Zeiterfassung und Zutrittskontrolle für internationale Projektteams

Regelmäßige Globalisierungsschübe kennt die Wirtschaft seit der Antike. In den letzten Jahrzehnten wurde die Globalisierung jedoch technologisch und durch Marktliberalisierungen stark begünstigt - so wurde sie ein Megathema für viele Unternehmen. Die Globalisierung verändert die ­Arbeitswelt von Groß­konzernen und Mittelständlern gleichermaßen. Dazu gehören beispielsweise temporäre ­Projektarbeiten an wechselnden Schauplätzen. Was bedeutet das für Zeit­erfassungs- und Zutritts­kontrollsysteme? Matthias Erler von GIT-SICHERHEIT.de sprach darüber mit Remco Veeneman, Leiter ­Produktmanagement bei Interflex.

Herr Veeneman, sind mittelständische Unternehmen eher Treiber oder Getriebene von der Globalisierung ihrer Kunden?

Remco Veeneman: Sie sind beides. Das liegt daran, dass sich in unserer Wirtschaft die Unternehmen stärker untereinander verkettet haben - im globalen Maßstab. Große, ebenso wie mittelständische Unternehmen arbeiten eng zusammen und bilden auf diese Weise etwas, was man manchmal als „Eco-System" bezeichnet, dessen Teile ähnlich komplex miteinander verbunden sind, wie Ökosysteme.

...und das gilt eben für große und mittlere Unternehmen gleichermaßen?

Remco Veeneman: Richtig. Selbst Firmen, die zwar klein, aber sehr stark sind in ihrer jeweiligen Kernkompetenz, stecken in diesen Eco-Systemen. Nehmen Sie einen Automobilzulieferer im Verhältnis zum Autobauer: Die Lieferanten müssen ihre jeweiligen Produkte und Dienstleistungen global zur Verfügung stellen - mit anderen Worten: Die Großen erwarten von den Kleinen, dass sie sich global aufstellen. Folgt man dem nicht, ist man für diese Aufträge einfach nicht qualifiziert.

Wie verändert das die Arbeit der Mitarbeiter, die Ihre Zeiter­fassungs- und Zutrittskontroll­systeme nutzen?

Remco Veeneman: Aus Sicht der Zeiterfassung und Zutrittskontrolle verkomplizieren sich durch diesen Effekt die Verhältnisse, die ihrerseits das Bedürfnis nach Sicherheit und Planung verstärken. In den beschriebenen Eco-Systemen ändert sich ständig die örtliche und personelle Zusammensetzung von Teams. Alle paar Monate arbeiten andere Mitarbeiter anderer Firmen an anderen Komponenten eines Produkts. Das ganze Produktionsumfeld wird dynamischer.

Könnten Sie das mal an einem Beispiel durchexerzieren?

Remco Veeneman: Nehmen wir an, ich habe eine mittelgroße Firma mit einer bestimmten Kompetenz - und mein Kunde arbeitet und produziert auf der ganzen Welt. Meine Mitarbeiter müssen in so einer Konstellation international zusammenarbeiten - z. B. im Rahmen von Projekten in China oder Indien. Während dieser Zeit brauchen sie dort jeweils die entsprechenden Zutrittsrechte, um ungehindert tätig sein zu können. So etwas kann man sehr gut über einen Workflow abbilden: Wer genau arbeitet von wann bis wann wo? Wer braucht in welcher Zeit Zutritt zu welchen Arealen und Gebäuden?

Es geht also um Transparenz?

Remco Veeneman: Um Transparenz und Kontrolle. Verantwortliche vor Ort, Niederlassungsleiter etc. können Zutrittsrechte von ihrer Zustimmung abhängig machen. So kann man im Nachhinein nachvollziehen, auf welcher Basis, also welcher Teammitgliedschaft, im Rahmen welchen Projekts Rechte erteilt worden sind. Das können althergebrachte klassische Zutrittssysteme nicht. Moderne zukunftsweisende Systeme managen indes zeitsparend und protokollieren auf nachvollziehbare Weise Gruppenrechte in definierten Workflows. Auch wenn ein Teammitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist das wichtig.

Inwiefern?

Remco Veeneman: Nehmen Sie an, die Mitarbeiter Ihrer Firma arbeiten drei Monate in einem Projekt in Indien - mit den entsprechend genehmigten Zutrittsrechten. Wechselt einer der Mitarbeiter mitten im Projekt zum Mitbewerber, fällt er aus dem SAP-HR-System heraus, bekommt kein Gehalt mehr - dann müssen automatisch auch seine Zutrittsrechte entfallen. Auch wenn er seine Karte nicht zurückgibt, wird sein Profil automatisch geändert. Überall dort, wo es um das Wissen von Mitarbeitern geht, ist Unübersichtlichkeit durch diese Dynamik unter Umständen risikoreich. Und gerade in den beschriebenen komplexen Eco-Systemen muss diese Unübersichtlichkeit durch die Transparenz eines gemanagten Zutrittssystems kontrolliert werden.

Sind die Ansprüche eines Mittelständlers an ein Zutritts- und Zeiterfassungssystem noch von denen eines Großkonzerns zu unterscheiden?

Remco Veeneman: Je größer und kapitalstärker eine Firma ist, desto besser kann sie auch zentralisieren, und desto mehr ist man gewohnt, international zu arbeiten. Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr Risiko, lokale Strukturen und Gesetze gibt es. Allerdings wird eben auch die Zusammenarbeit mit diesen global agierenden Konzernen immer komplexer - und dies wird den kleineren Unternehmen durch moderne Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollsysteme erleichtert. Außerdem kann man damit auch Nebenfunktionen abbilden, also etwa die Tätigkeit als Betriebsrat oder Sicherheitsbeauftragter.

Wie wichtig ist das zentrale Management von Zeit und Zutritt?

Remco Veeneman: Der lokale Einfluss und die Verantwortung vor Ort bleiben immer wichtig. Dafür braucht man dezentrale Zugänglichkeit und Zugriffsmöglichkeiten auf diese Systeme. So kann man regionale Bedürfnisse berücksichtigen. Zentrale Systeme ermöglichen es mir aber, meine Firmenpolicy zu 80 % abzubilden. Beides zu verbinden gehört zu den enormen Möglichkeiten, die uns die Netzwerktechnologie eröffnet: Web­browser ermöglichen überall Zugang zum System, Server können gespiegelt werden, Cloud-Systeme schützen vor Ausfällen.

Inwieweit ziehen lokale ­Besonderheiten Grenzen für ­globale Lösungen?

Remco Veeneman: Es gibt insoweit eine ganze Reihe von Herausforderungen - sie sind physikalischer Natur, weil es verschiedene Türen- und Schließsysteme gibt, aber es muss immer auch alles logisch miteinander verknüpfbar sein. Offene Standards sind daher ganz entscheidend. Wir folgen der Faustregel, dass 80 % global gelöst werden kann und 20 % lokal und customized.

Geben Sie uns ein Beispiel für solche regionalen Abweichungen?

Remco Veeneman: Es ist weltweit z. B. gesetzlich ganz unterschiedlich geregelt, was etwa bei einem Chemieunfall oder einem Brand beachtet werden muss - in manchen Ländern muss bei der Evakuierung grundsätzlich gezählt werden, wie viele Menschen noch im Gebäude sind und wie viele draußen. Aber auch die maximal zulässige Arbeitszeit oder auch die Zahl und Länge der vorgeschriebenen Pausen ist in Deutschland anders geregelt als etwa in Indien. Insgesamt muss ein Unternehmen all diese lokal unterschiedlichen Regelungen verknüpfen können.

Hält die tatsächliche Nach­frage Schritt mit den technischen ­Möglichkeiten?

Remco Veeneman: Durchaus. Wir stellen einen starken Trend hin zu sichereren Ident-Trägern, also Karten, fest - und damit wächst auch das Bedürfnis, die Lieferanten und Partner, aber auch die Besucher im Eco-System ebenfalls mit Karten dieses Standards auszurüsten. Das Bedürfnis nach Managebarkeit wird stärker: Wer hält sich bei mir auf? Wer hat ihn eingeladen? Was macht er hier? Es gibt insofern einen klaren Trend zur Vereinheitlichung des Umgangs mit Partnern und Besuchern.
Herr Veeneman, herzlichen Dank für das Gespräch.