Software unterstützt Arbeits- und Umweltschutz

Arbeits- und Umweltschutz gewinnen nicht nur in Deutschland einen immer wichtigeren Stellenwert. Die Anforderungen an Arbeitsstätten steigen, gesetzliche Vorschriften sind einzuhalten - und das am besten nachweisbar und bis ins kleinste Detail dokumentiert. In kürzester Zeit entstehen Unmengen an Daten, die nur schwer zu verarbeiten sind. Behelfslösungen bringen die Verantwortlichen schnell an die Grenzen des Möglichen. Doppelablage und Mehrfachbearbeitung sind so gut wie vorprogrammiert. Die Roman Mayer Logistik Group setzt deshalb auf Software von Ecointense.

Den Überblick über aktuelle Gefährdungsbeurteilungen oder Betriebsanweisungen zu behalten, gerade wenn man an mehreren Standorten verteilt arbeitet, ist die große Herausforderung, der sich dezentral organisierte Unternehmen stellen müssen. Das kostet in der Regel viel Zeit und Geld. Dieser Entwicklung kann man jedoch auch entgegenwirken, so wie es die Roman Mayer Logistik Group tut. Seit 2012 setzt die Unternehmensgruppe deshalb die Software EcoWebDesk für die Steuerung aller HSE-Prozesse (Health, Safety and Environment) ein.

EcoWebDesk ist spezialisiert auf alle HSE-Bereiche und ermöglicht es aufgrund der Webtechnologie, alle Aufgaben des Arbeits- und Umweltschutzes flexibel und standortübergreifend zu bearbeiten. Den Kern bildet die zentrale und aktuelle Datenbasis. Hier werden eigene Mitarbeiter, externe Kräfte, Fachabteilungen und die Geschäftsführung bedarfsgerecht eingebunden und informiert. Ein ausgeklügeltes Rechte- und Sichtenkonzept sorgt dafür, dass die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit problemlos eine übersichtliche und individuelle Abbildung für die Erledigung aller Aufgaben und die Umsetzung der notwendigen Maßnahmen des eigenen Verantwortungsbereiches bekommen. Die Fachmodule Arbeitssicherheit, Auditmanagement, Gefahrstoffmanagement, Legal Compliance und Öko-Controlling gehen jeweils individuell auf die Fachgebiete der Mitarbeiter ein.

Bei der Logistikgruppe aus Gersthofen bei Augsburg stehen Distribution, Transport, Lagerung - auch von Gefahrstoffen - sowie die Logistik für Mehrweg-Behälter im Fokus. Die Beratung und Schulung rund um das Thema Logistik bilden eine weitere Säule der Geschäftstätigkeit der Roman Mayer Group. Sie ist deutschlandweit an 17 Standorten vertreten und verfügt über zusätzliche Niederlassungen in Europa und auch Asien.

Arbeitssicherheit und Umweltschutz sind essentiell
Die Bandbreite an Aufgaben ist weit gefächert. Das beginnt beim Schutz der Mitarbeiter im Lager und geht weiter bis zur Sicherheit beim Transport. Ebenso die Überwachung der Umweltauswirkungen, die sich durch den Transport ergeben, und die gesetzeskonforme Lagerung der Gefahrstoffe spielen eine wichtige Rolle. „Wir haben eine Flotte von insgesamt 400 Fahrzeugen, rund 1.200 Mitarbeiter europaweit - davon allein 600 bis 700 Fahrer - und drei große Lager. Für diese gilt beispielsweise die Störfall-Verordnung, also die 12. BImSchV, aus der sich zusätzliche Pflichten ergeben", erläutert Mike Maldener, Sicherheitsfachkraft und Umweltmanagementbeauftragter bei der Roman Mayer Group.

In der Akademie des Unternehmens werden nicht nur Mitarbeiter geschult. „Hier bilden wir Qualitäts- und Umweltmanagementbeauftragte aus, aber auch Fachkräfte für Brandschutz, Arbeitssicherheit und Gefahrstoffe. Eben alles rund um die Themen Sicherheit und Logistik", so Maldener, der ebenfalls als Fachbereichsleiter für Schulung und Beratung verantwortlich ist. Das ausschlaggebende Moment, eine Software für die Bereiche Arbeitssicherheit und Umweltmanagement einzusetzen, war der zunehmende Bedarf an Rechtskonformität auf allen Gebieten. „Das war der eigentliche Knackpunkt. Wir benötigten eine Software, die uns im Bereich Legal Compliance mehr Rechtssicherheit verschafft und uns gleichzeitig effizienter arbeiten lässt", erklärt Maldener. Denn das Unternehmen muss, gerade was die Rechtsänderungen der Arbeitsstättenverordnung oder der Gefahrgutverordnung gemäß ADR betrifft, immer auf dem aktuellen Stand sein. „Die Recherche, Aktualisierung und Informationsverteilung an die jeweiligen Stellen sind dabei enorme Zeitfresser", ergänzt der Umwelt- und Sicherheitsbeauftragte.

Genau für solche Fälle wird das Fachmodul „EcoWebDesk Legal Compliance" eingesetzt. Über die integrierte Schnittstelle zu einer Umweltrechtsdatenbank werden die Verantwortlichen über Rechtsänderungen automatisch per E-Mail informiert. Etwaige Rechtspflichten können direkt abgeleitet und Maßnahmen eingeleitet werden. Dabei lässt sich die Software individuell an das jeweilige Unternehmen anpassen.

Voll ausgefahren
Im Falle der Roman Mayer Group wurde gemeinsam mit dem EcoIntense-Solution Partner Ibuqas zunächst ein Rechtskataster aufgebaut. Es enthält alle für das Unternehmen relevanten Richtlinien und Normen und wurde schließlich in EcoWebDesk überführt. Mike Maldener weiß diese immense Arbeitserleichterung zu schätzen: „Als uns klar war, was dieses Tool über den Bereich Legal Compliance hinaus noch alles leistet, entschieden wir uns dazu alle Fachmodule einzubinden. Denn, wenn man schon den Mercedes hat, dann wollen wir ihn auch voll ausfahren".

Die Vorarbeiten sind bei der Nutzung aller Module anfangs umfangreicher, was sich im Endergebnis jedoch mehr als auszahlt. Aktuell werden alle notwendigen Daten zusammengestellt und in die Software eingebracht. Dazu zählen Personaldaten und Informationen zu Arbeitsunfällen genauso wie Verbrauchszahlen. Wichtig ist dabei, die Daten zu strukturieren und die Mitarbeiter entsprechend zu schulen. So gibt es in jeder Niederlassung einen Verantwortlichen für die Dateneingabe. Zur Kontrolle werden diese Angaben in der Zentrale noch einmal auf ihre Plausibilität geprüft.
Mike Maldener ist als Sicherheitsfachkraft und Umweltmanagementbeauftragter viel unterwegs „Mich entlastet diese zentrale Datenbasis enorm. Ein Blick in die Software liefert den schnellen Überblick über alle Standorte. Was man früher für jede Niederlassung separat betrachten musste, kann man jetzt im Gesamtüberblick auswerten. Abweichungen sind sofort zu erkennen und auch, wenn Zahlen fehlen, ist dies sofort ersichtlich. Früher hatten wir viele unterschiedliche und unübersichtliche Listen. Jetzt verfügen wir über ein einheitliches System, dass sich durch alle HSE-Bereiche zieht."

Verzicht auf den Postverkehr?
Damit sind die Vorteile, die die Software bietet noch nicht ausgereizt. Derzeit ist die Logistik-gruppe mit der zuständigen Unfallkasse in Klärung, ob die elektronische Übermittlung von Unfallanzeigen, die mit EcoWebDesk erstellt und versandt werden können, künftig ausreichend ist. Sollte die Kasse die Meldungen mit elektronischer Signatur anerkennen, könnte das Unternehmen in Zukunft ganz auf den Postverkehr verzichten und dadurch weitere Zeit und vor allem Kosten sparen.

Die Einführung aller Fachmodule auf die gesamte Unternehmensgruppe ist zum Beginn des nächsten Jahres geplant. Dies schließt die Standorte in Deutschland ebenso ein wie die in Frankreich und Spanien. „Wenn das System erst einmal in der ganzen Gruppe ausgerollt ist, wird es auch für unseren zentralen Einkäufer interessant. Dann kann er ganz einfach den gesamten Energieverbrauch analysieren und entsprechend handeln. Eine wesentliche Arbeitserleichterung also nicht nur für die HSE-Abteilung, sondern auch für den Einkauf und schließlich das gesamte Unternehmen", lautet das Resümee von Mike Maldener.