Flexible Arbeitsabläufe erfordern flexible und sichere Zeit- und Zutrittslösungen

Home-Office, Vereinbarkeit von Beruf und Familie oder hochflexible Arbeitszeiten – das sind deutliche Trends unserer Arbeitswelt. Wie können Unternehmen diesen Entwicklungen am besten gerecht werden? Vor allem durch zeitgemäße Organisation von Zutrittskontrolle, Zeiterfassung und Zeitwirtschaft. Matthias Erler von GIT SICHERHEIT sprach darüber mit Dr. Jörg Wissdorf, Geschäftsführer Interflex.

GIT SICHERHEIT: Herr Dr. Wissdorf, Zutrittskontrolle und Zeiterfassung im Strudel der Digitalisierung und Vernetzung haben sehr viele Entwicklungen durchgemacht in der jüngeren Zeit. Einer der Trends, mit denen Sie sich befassen, ist ein gewisser Wandel in der Arbeitswelt, auf den Sie sich mit Ihren Systemen einstellen. Was haben Sie hier genau im Auge?

Jörg Wissdorf: Im Wesentlichen geht es uns hier um das Thema Flexibilisierung. Sie bezeichnet einen Trend, den wir insbesondere bei jüngeren Mitarbeitern erkennen. Um ein Beispiel zu nennen: Wer sich zur „Generation Y“ zählt, oder zu ihr gezählt werden könnte, möchte selbst entscheiden, ob er am Sonntag arbeitet aber dafür vielleicht den halben Dienstag im Freibad verbringt. Damit er das kann, muss er sich mit seinem Unternehmen vernünftig abstimmen können – am besten per App. Man muss ihm ein System zur Verfügung stellen, das ihm jederzeit an dem Ort und zu dem Zeitpunkt Zugang verschafft, wo er ihn benötigt. Unternehmen, die das bieten können, sind in der Lage, auf die geforderte Flexibilität und die Wünsche ihrer Mitarbeiter einzugehen. Sie haben es dann auch leichter, diese Mitarbeiter zu rekrutieren.

Wie bedeutend ist dieser Flexibilitätstrend eigentlich – haben Sie hier bestimmte Mitarbeiter-Typen innerhalb globaler Konzerne im Auge, oder geht es um mehr?

Jörg Wissdorf: Die beschriebenen Anforderungen finden sich genauso in kleineren mittelständischen wie in Großunternehmen. Es geht ja nicht nur um die als typisches Beispiel genannte Generation Y, sondern auch um alle anderen Mitarbeiter, die Dienstreisen in eine Niederlassung der Firma unternehmen – egal, ob diese Niederlassung in Deutschland, Afrika, Asien oder Amerika liegt. Wenn ich dort ankomme, möchte ich doch möglichst jeden Aufwand sparen, den ich hätte, wenn ich umständlich Besucherscheine besorgen, ausfüllen und rechtzeitig abgeben müsste. Flexibel bin ich aber, wenn ich ein zentrales Zutrittsmanagement- und Raumkonzept habe, das mir global Zutritt ermöglicht.  

Wo genau können hier neue Ansätze beim Management von Zutritt, Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung greifen?

Jörg Wissdorf: Grundsätzlich muss der administrative Aufwand gering sein, im Hintergrund laufen und möglichst mobil bearbeitbar sein. Apps sind hier das bevorzugte Mittel. Die Infrastruktur für die im Hintergrund laufenden Programme steckt zunehmend in der Cloud. Entscheidend ist zudem die richtige Kombination von Zutritt und Zeiterfassung: Sie hält fest, welche Person zu welchem Zeitpunkt einen bestimmten Raum betritt und wieder verlässt. Komplex wird das System aber durch das, was im Hintergrund bereitsteht: Regelungen des jeweiligen Arbeitsvertrages, Überstunden, Minusstunden, Urlaub, etc. All das kann man erfassen und auswerten – und zwar nicht im negativen überwachenden Sinne, sondern um den Informationsbedarf des Mitarbeiters selbst zu befriedigen: Er bekommt nämlich den Status in Echtzeit angezeigt. Dazu kommt ein Zweites: Wir sind auch in der Lage, mit unserer Software Tauschoptionen anzubieten und Krankheitsausfälle in Echtzeit mit einzuplanen. Fällt also ein Mitarbeiter aus, lässt sich das über vereinfachte Prozesse direkt und in Echtzeit einplanen – ganz ohne Papier und Schreibarbeit. Generell unterscheiden wir bei Interflex das Thema „Advanced Workforce Management“ vom Thema „Zutritt und Zeitmanagement“.

Würden Sie jeweils einmal am praktischen Beispiel durchspielen, welche Art von Projekten Sie damit jeweils realisieren?

Jörg Wissdorf: Nehmen wir zunächst einmal das sehr komplexe Umfeld eines Flughafens mit seinen Sicherheitskontrollen als Beispiel. Hier muss sichergestellt sein, dass, abgestimmt an das Passagieraufkommen, zu bestimmten Zeiten eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern an den Zugängen anwesend und einsetzbar sind. So etwas können wir bei Interflex mit unseren Produkten sehr gut abdecken. Dahinter liegen sehr ausgeklügelte Algorithmen, denn gerade in solchen sicherheitsrelevanten Umfeldern muss das System unbedingt funktionieren.

Warum sind diese Algorithmen bei diesem Advanced Workforce Management so anspruchsvoll, wie Sie sagen?

Jörg Wissdorf: Das liegt an den vielen Parametern, die die Einsatzplanung in dem genannten Beispiel beeinflussen: Zunächst einmal müssen wir die Auslastung an den einzelnen Kontrollstellen vorausberechnen. Die Dienstplanung für die Mitarbeiter hängt aber auch davon ab, wer zu welchen Zeiten verfügbar ist. Dies hängt wiederum davon ab, wer welche zeitlichen Kapazitäten hat, wie viele Stunden oder Überstunden auf seinem Zeitkonto sind, in welcher Schicht er eingesetzt werden kann – aber auch davon, ob die Betreffenden die richtige Ausbildung oder die richtigen Fähigkeiten und Schulungen mitbringen. Das alles mit den Erfordernissen vor Ort genau zusammenzubringen, erfordert einen durchaus komplexen Rechenaufwand.

. . . anders als im Bereich „Zutritt und Zeitmanagement“?

Jörg Wissdorf: Es gibt natürlich Berührungspunkte zwischen beiden Segmenten. Allerdings geht es im Bereich Zeitmanagement mehr um die Datenbasis und deren Erfassung – hier sind aber nicht so viele Berechnungen nötig, wie das im High-End-Bereich des Advanced Workforce Managements der Fall ist. Anwendungen sind beispielsweise die Schichtplanung in Krankenhäusern, Call-Centern, ebenso bei Polizei und Feuerwehr. Auch für Banken gibt es wichtige Anwendungsfälle: hier müssen Mitarbeiter-Skills gemanagt werden – etwa die von Analysten. Im Grunde ist das für alle Mitarbeiter interessant, deren Arbeitsorte und -zeiten abweichen von denen eines klassischen Nine-to-five-Jobs. Um das noch mal am praktischen Beispiel des mobilen Mitarbeiters zu verdeutlichen: Nehmen Sie an, es gibt einen Mitarbeiter mit interner Consulting-Funktion, der ständig an anderen Standorten arbeitet – oder einen Entwickler, der in verschiedenen Abteilungen arbeitet – oder Mitarbeiter, die ein Gebäude betreten müssen, auch nachdem der Empfang nicht mehr besetzt ist. Dafür haben wir die Lösung Interflex-6040. Diese erlaubt es, dem mobilen Mitarbeiter überall von unterwegs aus mit stark minimiertem administrativen Aufwand seine Daten zentral einzugeben, um an einem beliebigen globalen Standort Zutritt zu haben.  

Die Frage der Sicherheit dürfte hier beim Kunden im Vordergrund stehen?

Jörg Wissdorf: Sicherheit zu gewährleisten, ist in der Tat eine der wichtigsten Anforderungen und eine technische Herausforderung: Kommt der Mitarbeiter mit seinem Ausweis an eine Tür mit Leser, dann muss ja im System sehr schnell ein Signal an den Rechner gehen, um sofort ein Grün oder Rot zu erhalten. In diesem schnellen und sicheren Zurverfügungstellen der Daten an der Tür steckt die Herausforderung. Davon merkt der Anwender nichts. Langfristig wollen wir bei Interflex dahin kommen, dass auch dieser flexible Mitarbeiter kein zweites Medium braucht, sondern per Smartphone über NFC oder Bluetooth die Tür öffnet.

Wie sieht es mit Bereichen aus, in denen die Sicherheitsanforderungen erhöht sind – wie verhält es sich mit dem grundsätzlichen Zielkonflikt zwischen Flexibilität und Mobilität?

Jörg Wissdorf: Für höhere Sicherheitsanforderungen arbeiten wir mit Fingerprintlesern, aber auch mit Handvenen-Scannern: Letzteres ist sehr sicher und für viele sympathischer und hygienischer als der Fingerabdruckleser. Erhöhte Anforderungen an die Sicherheit gibt es im Grunde überall, wo digital gearbeitet wird. Aber Flexibilität ist dennoch ein ganz klarer Trend – diesen müssen wir aufnehmen, ohne bei der Sicherheit nachzugeben. Wir versuchen übrigens regelmäßig, selbst in unsere eigenen Systeme einzubrechen. Eine hauseigene Gruppe von Technikern fährt regelmäßig simulierte Angriffe – so entdecken wir immer wieder Optimierungspotential und versuchen immer schneller zu sein, als irgendein anderer. Aber natürlich treffen wir auch schon im Laufe der Entwicklungsprozesse sehr intensive Vorkehrungen. Die Entwicklungsprozesse selbst sind also bereits sehr sicherheitsorientiert.

Wie stark spüren Sie die Nachfrage seitens Ihrer Kunden? Stehen hier bestimmte Unternehmens­typen, Konzerne, KMUs oder auch Branchen im Vordergrund?

Jörg Wissdorf: Wir befinden uns in einem – im Übrigen nicht allzu großen – Markt mit Push- als auch Pull-Charakter. Grundsätzlich sind wir sehr bekannt und bekommen viele proaktive Anfragen. Gleichzeitig sucht unser Vertrieb immer auch nach Gesprächen mit den Verantwortlichen der HR- bzw. IT-Abteilungen. Wir sind ja Komplettlösungsanbieter und Full-Service-Provider mit eigener Software, Hardware und Service – und zwar flächendeckend in der ganzen Bundesrepublik sowie in den Niederlanden, Belgien, Österreich und der Schweiz. Unsere Standardsoftware arbeitet mit allen gängigen Systemen – etwa SAP – in den Unternehmen zusammen. Diese Adaption macht jeweils unser Service-Bereich.

Welche Rolle spielt für Interflex die Einbindung von Interflex in den Allegion-Konzern?

Jörg Wissdorf: Diese Zugehörigkeit spielt eine durchaus wichtige Rolle, weil Allegion einer der größten Anbieter von Zutrittskontrolle weltweit ist. Wir profitieren z.B. beim Marketing, vom Finanzhintergrund und der Einkaufsstärke des Konzerns. Andererseits ist der Konzern als Dachmarke strukturiert – das bedeutet, dass die Einzelmarken erfreulicherweise bestehen bleiben und so im Markt agieren können. Das hilft uns sehr, denn wir können dadurch Kontinuität und Nachhaltigkeit vertreten.

Herr Wissdorf, Sie sind seit Februar 2015 Geschäftsführer bei Interflex . Wie ist Ihr erstes Jahr verlaufen?

Jörg Wissdorf: Ich bin auf eine klasse Firma gestoßen – mit sehr interessanten Produkten in einem zukunftsträchtigen Markt. Ich arbeite zudem mit hoch motivierten Mitarbeitern zusammen, die etwas bewegen wollen. Die Begeisterung der Mitarbeiter hat sich am Ende auch in den Zahlen gezeigt. Ich bin stolz, dass wir 2015 auf das erfolgreichste Jahr in der Geschichte von Interflex zurückblicken dürfen und freue mich auf die Herausforderungen der Zukunft.