Zeiterfassung und Zutrittskontrolle einfach und flexibel

Die deutsche Tochter des Schweizer Baumaschinenunternehmen Robert Aebi ist den letzten Jahren stark ­gewachsen. Das machte eine Erweiterung am Firmensitz in Achstetten nötig. Ein Neubau wurde 2017 eingeweiht. Er bietet den Mitarbeitern moderne Arbeitsplätze und war auch der Anlass, ein neues System für Zeiterfassung und Zutrittskon­trolle von Dormakaba einzuführen.  

Radlader, Bagger und Dumper, aber auch Straßenbaumaschinen wie Asphaltstraßenfertiger und Walzen, umfasst das Produktportfolio des Schweizer Baumaschinenunternehmens Robert Aebi. An sieben Regionalzentren in Baden-Württemberg und Bayern beschäftigt Robert Aebi rund 240 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Vertrieb und Service von Baumaschinen. Im Bereich After Sales agiert jedes Regionalzentrum selbstständig. In der Zentrale in Achstetten bündeln sich alle Vertriebstätigkeiten sowie die administrativen Business Units.

„Unsere Mitarbeiterzahl hat sich in den letzten fünf Jahren verdoppelt“, so Claudia Pendelin, Leiterin Human Resources bei Robert Aebi. Gab es bisher Vertrauensarbeitszeit, suchte man jetzt ein modernes System für das Personalwesen kombiniert mit Zutrittskontrolle. „Wir wollten ein System mit verknüpften Schnittstellen für alle unsere HR-Anforderungen“, nennt Claudia Pendelin als wichtige Forderung.

Personalmanagement auf einer Weboberfläche
Bei Marktrecherchen stieß man auf das Beratungshaus Soft-Consult Häge und den Hardwarehersteller Dormakaba. Soft-Consult Häge bietet mittelständischen Unternehmen Consulting, Lösungen und Betreuung mit Schwerpunkt Personalwesen und zusätzlich in den Bereichen Finanzwesen, ERP, CRM, Groupware, IT-Infrastruktur, Hosting, Archivierung und Business Intelligence. Es schlug die HR-Lösung P&I Loga 3 vor, die das gesamte Personalmanagement eines Unternehmens auf einer modernen und bedienungsfreundlichen Weboberfläche zusammenfasst.

Die Lösung ist auf die persönlichen Bedürfnisse des Anwenders anpassbar und deckt die komplette personalwirtschaftliche Arbeit von der Zeiterfassung über die Entgeltabrechnung bis hin zur digitalen Personalakte inklusive Zutrittskontrolle und aller Aspekte der System- und Datensicherheit ab. „Diese Lösung haben wir uns in der Praxis angeschaut. Sie überzeugte uns, weil sie zu uns passt und alle unsere Anforderungen erfüllte“, erklärt Claudia Pendelin.

Bequeme Zeiterfassungsterminals
Das System wurde schrittweise eingeführt – begonnen wurde in der Zentrale in Achstetten. An den Personaleingängen wurden Zeiterfassungsterminals 97 20 und 96 20 installiert, an denen die Mitarbeiter mit ihren Chips seitdem bequem ihre Arbeitszeiten erfassen. Auf diesen Chips sind auch ihre Zutrittsrechte gespeichert, denn das neue Gebäude wurde umfassend mit Zutrittskontrolle gesichert: die Außenhaut mit Online-Leser, im Innern mit Digitalzylindern und elektronischen c-lever Beschlägen. Diese sichern 30 Türen zu bestimmten Bereichen und Abteilungen wie IT, HR und GL.

„Hier war uns ein flexibles Berechtigungsmanagement wichtig“, erklärt IT-Leiter Markus Roth. „Mit dem neuen System kann ich zum Beispiel bei einem neuen Mitarbeiter schnell und einfach Zutrittsrechte erteilen, sie später ändern und bei Austritt sofort entziehen. Wir haben immer einen aktuellen Überblick, wer an welcher Tür eine Berechtigung hat. Das System ist einfach zu handhaben und viel besser zu verwalten als unsere bisherige Schließanlage. Das neue System erhöht unsere Sicherheit deutlich.“

Auch die HR-Abteilung ist mit dem System zufrieden. „Wir haben jetzt ein modernes System, das uns für die Zukunft viele Erweiterungen bietet. Die Mitarbeiter haben jederzeit eine Übersicht über ihre Arbeitszeiten und wir eine exakte Lohn- und Gehaltsabrechnung“, so die HR-Leiterin Claudia Pendelin.

Nachdem das System in der Zentrale reibungslos lief, wurde es in den Regionalzentren eingeführt und führt auch dort zu mehr Sicherheit und bequemer Zeiterfassung.