Bekannter Versender: Zuverlässiges und sicheres Besuchermanagement

Weiterhin sorgt das Thema „Bekannter Versender" in vielen deutschen Unternehmen für jede Menge ­Gesprächsstoff.

Nochmals zum Hintergrund: Ende April 2013 lief die Übergangsfrist des Luftfahrt-Bundesamtes (LBA) aus. Demnach muss jedes Unternehmen, das Luftfrachtsendungen verschickt, über eine entsprechende Zertifizierung verfügen, mit der sichere Lieferketten gewährleistet und enorme Lieferverzögerungen vermieden werden können. Diese Zertifizierung setzt jedoch umfassende ­Sicherheitsmaßnahmen voraus - und stellt auch besondere Anforderungen an ein präzises und geschütztes Besuchermanagement.

Verfügen Firmen bereits über den Status der Zertifizierung, sind sie gezwungen, diesen zu erneuern. Denn die alte Regelung, nach der Firmen nach einer abgegebenen Sicherheitserklärung schon bekannter Versender sind, entfällt seit dem 29. April 2013 - und ihr Status ist somit ungültig. Es bedarf einer neuen Validierung, bei der etwa neben der Bestimmung eines Sicherheitsbeauftragten zudem diverse Sicherheits­unterweisungen für alle Mitarbeiter, die Zugang zu identifizierbarer Luftfracht haben, erfolgen müssen. Zertifizieren sich Firmen nicht, müssen sie nach der neuen Verordnung des LBA die Waren als unsicher kennzeichnen. Dann wird allerdings die jeweilige Fracht zeitaufwendig und kostenpflichtig durch einen geeigneten Dienstleister geprüft und genauestens durchleuchtet, bevor sie in das Flugzeug verladen wird. Neben erhöhten Frachtkosten und dem Risiko von geöffneten Verpackungen kann es für den Versender zu Lieferverzögerungen kommen. Daraus resultierend ist es möglich, dass die Wettbewerbsfähigkeit einzelner Unternehmen beeinträchtigt wird.

Compliance immer wichtiger
Um nun die Zertifizierung als bekannter Versender zu erhalten, muss außerdem ein spezielles Sicherheitsprogramm erstellt werden. Darin weisen Unternehmen nach, dass ihr Firmengelände sowie ihr Unternehmensgebäude vor unberechtigtem Zutritt und Manipulation gesichert sind. Des Weiteren werden Verfahren in diversen Bereichen, wie Produktion, Verpackung, Lagerung, Transport und Sicherheit, detailliert dargestellt. „Bei der Umsetzung solch umfassender Sicherheitsmaßnahmen können bedarfsorientierte Zutrittslösungen mit modernen Kontrollsystemen sowie ein optimales Besucher- und Berechtigungsmanagement hilfreich sein", so Felix Welz, Vertriebsbeauftragter der Interflex Datensysteme. „Da die Bereiche Compliance und branchenspezifische Zertifizierungen für Unternehmen immer wichtiger werden, steigen auch die Anforderungen an das Besuchermanagement."

Neben regulären Präventionsmaßnahmen, um Einbrüche zu verhindern, ist besonders der Bereich der Dokumentation hervorzuheben. So lässt sich nachvollziehen, wer wann Zugang zu welchem Bereich hatte und wer die Genehmigung dafür erteilt hat. Damit im Falle des bekannten Versenders nur autorisierte Personen - gilt auch für Geschäftsführer, Betriebsräte, Fremdfirmen, wie Handwerker und Reinigungsdienste, oder Mitarbeiter aus der Produktion - Zugang zu identifizierbarer Luftfracht haben, sollte der Zutritt gemäß unternehmensinterner Compliance-Richtlinien mit entsprechenden Zutrittsprofilen und zeitlich limitierten Berechtigungen festgelegt sein. Kombiniert mit einem elektronischen Zutritts-Workflow lässt sich jederzeit nachprüfen, von wem und wann diese Rechte genehmigt wurden.

Unbekannte Besucher
Zutrittsberechtigungen können demnach nicht nur an Mitarbeiter vergeben werden, sondern auch an Tagesbesucher, Fremdfirmen, Lieferanten oder gar Bewerber und werden speziell auf ihren Besuch abgestimmt. Gäste, wie beispielsweise Bewerber, die sich lediglich für kurze Zeit im Unternehmen aufhalten, bekommen eingeschränkte Berechtigungen. Sie müssen sich beim Pförtner anmelden und identifizieren - die Registrierung sollte im Hinblick auf spätere Auswertungen elektronisch erfolgen. Aus Sicherheitsgründen sind sie zu jeder Zeit ihres Besuchs in Begleitung und werden anschließend wieder zum Anmeldetresen zurückgebracht.

Mit Voranmeldung durch den Mitarbeiter werden vorab die Daten des Besuchers in der Datenbank gespeichert. Der Pförtner weiß somit genau, ob tatsächlich ein Termin geplant ist oder nicht. Das zeitaufwendige Nachtelefonieren mit dem richtigen Ansprechpartner entfällt und Prozesse lassen sich um ein Vielfaches beschleunigen sowie transparenter und sicherer gestalten. Doch wie genau gelangen die Daten der Besucher in die Datenbank? Felix Welz erklärt dazu: „In einigen Unternehmen haben alle Mitarbeiter die Rechte, ihre Besucher im Voraus anzumelden. Hierfür loggen sie sich einfach per Webbrowser in die firmeninterne Zutrittskontrolllösung ein und hinterlegen einen Termin mit den jeweiligen Teilnehmern. Diese Daten kann der Pförtner bei Ankunft des Besuchers einsehen und abrufen."

Bekannte Besucher
Externe Berater oder Leiharbeiter, die des Öfteren in Firmen tätig sind, müssen jedoch nicht jedes Mal neu angelegt und begleitet werden. Sie erhalten nach vorheriger Überprüfung über einen längeren Zeitraum Zugang zu eingeschränkten Bereichen und dürfen sich in gewissem Umfang frei bewegen. Dazu bekommen sie bei der Anmeldung in der Regel einen für die Zutrittskontrolle freigeschalteten Ausweis, mit dem sich bestimmte Türen öffnen lassen. Denkbar ist auch die Nutzung von Smartphones. Voraussetzung dafür sind allerdings entsprechende Funktionalitäten in den Zutrittsterminals. Beispielsweise ist es möglich, statt eines Ausweises die NFC-Funktionalität zu nutzen oder einen QR-Code vom Display zu scannen. Ihre eigenen Daten können die Gäste auch selbst pflegen, z.B. über einen Selbstanmeldekiosk. Die bereits in der Datenbank erfassten Besucher geben dort zur Identifikation ihren Namen und einen für diesen Besuch gültigen Sicherheitscode ein. Auch offizielle ID-Karten, wie der Personalausweis, lassen sich hier auslesen. Besucher können nun ihre Daten pflegen und zusätzlich offene Fragen beantworten, möglicherweise absolvieren sie auch eine Belehrung. So reduzieren sich lange Wartezeiten am Anmeldetresen deutlich und der Komfort für regelmäßige Besucher erhöht sich enorm.

Regelmäßige Besucher
Mitarbeiter von Fremdfirmen, wie Handwerker oder Reinigungsdienstleister, die regelmäßig anwesend und dadurch bereits bekannt sind, bekommen einen aktiven Ausweis. Sie müssen damit nicht jeden Tag einen neuen Ausweis beantragen oder am Empfang ausleihen. Diese Besucher lassen sich etwa am Selbstanmelde­kiosk per Biometrie identifizieren. Der Kiosk findet daraufhin die jeweiligen Datensätze und erstellt mithilfe eines Ausweisspenders direkt einen Ausweis mit den entsprechenden Zutrittsberechtigungen für den jeweiligen Besucher. Nach dem Termin oder nach Ablauf der Zutrittsrechte wird der Ausweis beispielsweise beim Ausgang durch ein Drehkreuz oder bei der Ausfahrt aus dem Parkplatz per Schluckleser eingezogen. Das Identifikationsmittel wird somit ab­gegeben, bevor sich die Schranke öffnet und die Besucher das Firmengelände verlassen können. Gleichzeitig erfolgt die Abmeldung - und das alles ohne Personal. Unternehmen profitieren mit dieser Lösung zweifach - sie erhöhen zum einen die Sicherheit und sparen zum anderen Kosten bei der Ausweiserstellung.

Je nach Besuchergruppe lässt sich das Kartensystem also flexibel einstellen. Durch eine professionelle Besucherverwaltung, bei der viele Arbeitsschritte automatisiert werden können, sparen Unternehmen neben Verwaltungs- und Personalkosten zudem Bearbeitungszeit und vermeiden Staus zu Spitzenzeiten. Sie gewährleisten eine sichere und effiziente Organisation - von der Voranmeldung und der Ausgabe des Besucherausweises mit bestimmten Zutrittsberechtigungen bis hin zum Verlassen des Firmengeländes mit Rückgabe des Ausweises. Da die Besucher in der Regel bestimmten Geschäftsbereichen und ggf. auch Partnerunternehmen auf dem Firmengelände zugeordnet werden können, lassen sich die Kosten des gesamten Besuchermanagements fair aufteilen.

Sind somit alle Rahmenbedingungen eines speziellen Sicherheitsprogramms, das sowohl Mitarbeiter wie auch alle Besuchergruppen einbezieht, erfüllt, dürfte der Zertifizierung zum bekannten Versender nichts mehr im Wege stehen. Neben Präventivmaßnahmen zum Schutz vor Zutritt unbefugter Personen lässt sich außerdem anhand der Dokumentationsfunktionen nachvollziehen, welche Person zu welchem Zeitpunkt in welchem Bereich war.