primion: modernes Zeit-Management für Oberfinanzdirektion Hamburg gewährleistet Datenschutz

primion: modernes Zeit-Management für Oberfinanzdirektion Hamburg gewährleistet Datenschutz. Zur Einrichtung eines modernen Zeit-Managementsystems bei der Oberfinanzdirektion Hamburg wurde besonderer Wert auf den Datenschutz gelegt. Klar, denn Personaldaten müssen mit höchster Sensibilität behandelt werden. Zudem verlangen gleich zwanzig Standorte eine flexible Kommunikation und eine komplett Webbasierte Software-Applikation. Ein Erfahrungsbericht in der Rubrik Zeit + Zutritt mit klarem Schwerpunkt auf dem Aspekt Zeiterfassung und Zeitmanagement.

Die Oberfinanzdirektionen in Hamburg (Land) bilden gemeinsam mit dem Zollkriminalamt die Mittelinstanz der Bundesfinanzverwaltung mit den Dienstzweigen Bundeszoll- und Bundesvermögensverwaltung. Die deutsche Zollverwaltung ist dreistufig organisiert mit dem Bundesministerium der Finanzen an der Spitze. Mittelbehörden sind acht Oberfinanzdirektionen und das Zollkriminalamt.

Die Zuständigkeit

Bei den Oberfinanzdirektionen sind Zoll- und Verbrauchsteuerabteilungen unter Leitung eines Finanzpräsidenten eingerichtet. Diese koordinieren und beaufsichtigen die Tätigkeit der nachgeordneten örtlichen Zollbehörden. Dies sind derzeit 44 Hauptzollämter, 287 Zollämter und 28 Zollkommissariate. Dem Zollkriminalamt sind die Zollfahndungsämter nachgeordnet. Grundsätzlich sind jeder OFD eine Zolltechnische Prüfungs-und Lehranstalt bzw. eine Lehranstalt angegliedert. Daneben sind nach Bedarf einzelnen Oberfinanzdirektionen Zollschulen, Zollhundeschulen und Zentralstellen zur Wahrnehmung spezieller Aufgaben für das gesamte Bundesgebiet (z. B. Zentralstelle für Zollkontingente, Ausfuhrerstattung etc.) angegliedert.

Die Herausforderung

Flexible Arbeitszeitregelungen und der Wunsch, Fehlzeitanträge (z. B. Urlaub, Gleittage, Dienstreisen) über ein integriertes Zeitwirtschaftssystem abzubilden, gab das bestehende System nicht her. Darum entschied sich die OFD nach intensiver Marktanalyse für ein System des Unternehmens primion.

Bei der Wahl des Zeitmanagement-Systems standen für die OFD drei Kriterien im Vordergrund: Hauptkriterium: Der gesetzliche und auch der individuelle Datenschutz der OFD müssen jederzeit gewährleistet sein, da Personaldaten mit höchster Sensibilität und dem entsprechenden Verantwortungsbewusstsein behandelt werden. Das zweite und dritte Kriterium ergab sich aus der Organisationsstruktur der OFD: die über ganz Hamburg verteilten zwanzig Standorte der Behörde erfordern zum einen eine moderne und flexible Kommunikation der Hardware, und auf der anderen Seite eine komplett Webbasierte Software-Applikation, so dass auf den Clients keinerlei Software installiert werden muss.

Ganz entscheidend war hier, dass durchgängige Verschlüsselungsmöglichkeiten – von Zeiterfassungsterminals (Erfassungsebene) bis hin zum Server (Datenbank auf Managementebene) – auf anerkannnt sicheren Standardverschlüsselungstechnologien basieren. Im Einzelnen sind das 3DES und SSL-Verschlüsselungen vom Server zum User/Mitarbeiter.

Nur so konnte gewährleistet werden, dass die 3.000 Mitarbeiter ihre Urlaubs- und andere Fehlzeitenanträge sowie Korrekturen über einen integrierten Workflow komfortabel buchen können. Unter Berücksichtigung aller Vertreter-Parameter ist so die Zeitwirtschaft in jeder Ebene integriert. 36 Zeitbuchungsterminals vom Typ DT 800 sind in den einzelnen Standorten installiert.

Mit der standardisierten berührungslosen Legic-Lesetechnologie buchen hier alle 3.000 Mitarbeiter mit verschlüsseltem Datentransfer unter Verwendung eines kleinen unauffälligen Schlüsselanhängers. Die Transparenz der eigenen Daten und die angenehme Handhabung führten zu einer hohen Akzeptanz unter den Mitarbeitern.

Hier, wo Aufgaben dezentralisiert werden, wird Datenhaltung, Datenpflege, -administration und Datensicherung zentralisiert. In der Zentrale der OFD läuft darum alles auf einer standardisierten Oracle-Datenbank zusammen. So konnte primion nicht nur vorhandene Datenbanklizenzen nutzen, sondern gewährleistet dem Anwender langfristig die Update-Fähigkeit und damit auch den Investitionsschutz. Die Systempflege wird damit für die IT-Abteilung zu einer übersichtlichen Größe.

Was zum Einsatz kam

Visual WebTime mit 3.000 Karteninhabern und komplett abgebildetem Mitarbeiter-Workflow für ebenfalls 3.000 User, die Fehlzeitanträge und Korrekturen über die primion-Applikation abwickeln. Die dezentralen Standorte sind über ganz Hamburg verteilt und über TCP/IP-Kommunikation mit der zentralen Datenbank verbunden.

36 Zeiterfassungsterminals DT 800 sind an das zentrale System angeschlossen.

Der Workflow

Workflow-Szenarien ermöglichen die Weiterleitung und Verarbeitung von Korrekturen durch die Mitarbeiter selbst. Dies trägt zur wesentlichen Entlastung des Personalbüros bei. Die direkten Korrekturmöglichkeiten durch den Mitarbeiter erlauben aus einer Anzahl von Geschäftsvorfällen wie z. B. Urlaubsantrag, Korrektur von Dienstreisen, vergessene Buchung und so weiter zu wählen.

Der “mehrstufige Workflow” bietet dem Vorgesetzten einfache, flexible und gezielte Möglichkeiten, über Anträge und Korrekturen von Mitarbeitern schnell zu entscheiden. Der Vorgesetzte leitet den Antrag nach seiner Vorentscheidung an mögliche weitere Vorgesetzte zur Entscheidung weiter. Der oberste Vorgesetzte oder Endgenehmiger genehmigt ihn endgültig oder lehnt ihn ab.

Im Ergebnis leistet das neue System von primion einen wesentlichen Beitrag dazu, dass die Oberfinanzdirektion sowohl in der Effizienz Pluspunkte sammelt, gleichzeitig aber größtmöglichen Schutz für die Menschen sicherstellt.

Kontakt

primion Technology AG, Stetten
Tel.: 07573/952-0
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