70 Prozent mehr Near-Miss Meldungen – wie Veltec mit der Quentic Plattform und Quentic App die Sicherheitskultur beflügelt

Arnolds Mission stand fest: Zentralisierung und Entschlackung der Daten, Prozessvereinheitlichung sowie mehr Attraktivität für Aufgaben und Verantwortungen im Arbeitsschutz – ob im Büro, in Kraftwerken, an Chemiestandorten oder auf Baustellen.

Seine Anstrengungen tragen Früchte, denn heute ist das Unternehmen in Sachen Arbeitssicherheit mehrfach ausgezeichnet. Die Software-Plattform Quentic hilft Arnold und seinem Team dabei, Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Ausgangspunkt war das Modul Arbeitssicherheit. Innerhalb von drei Jahren hat er Quentic Modul für Modul zu seiner zentralen Lösung für alle Aufgaben und Prozesse entwickelt, die er heute als Leiter QHSE bei dem Spezialisten für technische Services und Dienstleistungen in der Prozess- und Kraftwerksindustrie verantwortet.

Personenqualifizierungen auf einen Blick

Vor allem Unterweisungen und Qualifizierungen der Mitarbeitenden sollten standardisiert und zentral erfasst werden. Als Servicedienstleister arbeiten Veltec-Kollegen für zahlreiche Industriekunden. Beim Start eines neuen Projekts muss immer schnell klar sein, welche Qualifizierungen ein Beschäftigter vorweisen kann und welche Schulungen oder Unterweisungen durchgeführt werden müssen.

Im Modul Arbeitssicherheit können Arnold, die Mitarbeitenden sowie die Fach- und Führungskräfte heute diese Übersichten tagesaktuell mit einem Klick abrufen. Das spart Zeit und Ressourcen und hilft zudem dabei, Fachkräfte gezielt weiterzubilden – vor Ort und auch online.

Gefährdungsbeurteilung auf Knopfdruck

Gefährdungsbeurteilung erstellen Arnold und sein Team mit wenigen Klicks im Modul Arbeitssicherheit, oder sogar unterwegs mit der Quentic App. Zu einer neuen Baustelle nimmt Thomas Arnold immer sein iPad mit. So kann er direkt und vor Ort Gefahren dokumentieren und nötige Schutzmaßnahmen ableiten. Alternativ ergänzt er sie später noch am PC. Mit einem Klick ist der Prozess erledigt, denn alle Verantwortlichen werden direkt im System benachrichtigt. „Das Schöne daran ist, dass wir nicht mehr alles ausdrucken müssen und keine Rennerei mit den Unterschriften haben. Das machen wir jetzt über den Workflow aus Quentic heraus, wo alles an die verantwortlichen Personen zur Freigabe geschickt wird – und auch der Betriebsrat ist mit im Verteiler und somit immer im Boot“, erklärt Arnold. Was ihn früher einen oder gar zwei Tage Arbeitszeit gekostet hätte, ist so heute in wenigen Minuten getan. 

Audits flexibel und mobil durchführen

Mit dem Modul Risks & Audits bewältigt Veltec jedes Jahr 35–40 Audits. Für die zahlreichen ISO-Zertifizierungen müssen die Normkapitel innerhalb der dreijährigen Gültigkeit durch interne Audits abgedeckt werden. Diese bereiten Arnold und sein Team in Quentic vor. Der jeweilige Lead Auditor kommt zum Begehungstermin dann auch mit dem Tablet, auf dem die Audit-Fragen nach und nach durchgegangen werden.

Gibt es speziellen Klärungsbedarf, können unkompliziert Ergänzungen oder Bemerkungen hinzugefügt werden. Nachbearbeitungen am PC sind später zwar möglich, doch „Ich mache das Audit meist gleich vor Ort fertig“, sagt Arnold. „Der Auditierte kann noch im Gespräch den Abschlussbericht bekommen, Unterschriften mache ich gleich auf dem Tablet und alle Verantwortlichen erhalten mit einem Klick die Unterlagen.“ Dazu kommen die externen Audits. Hier stellt der Auditor die Fragen und dokumentiert das Audit seinerseits. Thomas Arnold überträgt aber die übermittelten Handlungspunkte unmittelbar in sein Quentic, um Maßnahmen direkt an die Verantwortlichen zu schicken. 

App-gefahrenes Incident Management: 70 Prozent mehr Meldungen

Um kritische Ereignisse oder Near-Miss-Situationen zu melden, nutzen Veltec-Beschäftigte einfach ihr Smartphone. Über QR-Codes melden sie unsichere Situationen schnell, unkompliziert und an Ort und Stelle. Alle verantwortlichen Personen erhalten die Meldung unmittelbar. Das funktioniert auf Wunsch auch anonym. Weil das so schnell und unkompliziert geht, haben sich die Meldungen von Near-Misses in den letzten Jahren um 70 % gesteigert. Die neu entstandene Melde- und Sicherheitskultur ist ein wichtiges Fundament, um Unfälle zu vermeiden und Gefahren zu analysieren. Deshalb finden sich die QR-Codes mittlerweile überall: an jedem Standort, auf jeder Baustelle, und auch auf jedem Verbandskasten. Wenn etwas entnommen wird, scannen die Beschäftigten den Code und tragen die Verletzung direkt in das digitale Verbandsbuch ein. 

QHSE-Baukasten: Für jede Aufgabe das passende Modul

Zusätzlich zu den Modulen Arbeitssicherheit, Online-Unterweisungen, Risks & Audits und der Quentic App nutzt Veltec weitere Quentic Module, um den gesamten Aufgabenbereich des QHSE-Managements in einer zentralen Plattform zusammenzuführen. 

Mit dem Modul Umweltmanagement hat Veltec Verbräuche, Mengen und Kosten von Strom, Gas oder Wasser jederzeit im Blick. Die digitale Abbildung des Gefahrstoffkatasters im Modul Gefahrstoffe sorgt für mehr Sicherheit im Unternehmen. Relevante Rechtsnormen sind wiederum im Modul Legal Compliance erfasst. Durch den automatischen Abgleich mit einer Online-Datenbank für Rechtstexte bleibt das Rechtskataster stets aktuell. „Dafür mussten wir früher einen Mitarbeiter berufen, der sich ausschließlich damit beschäftigt. Das ist heute nicht mehr nötig“, berichtet Thomas Arnold.

Rechtspflichten für verschiedene Unternehmensbereiche werden mit wenigen Mausklicks abgeleitet und technische Prüfungen bequem koordiniert. Seit kurzem gehört auch das Modul Control of Work zu Veltecs Anwendungen, um das Thema Change Management übergreifend mit abzubilden.