Elektronisches Schlüsselmanagementsystem für die Universität Wien

Etwa 92.000 Studenten und 9.700 Mitarbeiter lernen, lehren und forschen an der größten Hochschule Österreichs, der Universität Wien. Sie ist gleichzeitig die älteste Universität im deutschen Sprachraum - gegründet immerhin im Jahre 1365 - und bis heute eine der größten Bildungseinrichtungen Zentraleuropas. Um Menschen, Sachwerte sowie Immobilien in diesem Umfeld zu schützen und gleichzeitig den administrativen Aufwand zu verringern, setzt das Security Management beim Schlüsselmanagement auf die Erfahrung von deister electronic.

Seit Juni 2014 nutzt die Universität Wien das intelligente modulare Schlüsselverwaltungssystem Prox-Safe von Deister. „Das vorherige System funktionierte zwar, aber entsprach nicht mehr unseren Ansprüchen", so Herbert Dagott, Security Manager in Wien. Früher seien die Objektschlüssel im Besitz der verantwortlichen Mitarbeiter geblieben. „Aber unser moderner Universitätsbetrieb erfordert heute eine effiziente, sichere wie zukunftsfähige Schlüsselverwaltung." So entschied man sich für eine automatisierte, intelligente und praxisbewährte Lösung des Barsinghausender RFID-Spezialisten.

Die Prox-Safe RFID-Systeme verbessern das Management von Schlüsseln und Wertgegenständen. Ausschließlich autorisierte Benutzer erhalten Zugriff auf für sie relevante Schlüssel. So ist es möglich, dass beispielsweise die Mitarbeiter der Putzkolonne für einen vorab klar definierten Zeitraum den Zugriff auf die Schlüssel von Räumen erhalten, für die sie den Reinigungsauftrag erhalten haben. Schlüssel, auf die sie nicht zugreifen dürfen, werden vom System nicht freigegeben. Das lässt sich für sämtliche Bereiche und Mitarbeiter individuell einstellen. Alle Schlüsselbewegungen werden dabei vom Managementsystem automatisch aufgezeichnet und protokolliert. Dazu gehört auch, dass automatisch Mitteilungen per E-Mail generiert und versendet werden, wenn die zuvor entnommenen Schlüssel nicht rechtzeitig ins System zurückgesteckt wurden.

An zehn Uni-Standorten montiert
Innerhalb von nur sechs Monaten wurde an zehn Standorten der Universität je ein Schlüsselschrank der Prox-Safe Serie montiert. Die integrierten Key-Panels bieten Steckplätze für insgesamt 1.216 Schlüssel, die mit einem RFID-basierten Key-Tag gesichert sind.
Jeder Steckplatz mit integriertem Prox-Cylinder erkennt automatisch und kontaktlos mittels RFID-Leser den in den Zylinder gesteckten Key-Tag. Eine Management-Software sorgt für die Systemsteuerung, Dokumentation und Verwaltung schlüsselrelevanter Informationen wie Benutzerdaten, Schlüsselzuweisungen oder Zugriffsberechtigungen. Bedient wird der Schlüsselschrank über eine Benutzeridentifizierung per Transponder oder Eingabe einer PIN am Terminal.

Investitionssicherheit durch ­Skalierbarkeit
„Wir suchten ein anpassungsfähiges und leistungsstarkes System, mit dem das Security Management von zentraler Stelle aus softwarebasiert Benutzerprofile anlegen, Zutrittsberechtigungen vergeben und sämtliche Schlüssel automatisiert verwalten und dokumentieren kann", erklärt Herbert Dagott. „Das spart Zeit und erhöht die Sicherheit, indem die Schlüssel vor dem unberechtigten Zugriff von Dritten und damit vor Diebstahl geschützt sind." Wichtig waren für Dagott aber auch Aspekte wie die Zukunftsfähigkeit des Systems, die Bedienerfreundlichkeit und ein flexibler, kompetenter Service - im Sinne einer nachhaltigen Investitionssicherheit und damit Wirtschaftlichkeit.

Vielseitig und vernetzt
Auch viele andere Universitäten arbeiten mit dem elektronischen Schlüsselmanagementsystem des Herstellers. Das automatisierte Lösung des RFID-Unternehmens kann an beliebig vielen Standorten aufgestellt und miteinander vernetzt werden. Das anpassungsfähige System lässt sich von zentraler Stelle aus über eine Software steuern und verwalten. Hier können Benutzerprofile angelegt und Zutrittsberechtigungen vergeben werden. Die zuverlässige Identifikation per RFID, der beleuchtete Ring zur einfachen Benutzerführung, die mechanische Notentriegelung und das modulare Konzept für die einfache Nachrüstung sind die wesentlichen Vorteile des Systems.

Verschmutzung und Verschleiß der Steckplätze sind aufgrund der kontaktlosen Funktechnologie ausgeschlossen, so der Hersteller. Die integrierten Key-Panels bieten dabei Steckplätze für die gewünschte Anzahl von Schlüsseln, die mit einem RFID-basierten Key-Tag gesichert werden. Jeder Steckplatz mit integriertem Prox-Cylinder erkennt per Funk automatisch den in den Zylinder gesteckten Key-Tag. Die Management- Software sorgt für die Systemsteuerung, Dokumentation und Verwaltung schlüsselrelevanter Informationen wie Benutzerdaten, Schlüsselzuweisungen oder Zugriffsberechtigungen. Das Bedienen des Schlüsselschranks erfolgt dabei wahlweise über eine Benutzeridentifizierung per Transponder oder per Eingabe einer PIN am proxSafe Terminal.