Zeiterfassung, Zutritts- und Torsteuerung – wie die Feuerwehr Antwerpen Zeit spart

Fünf Berufsfeuerwehren gibt es in ganz Belgien - eine davon ist die Feuerwehr Antwerpen. Die anderen vier „Corps X" genannten Wehren sind in Brüssel, Gent, Lüttich und Charleroi stationiert. In mehreren Teams und Schichten sind sie rund um die Uhr bereit für jeden Einsatz. Wer wann rein und raus geht oder fahren darf, muss klar und effizient geregelt sein - denn im Ernstfall zählt jede Minute.

Rund 800 Mitarbeiter sind es, die allein bei der Antwerpener Wehr an sechs Standorten beschäftigt sind - unter ihnen Offiziere, Feuerwehrleute, Rekruten und Verwaltungsangestellte. Die belgische primion-Tochter GET hat dort durch die Installation von neuer Soft- und Hardware für die Zeitwirtschaft und Zutrittskontrolle komplizierte Abläufe erheblich vereinfacht. Zum Teil umständliche Methoden wurden sehr viel bedienerfreundlicher. Das spart wertvolle Arbeitszeit - und sorgt dafür, dass die Truppe motiviert ist, weil sie sich aufs Wesentliche konzentrieren kann. Da die Feuerwehrleute ihre Ausweise bei einem Einsatz bei sich tragen, wurde eine robuste Version aus Glasfaser gewählt. Dieses Material ist nicht nur bruchsicher, sondern auch wasser- und hitzebeständig.

13.000 Einsätze jedes Jahr
Die Feuerwehr Antwerpen ist nicht nur für die Brandbekämpfung verantwortlich. Sie sorgt auch für Sicherheit am Hafen, in der petrochemischen Industrie, am Flughafen von Deurne, im Stadtgebiet sowie auf den Autobahnen und Eisenbahnstrecken. Im Einsatzteam hat jedes einzelne Mitglied außerdem eine Zusatzqualifikation: als Taucher, Sanitäter oder Wachhabender der Dienststelle. Rund 13.000 Einsätze sind jedes Jahr zu bewältigen, davon haben allerdings nur etwa zehn Prozent ein Feuer als Ursache. Durch die vielschichtige Aufgabenstruktur unterliegt die Feuerwehr Antwerpen mehreren gesetzlichen Rahmenbedingungen. Diese galt es bei der Gestaltung der Zeitwirtschaft zu berücksichtigen. Beispielsweise gilt auch die Mittagspause als bezahlte Arbeitszeit, da die Feuerwehrleute jederzeit für einen Einsatz zur Verfügung stehen müssen.

Vergütungen für Fahrradfahrer
Vor der Einführung des Zeitverwaltungssystems „XTremis" von GET wurde nur die Arbeitszeit der Verwaltungsangestellten erfasst, um geltende Gleitzeitregelungen nachvollziehen zu können. Da nun aber die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter über die Software erfasst werden, stehen viele weitere Funktionen zur Verfügung. Die Personalabteilung benötigt die Daten auch als Basis für die Zuteilung von Überstunden und für den Vergleich mit den Leistungsaufzeichnungen. Der Bericht, der aus XTremis erstellt werden kann, dient außerdem der Kontrolle einer speziellen Vereinbarung: die Nutzung von Fahrrädern. Die Mitarbeiter können am Lesegerät durch eine spezielle Funktionstaste angeben, dass sie an diesem Tag mit dem Fahrrad zur Arbeit gefahren sind. Automatisch wird ihrem Konto die betrieblich vereinbarte Vergütung gutgeschrieben.

Schnittstelle zu PeopleSoft
Die Personalverwaltung der Feuerwehr ist in die städtische Personalabteilung integriert. Dort wird das Personal-Management-System PeopleSoft (seit 2004 zu Oracle gehörig) verwendet. Eine Schnittstelle zwischen XTremis und PeopleSoft war daher sehr wichtig für die tägliche Arbeit. Für das Einsatzteam trägt die Personalabteilung Abwesenheiten, Urlaub oder Krankmeldungen manuell ein. Die Verwaltungsmitarbeiter buchen direkt am Terminal und nutzen dort die Zusatzfunktionen, beispielsweise für einen Urlaubsantrag. Der Antrag wird dem direkten Vorgesetzten übermittelt, der ihn bewilligt oder ablehnt. Seine Entscheidung wird dem Antragsteller automatisch mitgeteilt. Über das Web-Modul können außerdem die Anwesenheitszeiten der Einsatzgruppe einfach und unkompliziert abgefragt werden.

Einsatzbereitschaft melden
Bevor ein Feuerwehrmitarbeiter mit der Arbeit beginnt, wird seine Anwesenheit an unterschiedlichen Stellen erfasst. Bei seiner Ankunft in der Kaserne registriert er sich am GET-System - seine Arbeitszeit beginnt offiziell. Nachdem er sich umgezogen hat, bucht er mit demselben Ausweis am Anmelde-Lesegerät. Diese Buchung bedeutet, dass er nun einsatzbereit ist. Sie wird in Echtzeit an das Meldungssystem Ferranti übermittelt. Automatisch wird die Dienststelle über den Wechsel der Einsatzmannschaft informiert. Der Kollege, der abgelöst werden soll, erhält zeitgleich eine Nachricht auf seinem Pager, dass seine Ablösung bereit steht. Informationstafeln in der Kaserne zeigen Schichtwechsel und Alarmmeldungen an.

Ernstfall: Tor öffnet automatisch
Maßgeschneiderte Lösungen für die Zutrittskontrolle verlangte die Nutzung der neuen Kaserne an der Noorderlaan. Sie dient nicht nur als Feuerwehr-Stützpunkt, sondern auch als Zentrum der Verwaltung. Das Programm „XCess" der primion-Tochter GET und Lesegeräte an sämtlichen Türen ermöglichen die Zutrittsverwaltung auf dem gesamten Areal und in unterschiedlichen Bereichen der Gebäude. Der Zugang zu den Räumen, in denen spezielle Materialien wie beispielsweise Schutzkleidung für chemische Einsätze, Tauchbekleidung oder Wertsachen lagern, ist ebenfalls reglementiert. Sensible Bereiche des Verwaltungstraktes sind außerhalb der Bürozeiten nicht frei zugänglich. Lesegeräte in Aufzügen und Treppenhäusern ermöglichen den Zugang nur dem berechtigten Personenkreis, wie den ranghohen Offizieren.

Damit das Feuerwehr-Einsatzteam das Gelände im Ernstfall so schnell wie möglich verlassen kann, wurden an den Eingangstoren Fernlesegeräte und in den Fahrzeugen die entsprechenden Ausweise installiert. Sobald das Einsatzfahrzeug sich nähert, öffnet sich das Tor automatisch - für die Feuerwehr ein nicht zu unterschätzender Zeitfaktor.

Individuelle Schlüsselverwaltung
Der Fuhrpark der Feuerwehr umfasst über hundert Fahrzeuge, unter ihnen Einsatzfahrzeuge, Rettungsfahrzeuge, Hebebühnen, ein Fahrzeug mit Tauchausrüstung sowie eine Vielzahl an Servicefahrzeugen. Um die Verwaltung der Schlüssel für die Fahrzeuge, für Lagerräume, elektrische Schließfächer und anderes mehr zu vereinfachen, hat GET zwei Schlüsselfach-Systeme installiert. Über ein Reservierungsmodul im PC kann der befugte Personenkreis Schlüssel reservieren. Mit seinem Ausweis muss sich der Mitarbeiter anschließend am Lesegerät des Schlüsselfaches identifizieren und erhält dann Zugriff auf das Fach und die Schlüssel darin.