Arbeitserleichterung für Personalabteilungen durch moderne Zeitwirtschaftssysteme

Arbeitszeiterfassung findet in einigen Behörden sowie öffentlichen Einrichtungen noch immer über klassische Stempelkarten statt. Auch handgeführte Excel-Listen sind in vielen Unternehmen noch gang und gäbe. Moderne Zeitwirtschaftssysteme, wie MTZ Time von Miditec Datensysteme aus Bremen, automatisieren Auswertungen und ermöglichen eine digitale Archivierung der Daten.

Arbeitnehmer registrieren sich bei Dienstbeginn mit einer Karte oder einem RFID-Schlüsselanhänger über ein Terminal am Eingang des Büros oder Betriebsgeländes und melden sich am Ende des Arbeitstages wieder ab. „MTZ Time verfügt über Schnittstellen zu allen gängigen Lohnprogrammen und ermöglicht die Erstellung exakter Lohnabrechnungen", erläutert Tammo Berner, Leiter Vertrieb und Marketing bei Miditec.

In der Software besteht die Möglichkeit, zum Beispiel Pausenzeiten, Schichtpläne oder Überstundenzuschläge frei zu parametrieren. Für den Fall, dass die Buchung der Pausen nicht am Terminal stattfindet, zieht die Software je nach Unternehmenspolitik entsprechende Pausenzeiten von der Arbeitszeit ab. Außerdem variiert die Software bei Schichtarbeitern zwischen zum Beispiel Früh-, Spät- und Nachtschicht oder verteilt verschiedene Überstundenzuschläge.

Webterminal optional

Für MTZ Time steht optional ein Webterminal bereit. Dieses vermeidet viele umständliche Dienstwege in Unternehmen. Arbeitnehmer stellen alle Anträge für Fehlgründe, wie zum Beispiel Urlaub, Dienstreisen oder Fortbildungen elektronisch, sodass aufwendige Papierdokumente entfallen. Anträge bearbeiten Vorgesetzte ebenfalls auf digitalem Wege. Der Antragsteller erhält dann eine Bewilligung beziehungsweise eine Ablehnung mit Begründung im Webterminal angezeigt. Streitpunkte werden auf diese Weise vermieden, da im Zweifelsfall immer eine eindeutige Dokumentation vorliegt.

Das System berechnet alle Werte, wie zum Beispiel (Über-)Stundenkonto oder Resturlaubstage. Angestellte sehen für sie bestimmte Daten am Webterminal ein und müssen nicht extra in der Personalabteilung nachfragen. Mit nur wenigen Klicks erhalten Vorgesetzte und Personalabteilung einen Überblick über alle Informationen in Echtzeit, wahlweise in Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Mithilfe von Tableaus und Listen verfügen Vorgesetzte immer über einen genauen Planungsüberblick beim Personal. Das Personentableau zeigt, welche Mitarbeiter sich gerade im Unternehmen oder zum Beispiel auf einer Dienstreise oder Fortbildung befinden. Weitere außerordentliche Abwesenheitsgründe wie beispielsweise Krankheit, Urlaub oder Berufsschule und deren voraussichtliche Dauer lassen sich hier ebenfalls übersichtlich gestaltet auf einen Blick einsehen.

Kombination mit Zutrittssteuerung

Ferner gibt es die Möglichkeit, MTZ Time mit dem Zutrittskontrollsystem MTZ Access des Herstellers zu kombinieren. Der Vorteil besteht darin, dass für Zutritt und Zeiterfassung nur ein Personalstamm in der Software angelegt werden muss. Außerdem nutzt das System dieselben Transponder und einige Hardwarekomponenten. Dies verringert Anschaffungskosten, da beide Produkte aus einer Hand stammen. Kundenservice sowie Support stehen ebenfalls für beide Produkte am selben Unternehmensstandort bereit. Neben der erhöhten Sicherheit durch MTZ Access entsteht durch die Kombination die Option, den Zutritt zum Gebäude oder zu bestimmten Bereichen auf festgelegte Zeiträume zu beschränken. So hat zum Beispiel das Reinigungspersonal nur von morgens sechs bis acht Uhr die Berechtigung das Gebäude zu betreten.