Was ist eigentlich Management betriebsfremder Personen?

Unternehmen sehen sich täglich mit unzähligen Besuchsprozessen und der Administration von Gästen konfrontiert. Die Herausforderung dabei ist es, den Überblick zu behalten, alle rechtlichen Grundlagen zu Sicherheitsmaßnahmen einzuhalten und vorhandenes Personal durch eine effiziente Abwicklung zu entlasten.

Beim Besuchermanagement geht es um die Verwaltung und Koordination einer Aktivität bezogen auf betriebsfremde Personen auf einem Werksgelände oder Gebäude. Jede Bewegung von Nicht-Firmenzugehörigen Menschen muss DSGVO-konform nachvollzogen werden können. Gerade bei sensiblen Bereichen in der Lebensmittelproduktion oder in Hochsicherheitsarealen ist ein Besuchermanagement unabdingbar und mit hohem Aufwand verbunden.

Betriebsfremde Personen sind ausnahmslos alle Personen, die nicht dem eigenen Unternehmen zugehörig sind. Das sind zum Beispiel potenzielle Geschäftspartner, Bewerber, Gäste, Handwerker, Lieferanten und Fremdfirmen. Die Thematik ist komplex und umfasst viele Komponenten, die Einfluss auf die Besucher- und Prozessabwicklung in einem Unternehmen haben. Allein der Umfang an zu verwaltenden Personengruppen zieht viele individuelle Prozessabwicklungen nach sich.

Fremdfirmenmitarbeiter, die Produktionsstätten betreten, müssen durch Sicherheitsschulungen auf andere Gefahren sensibilisiert werden als Bewerbende, die sich nur in Besprechungsräumen aufhalten. Weitere Aufgaben, die in den Bereich Management betriebsfremder Personen fallen, sind die Erfassung von personenbezogenen Daten, die Verwaltung von Zutrittsrechten sowie die Überprüfung von Zutrittsverboten und Sanktionslisten.

Die unterschiedlichen Besuchsgründe bergen viele Herausforderungen für das verantwortliche Empfangspersonal und den Werksschutz. Sobald eine hohe Besucher- und Lieferfrequenz herrscht oder es mehrere Eingänge zum Unternehmen gibt, ist es schwierig, den Überblick über alle tatsächlich anwesenden Personen zu behalten. Im Notfall muss unkompliziert auf Knopfdruck eine Evakuierungsliste verfügbar sein, damit schnell und sicher alle Personen geschützt werden können.

So unterschiedlich die Besuchsgründe sind, so spezifisch müssen betriebsfremde Personen auch geschult werden. Das heißt, die Sicherheitsunterweisung zum Schutz von Menschen, Gelände und Produkt muss entsprechend des Besuchs revisionssicher stattfinden. Sobald man die rechtlichen Vorgaben und Datenschutzbestimmungen in den Besuchsprozess mit einbezieht, wird eine einfache Besucherverwaltung, die händisch per Excelliste erledigt werden kann, zu einem komplexen Management betriebsfremder Personen.
 

Software für die optimierte Besucher­verwaltung

Durch die digitale Lösung kann vor allem Zeit eingespart. Der Prozess wird für die Mitarbeiter vereinfacht, verschlankt und alle Genehmigungen und Abläufe werden innerhalb der Software Visit von Astrum IT bearbeitet, wodurch das Personal entlastet wird und Kosten eingespart werden können. Mit Visit können die Aktivitäten betriebsfremder Personen und Fahrzeuge auf dem Werksgelände effizient gemanagt, jederzeit überblickt und nachverfolgt werden. Die Prozessmethode schafft flüssige Abläufe von der Terminkoordination über die Registrierung bis zum Auf Wiedersehen.

Über ein Kiosksystem, Smartphone oder am PC kann beispielsweise die Anmeldung und Unterweisung von betriebsfremden Personen ganz einfach automatisiert erfolgen, falls gewünscht auch personenlos oder aus der Ferne. Die Software bietet die Möglichkeit, sowohl mit vorangemeldeten Besuchen umzugehen als auch mit spontanen Anmeldungen und berücksichtigt revisionssicher und DSGVO-konform unterschiedliche Szenarien im Besuchsprozess. Durch die kontinuierliche Erfassung der gesamten Datenlage und Informationen lassen sich zu jeder Zeit die Besuchsprozesse nachvollziehen und rückblickend auch auswerten.