die firmenspezifischen Bedürfnisse angepasst werden“, erklärt Stefan Heider. Zugegeben: Er ist nicht der „normale“ Anwender, der abwartet, bis ein Anbieter eine fertige und für das Unternehmen passende Lösung bereitstellt. Das war z. B. der Fall, als für ein neues PCS-Terminal noch keine Software des Systempartners zur Verfügung stand.

Also hat er selbst das Handbuch hergenommen und sich in die Programmiersprache der Terminals eingearbeitet. Seitdem führt er Softwareanpassungen und -individualisierungen weitgehend selbstständig durch. So wurde, zunächst nur zu Testzwecken, unter anderem eine Anwendung realisiert, die den Mitarbeitern eines Call Centers automatisch Arbeitsplätze zuweisen könnte.

Vom Gabelstapler bis zum Call Center Agent – das dynamisch wachsende Konzept hält bei der Huk-Coburg vielen Bewährungsproben stand.

Kontakt:

Ute Hajek
PCS Systemtechnik,
München
Tel.: 089/68004-550
Fax: 089/68004-555
intus@pcs.com
www.pcs.com