Radisson Blu Hotel Hamburg Airport optimiert das Management mechanischer Schlüssel

Als Stop-Over für Kreuzfahrtgäste oder Flugpassagiere, als Location für ­Business Meetings oder attraktive Unterkunft für Städtebummler: Das ­Radisson Blu am Hamburger Flughafen überzeugt durch persönlichen ­Service und eine gehobene Ausstattung. 266 modern eingerichtete Zimmer bieten sämtliche Annehmlichkeiten eines State-of-the-Art-Business-Hotels. Seit kurzem sorgt ein modernes, elektronisches Schlüsselmanagement-System des RFID-Spezialisten Deister Electronic für mehr Sicherheit, Effizienz und Transparenz beim Handling mechanischer Schlüssel.

„Für rundum zufriedene Gäste braucht es Top-Service und personalisierte Angebote, aber auch eine perfekte Abstimmung und Zusammenarbeit der einzelnen Hotelbereiche“, sagt Sebastian Herzog, General Manager im Radisson Blu Hotel. „Dabei spielt zeitgemäße Technik eine entscheidende Rolle“ – dies gilt insbesondere auch beim Schlüsselmanagement für sicherheitsrelevante Bereiche.

Mechanische Schlüssel für die Sprinklerzentrale, für Technik- und Versorgungsräume, Treppenhäuser, Konferenz- und Tagungsräume oder Fitness-Bereiche wurden früher noch manuell ausgegeben. Dabei musste jede Schlüsselbewegung umständlich von Hand im Schlüsselbuch dokumentiert werden. Sebastian Herzog erinnert sich: „Im hektischen Hotelalltag kam es immer wieder vor, dass Buchungen nicht durchgeführt wurden. Gingen Schlüssel verloren, so mussten diese aufwendig gesucht und im schlimmsten Fall ganze Schlösser ersetzt werden. Noch ungünstiger war allerdings, dass sich durch die Schlüsselausgaben an unser Hauspersonal oder Fremdfirmen das Ein- und Auschecken der Gäste unnötig verzögerte und Arbeitsabläufe an der Rezeption und in der Verwaltung gestört wurden.“

Um interne Arbeitsabläufe zu optimieren und das Sicherheitsniveau zu erhöhen, suchte man daher nach einem verlässlichen, intelligenten, RFID-basierenden System (Radio Frequency Identification), mit dem jede Schlüsselentnahme und -rückgabe automatisch überwacht und – für Rechtssicherheit und Revisionsnachweis – lückenlos dokumentiert wird. Den passenden Spezialisten fand man in Deister Electronic aus Barsinghausen, dessen Team schon bei der ersten Präsentation seiner Proxsafe-Lösung überzeugte, wie der Hotelmanager berichtet.

Volle Kontrolle statt Sicherheitslücken
Die Schlüsselkasten-Lösung aus der Proxsafe-Produktgruppe mit der Management-Software Commander Connect zur Schlüsselverwaltung wurde zeitnah im Radisson Blu eingeführt. „Zunächst musste festgelegt werden, wer welchen Schlüssel benötigt, um so das für uns geeignete Schranksystem zu wählen“, erinnert sich Sebastian Herzog. „Doch diese – rein interne – Hürde war schnell genommen.“

Der im Backoffice montierte elektronische Schlüsselschrank vom Typ Proxsafe Flexx ist auf eine Kapazität von 64 Schlüsseln ausgelegt. Jeder von ihnen ist per Einmal-Siegel mit einem elektronischen Keytag verbunden, in dem Informationen über den Schlüssel gespeichert werden. Berechtigte Mitarbeiter erhalten zur Bedienung ein Token als Mitarbeiterausweis mit integriertem RFID-Chip. Erst nach erfolgreicher Identifizierung kann der Nutzer den gewünschten Schlüssel am Bedienterminal des Proxsafe Flexx freigeben. Über eine LED-Anzeige wird der Hotel-Mitarbeiter zum entsprechenden, optisch angezeigten Steckplatz im Schrank geführt. Alle anderen Steckplätze bleiben fest verriegelt. Wird ein Schlüssel mit dem jeweiligen Keytag entnommen oder zurückgegeben, zeichnet die Management-Software dies automatisch auf und ordnet den Schlüssel dem Nutzer zu.

Komfortabel zu bedienen – und effizient im Sinne der Gäste
„Wir können nun alle Schlüsselbewegungen lückenlos nachvollziehen“, freut sich Sebastian Herzog. „Wichtig ist zudem, dass wir ein System mit nur einer Benutzeroberfläche haben, das einfach und komfortabel zu bedienen ist.“ Auch die Einweisung in die Technik verlief problemlos. Weiterer Vorteil: Die nahezu wartungsfreie Hard- und Software zieht kaum Folgekosten nach sich und ist daher langfristig eine sehr sichere wie kosteneffiziente Lösung für das Hotel. Zudem ist die Software problemlos in der Lage, weitere Sicherheitslösungen, etwa für Kontrollrundgänge, unter der einheitlichen Oberfläche zu integrieren.

„Unser sehr lebhafter Hotelbetrieb stellt natürlich eine besondere Herausforderung dar“, resümiert der Hotel-Chef. „Hier muss im Sinne unserer Gäste alles schnell gehen. Da können wir uns ineffiziente, interne Abläufe nicht leisten. Umso zufriedener sind wir mit der kontaktlosen RFID-Lösung von Deister Electronic, die exakt auf unseren Betrieb zugeschnitten ist. Sie entlastet nicht nur spürbar das Personal und vermeidet Verzögerungen. Auch bietet das System ein deutliches Plus durch automatisierte Dokumentationsprozesse, mehr Sicherheit und Transparenz. Diese Aspekte sind für ein Safehotel, wie das unsere, natürlich besonders wichtig.“ Nicht zuletzt bedeutet die Workflow-Optimierung für sein Team eine Reduzierung von Arbeitsstunden und somit Kostenersparnis und einen schnellen Return on Investment.