Zeitwirtschaftssyteme: Interview mit Eva Maria Spindler

Nach Ansicht der EuGH-Richter verpflichtet die EU-Grundrechtecharta die Arbeitgeber zur vollständigen Arbeitszeiterfassung. Das hat Auswirkungen. Expertin und Bosch-Produktmanagerin Eva Maria Spindler im GIT SICHERHEIT Interview für die GIT Sonderausgabe PRO-4-PRO.

GIT SICHERHEIT: Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat entschieden: Arbeitgeber in der EU sind dazu verpflichtet, die Arbeitszeit der Angestellten systematisch und vollständig zu erfassen. Wie sollten Unternehmen jetzt reagieren?

Eva Maria Spindler: Die Frage ist wichtig, insbesondere mit der Betonung des Wörtchens „jetzt“. Denn obwohl die Umsetzung auch von den späteren konkreten Vorgaben jedes Landes abhängen wird, lohnt ein Blick voraus, um als Arbeitgeber bestmöglich vorbereitet zu sein.

An welche Aspekte denken Sie dabei?

Eva Maria Spindler: Wie auch immer die nationalen Urteile ausfallen werden, Arbeitgeber müssen für Zeiterfassungs-Lösungen sorgen, die alle Interessen bestmöglich ausbalancieren. Die des Unternehmens – und gemäß EuGH vor allem die der Arbeitnehmer. Gefragt sind also Zeitwirtschaftssysteme, die rechtskonform, effizient und flexibel zugleich sind.

Was zeichnet ein rechtskonformes System demzufolge aus?

Eva Maria Spindler: Das zeigt sich in der Praxis an ganz konkreten Beispielen. So müssen Unternehmen nach der EuGH-Entscheidung beispielsweise Systeme bereitstellen, die Mitarbeiter und Vorgesetzte frühzeitig informiert, wenn der Resturlaub aus dem Vorjahr zu verfallen droht. Rechtskonforme Systeme müssen künftig auch die vorgeschriebenen Grenzen abbilden, was die maximale Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten betrifft. Und wenn wir gerade beim Thema sind. Selbstverständlich zählen dazu auch alle Anforderungen rund um die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Wie schaffen es Unternehmen, die Zeiterfassung dennoch hochgradig effizient zu gestalten?

Eva Maria Spindler: Unternehmen sollten sich gut beraten lassen, welche Systeme zugleich alle neuen Anforderungen erfüllen, darüber hinaus aber sogar zu einem Effizienzplus führen. Und das i-Tüpfelchen ist, wenn das System auch auf höchste Akzeptanz bei den Mitarbeitern stößt. Unter Effizienz verstehen wir zum Beispiel, wenn Führungskräfte und HR-Mitarbeiter dadurch entlastet werden, dass Mitarbeiter Abwesenheiten selbst in ein System eintragen und gegebenenfalls korrigieren können. Für die Arbeitgeberseite sind auch effiziente Auswertungen wie Rückstellungslisten, Auswertungen rund ums betriebliche Eingliederungsmanagement sowie Monats- und Jahresübersichten jeglicher Art bedeutsam. Mit der Brille von Vorgesetzten greifen Effizienzthemen natürlich auch dann, wenn systembasiert flexible Arbeitszeitmodelle einfach realisiert werden – im Sinne eines modernen Arbeitgeberprofils.

Sie sprechen den Mitarbeiteraspekt an. Was muss systemseitig erfüllt sein, damit die Systeme nach dem EuGH-Urteil auf große Akzeptanz stoßen?
Eva Maria Spindler: Es muss hochgradig flexibel sein. Mitarbeiter erwarten heutzutage, dass sie ihre Zeit ganz unkompliziert zu jeder Zeit und an jedem Ort erfassen können. Via Terminal, PC, Laptop oder eben am Smartphone. Mitarbeiter schätzen es natürlich, wenn sie mit einem Klick ihre aktuellen Urlaubstage- und Zeitkonten einsehen und Workflow-Anträge stellen und bearbeiten können. Dasselbe gilt übrigens für Vorgesetzte, die via Smartphone jederzeit und überall Workflow-Anträge bearbeiten und sich stets aktuell informieren können.

Rechtskonform, effizient und flexibel zugleich – gibt es auf dem Markt bereits Systeme, die dieses Versprechen einlösen?

Eva Maria Spindler: Ich kann versichern, dass das MATRIX-Zeitwirtschaftssystem aus dem Hause Bosch das alles kann – und noch viel mehr, wenn man genau hinschaut. Als Teil der MATRIX-System-Familie können Betreiber darüber hinaus Kostenstellenmanagement, Besucherverwaltung und die leistungsstarke Zutrittskontrolle kombinieren. Letztere kann auf Wunsch mit der Einbruchmeldeanlage verknüpft werden, die ein Mitarbeiter mit seinem Ausweismedium VdS-konform aktivieren und deaktivieren kann. Wer sich also frühzeitig mit dem Thema beschäftigt, kann in Ruhe alle sinnvollen Verknüpfungen durchspielen und eine wohlüberlegte Entscheidung treffen. Sonst könnte es hektisch werden, wenn plötzlich die ersten nationalen Vorgaben angekündigt werden.

MATRIX Zeitwirtschafts­system vereint alle ­Anforderungen

Rechtskonform

• Die Arbeitszeiterfassung gemäß EuGH-Urteil ist durch MATRIX gewährleistet
• Mitarbeiter und Vorgesetzte werden frühzeitig informiert, wenn der Resturlaub aus dem Vorjahr zu verfallen droht
• Die vorgeschriebenen Grenzen, was die maximale Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten betrifft, werden im System abgebildet
• MATRIX lässt sich DSGVO-konform betreiben

Effizient

• Führungskräfte und HR-Mitarbeiter werden entlastet, da Mitarbeiter Abwesenheiten selbst eintragen und ggfs. korrigieren können
• Das System ermöglicht zahlreiche Auswertungen wie Rückstellungslisten, BEM-Auswertungen, Monats- und Jahresübersichten
• Flexible Arbeitszeitmodelle können dank MATRIX einfach realisiert werden – im Sinne eines modernen Arbeitgeberprofils
• Kostenstellenmanagement, Zutrittskontrolle, Besucher- und Fremdfirmenverwaltung sind auf Wunsch im System integriert

Flexibel

• Die Zeiterfassung ist dank MATRIX für Mitarbeiter flexibel möglich und damit konform mit dem EuGH-Urteil: via Terminal, PC/Laptop oder Smartphone
• Die aktuellen Urlaubstage- und Zeitkonten sind für Mitarbeiter auf einen Klick sichtbar
• Mitarbeiter können selbst über ihre beruflich genutzten Endgeräte Workflow-Anträge stellen und bearbeiten
• Vorgesetzte können via Smartphone jederzeit und überall Workflow-Anträge bearbeiten und sich stets aktuell informieren