Wir sehen uns in der Kernzeit! Arbeitswelten flexibel gestalten – mit Zutritts­management und Zeiterfassung

Gleitzeitarbeitsplätze, Home-Offices und Crowdworking: Private und geschäftliche Aktivitäten verschmelzen zunehmend. Das geschieht auch auf technischer Ebene – etwa durch die Mehrfachnutzung von Smartphone und Tablet. Auf das so veränderte Miteinander in der Arbeitswelt müssen sich auch Personalplanung, Workforce-Management und die gesamte Unternehmenskultur einstellen. Mobile Lösungen und der gezielte Einsatz externer Dienstleistungen können dabei einen wichtigen Beitrag zur Wettbewerbsfähigkeit leisten – etwa auf den Gebieten der Zutrittskontrolle und Zeitwirtschaft. Ein Gespräch mit Bernhard Sommer, Geschäftsführer der Interflex Datensysteme, zeigt Perspektiven auf.

GIT SICHERHEIT: Herr Sommer, der individuellen Zeitplanung des einzelnen Mitarbeiters stehen Projektziele des Teams gegenüber, in dem er arbeitet. Wie lässt sich das heute unter einen Hut bringen?  

Bernhard Sommer: Sowohl interne Mitarbeiter als auch Freiberufler können ihr Arbeitsleben heute gezielt mit ihren jeweiligen privaten Interessen und ihrem Familienleben abstimmen – dank flexibler Arbeitsmodelle und Abrechnungsformen. Da unsere Arbeit also zunehmend dezentral und zeitversetzt organisiert ist, muss das Personalmanagement sie möglichst optimal organisieren. Das geht beispielsweise mit Hilfe eines Workforce-Management-Systems mit direkter Anbindung an ein hochflexibles Zeiterfassungssystem. Mit solchen Lösungen sind wir bei Interflex sehr erfolgreich.

Wie funktionieren diese Systeme?

Bernhard Sommer: Arbeitszeiten lassen sich damit so planen, dass gleichzeitige Anwesenheit und persönliche Begegnung weiterhin stattfinden. Ein ausgewogenes Workforce-Management kann Teams so organisieren, dass Flexibilität für den Einzelnen sich mit projektspezifisch sinnvollen Kernzeiten verbinden lässt. Innerhalb des selben Systems ist es möglich, Zeitkonten mit verschiedensten Arbeitszeitmodellen zu führen. Nützlich für die effiziente Planung und Kostentransparenz: Die Arbeitszeiten lassen sich mittels Software gezielt bestimmten Projekten, Tätigkeitsfeldern oder Kostenstellen zuweisen.

Wie sieht es mit der örtlichen Flexibilität aus – auf Geschäftsreisen, Kundenterminen oder im Homeoffice. Nach dem jüngsten Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur Arbeitszeiterfassung ist eine Erfassung der Arbeitszeiten ja künftig für alle Arbeitnehmer verbindlich...

Bernhard Sommer: Für die optimale Koordination von Mitarbeitern auch an Einsatzorten außerhalb des Firmengeländes erlauben unsere Lösungen eine mobile Zeitbuchung von jedem Standort aus – inklusive Dienstreisen, Urlaubs­anträgen und einem exakten Überblick über das persönliche Zeitkonto. Unternehmen, die an vielen Standorten oder auch auf verschiedenen Kontinenten vertreten sind, können ihr Zutrittssystem in das Workforce-Management integrieren. Mobile Funktionen wie der Zutritt mit dem Smartphone und dezentrale Zeitbuchungen über Tablet oder Smartphone sorgen dabei für zeitgemäße Flexibilität. Für die Personalplanung erlaubt das Workforce-Management-System eine statistische Aufbereitung von Urlaubs- und Fehlzeiten sowie zahlreiche weitere Funktionen.

Sie bieten ja auch das Hosting von Zeiterfassungssystemen an?

Bernhard Sommer: Das ist ein zukuftsweisendes Geschäftsmodell, das wir „Interflex Managed Services“ nennen. Dieses Hosting von Zeiterfassungssystemen ist vergleichbar mit einer Cloud-Lösung. Auf Wunsch und bislang in dieser Kombination einzigartig, übernimmt Interflex auch die Administration des Systems. Der Vorteil: Unternehmen, die diesen Service nutzen, werden zusätzlich entlastet – zeitlich und personell. Mitarbeiter, Vorgesetzte und die Personalabteilung nutzen die Funktionen des Zeiterfassungssystems wie gewohnt – etwa um Urlaubsanträge zu stellen oder zu genehmigen. Die gesamte fachliche Betreuung der Systemsoftware sowie der Infrastruktur, die über die funktionale Anwendung hinausgeht, übernimmt Interflex. Die eigenen Mitarbeiter können sich also auf ihre Primärziele fokussieren und effizienter arbeiten. Zeitintensive Zusatzaufgaben wie die Pflege von Serverkapazität, Systemverfügbarkeit und die Aneignung von Know-how für die Betreuung gehören damit der Vergangenheit an. Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen lassen sich auf ein Minimum reduzieren. Das System wird fortlaufend von Spezialisten betreut. Interflex Managed Services sichert die kontinuierliche Verfügbarkeit und Administration des Systems. Ausfälle bei Krankheit, Urlaub sowie bei personellen Engpässen bei den Systembetreuern stellen somit kein Risiko mehr für das Unternehmen dar.

Und der Service ist rund um die Uhr verfügbar?

Bernhard Sommer: Ja. Interflex Managed Services nutzt Datenzentren nach Tier-III-Klassifizierungen, die auch Zertifizierungen nach ISO/IEC 27.001 und ISO 9001 vorweisen können. Damit basiert das Angebot auf einer hochprofessionellen Plattform. Diese hält durch ein systemgestütztes Loadbalancing und eine Überwachung rund um die Uhr die optimalen IT-Ressourcen bereit.  

Wie sicher sind die übermittelten Daten in der Cloud?

Bernhard Sommer: Wir sichern sämtliche Mitarbeiterdaten auf der Basis eines Mehrzonenkonzepts und nach den Regeln der europäischen Datenschutzgrundverordnung DSGVO. Alle Systeme sind stets auf die neuesten Software-Versionen eingestellt. Durch kurze Wege zwischen dem Betreiberpersonal und der Entwicklung im Hause Interflex profitieren die Kunden von Interflex Managed Services von optimal koordiniertem Know-how aus einer Hand. Sollten dennoch Störungen auftreten, greift unmittelbar ein Deeskalationsmanagement ein und beseitigt diese in vordefinierten Selektionsprozessen.