Zeiterfassung und Zutrittskontrolle: Systempartnerschaft von Honeywell Security und DP Elektronik

Zeiterfassung und Zutrittskontrolle: Systempartnerschaft von Honeywell Security und DP Elektronik. Eigentlich liegen die Anfänge dieses Projekts in den Neunzigern. Einzelne Standorte der rheinland-pfälzischen Finanzämter entschlossen sich, für Zutrittskontrolle und Zeiterfassung ein modernes System einzuführen. GIT SICHERHEIT berichtete seinerzeit darüber. Im Laufe der Jahre wuchsen die Systeme durch Erweiterungen immer weiter zusammen, so dass man 2002 beschloss, alle Standorte zentral zusammenzuführen und zu verwalten. Mit neuen Anforderungen der Oberfinanzdirektion und seiner Standorte wächst auch das System bis heute weiter.

In den meisten Unternehmen, Behörden und öffentlichen Einrichtungen ist die Zutrittskontrolle heute eine feste Größe im Sicherheitskonzept. Auch im öffentlichen Dienst sind dabei umfassende Lösungen gefragt. Amtsübergreifende Kooperation, die Produkte und Lösungen von Honeywell Security und eine optimale Systembetreuung durch das Errichter-Unternehmen DP Elektronik sorgen in den Finanzämtern von Rheinland-Pfalz für ein perfektes Zusammenspiel aus Zutrittskontrolle und Zeitwirtschaft. Und helfen mit, noch effizienter und Kosten sparender zu wirtschaften.

Von den Potenzialen und Synergien, die sich aus einer kombinierten Lösung ergeben, profitieren die Rheinland-Pfälzischen Finanzämter enorm. Zutrittskontroll- und Zeiterfassungsterminals in Verbindung mit intelligenter, TCP/IP-fähiger Software von Honeywell Security und Interfaces und Schnittstellensoftware von DP Elektronik ermöglichen hier eine individuelle Anwendung.

„Zentral verwaltet wird in einem Server in der Koblenzer Oberfinanzdirektion, mit dem alle 39 Standorte über das landeseigene TCP/IP-Netz verbunden sind. Von hier aus wird aber nicht nur die Zutrittskontrolle von circa 100 Türen in der Oberfinanzdirektion und den angegliederten Ämtern gesteuert. Auch die erfassten Arbeitszeiten der über 6.400 Mitarbeiter werden auf dem Server verarbeitet und gespeichert“, erläutert Christian Schumpp, beim Systembetreuer DP Elektronik in leitender Position tätig.

Transparenz erhöht, unnötige Rückfragen vermieden

Die Verlagerung der Datenübertragung in die vorhandene IP-Infrastruktur bietet nicht nur Kosteneinsparungen, die zentrale Datenerfassung erleichtert auch die Administration. So erfolgt bspw. die zentrale Pflege der Stammdaten in der Oberfinanzdirektion, während die Korrekturen direkt in den einzelnen Ämtern ausgeführt werden, natürlich unter Beachtung aller datenschutzrechtlichen Auflagen. Über die Funktion "Workflow" hat jeder Mitarbeiter lediglich Einsicht in alle ihn betreffenden Informationen wie z.B. Buchungsjournal, Zeit-, Jahres- und Urlaubskonten, ohne dabei auf Auswertungen anderer Mitarbeiter zugreifen zu können.

Diese Option erhöht die Transparenz und vermeidet unnötige Rückfragen. Auch auf Seiten der Personalabteilung sorgen optimierte Prozesse für mehr Effizienz. Die manuelle Zeitauswertung und Erstellung von Statistiken entfällt nämlich vollständig. Bei der Umsetzung erwies sich die Zeitwirtschaftssoftware NovaTime als Multitalent: neben allen Features der Zeiterfassung wie z.B. Kostenstellenverrechnung, Mehrplatzfähigkeit, Urlaubsplanung und Statistikmodul, wartet sie mit einer integrierten Zutrittskontrollsteuerung auf. Diese steuert alle angeschlossenen Türen und regelt den Zugang zu den einzelnen Ämtern und Sicherheitsbereichen. Zeitzonen sorgen dafür, dass die Türen für den Publikumsverkehr nur zu den Öffnungszeiten frei geschaltet sind.

Spezielle Berechtigungen für spezielle Bereiche

Neben der Software sorgt leistungsfähige Hardware vor Ort für reibungslose Abläufe. Intelligent arbeitende Zutrittskontrollterminals steuern im Systemverbund je ein bis zwei Türen mit berührungslosen Ausweislesern. Das bedeutet höchsten Bedienkomfort für die Angestellten bei gleichzeitig größtmöglicher Sicherheit. Selbst der übliche Kontrollgang am Abend entfällt, denn die eingesetzten Elektro-Sicherheitsschlösser stellen sicher, dass alle Zugänge zeitabhängig verschlossen sind. Im Gefahrenfall hingegen können alle Türen über die Panikfunktion begangen werden. Christian Schumpp weiter: „Besonders sensible Gebäudebereiche werden durch die Zutrittskontrolle vor unbefugtem Zutritt geschützt: Der Zugang zum Rechenzentrum ist nur nach Identifikation über einen gültigen Ausweis möglich.“

Die Zeiterfassung erfolgt über intuitiv bedienbare TRS-8 Terminals von Honeywell Security. Fünf Tasten liefern die Grundfunktionen der Zeiterfassung wie "Kommen" oder "Gehen". Fünf weitere Tasten können individuell mit Abfragen oder Sonderbuchungen wie "Arztgang" belegt werden. Gebucht wird an den Terminals übrigens berührungslos per Chipkarte oder wahlweise mit einem Schlüsselanhänger aus schlagfestem Kunststoff. Alle erfassten Zutrittskontroll- und Zeiterfassungsdaten werden online auf dem Server gespeichert. „Sollte die Online-Verbindung unterbrochen sein, so werden automatisch alle relevanten Daten in den Zeit- und Zutrittskontrollterminals zwischengespeichert und bei Wiederherstellung der Online-Verbindung automatisch an den Server übertragen“, so Schumpp.

Fazit

Die Komplettlösung, die im Laufe der Jahre in der Partnerschaft mit Honeywell Security und DP Elektronik entstanden und gewachsen ist, hat sich in der praktischen Anwendung innerhalb des Finanzämterverbundes bereits hervorragend bewährt. Das System senkt den Verwaltungsaufwand, erhöht die Produktivität der Mitarbeiter und ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen. Erst jüngst wurden zwölf weitere Standorte mit zusätzlichen Zutrittskontroll-Komponenten ausgestattet, weitere werden folgen. Mit Software-Updates sorgt der Systembetreuer DP Elektronik dafür, dass die Anwender stets auf dem aktuellsten technischen Stand sind. Die Koblenzer Oberfinanzdirektion selbst, mitsamt ihren Finanzämtern in Rheinland-Pfalz, tut gleichzeitig etwas fürs Image und zeigt: Behörden verstehen etwas von modernem Wirtschaften!

KONTAKT

Christian Schumpp
DP Elektronik GmbH, Hannover
Tel.: 0511/5930-562
Fax: 0511/5930561
c.schumpp@dp-elektronik.de
www.dp-elektronik.de

Stephan Winkelmann
Honeywell Security Deutschland
Novar GmbH, Albstadt
Tel.: 07431/801-0
Fax: 07431/801-1220
info.security.de@honeywell.com
www.honeywell.com/security/de