Aktenvernichter: Sichere Datenvernichtung

Datensicherheit muss gelebt werden – Aktenvernichter spielen dabei eine gewichtige Rolle. Das gilt auch für Hotels der gehobenen Klasse wie das Ritz-Carlton Berlin oder das Berlin Marriott Hotel am Potsdamer Platz. Sie setzen auf die Erfahrungen und das Know-how ihrer Lieferanten Horn & Görwitz sowie HSM.

Wie können wir die Arbeit in unseren Büros noch effizienter, nachhaltiger machen? Auch in einem Hotelbetrieb macht der sichere Umgang mit Informationen einen wichtigen Teil der täglichen Arbeit aus, Effizienz ist eine wesentliche Voraussetzung für den wirtschaftlichen Erfolg: Reservierungen, Angebote, Stornierungen, Rechnungen und Schriftverkehr mit Lieferanten – Hunderte Papiere werden von den Mitarbeitern täglich erstellt, gelesen, ausgedruckt – und nach ihrer Verwendung in den Papierkorb geworfen. All diese Papiere enthalten jedoch auch sensible Informationen: Etwa Kundennamen, Kreditkartendaten oder Preise.

Und all diese Daten müssen vor dem Zugriff Fremder geschützt werden. Nicht zuletzt fordern dies die gesetzlichen Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes. Datenträger müssen so vernichtet werden, dass die Reproduktion je nach Inhalt unmöglich oder weitestgehend erschwert wird.

„Über viele Jahre hinweg hatten wir mit einem speziellen Dienstleister zusammengearbeitet, der für uns die Vernichtung und Entsorgung unserer Papiere übernommen hatte", erklärt der Cheftechniker vom Berlin Marriott Hotel, Claudio Trübenbach. Die Mitarbeiter sammelten alle Papierdokumente in Tonnen, die der Dienstleister bereitgestellt hatte. Sie wurden auch von ihm abgeholt und in einer eigenen Schredderanlage vernichtet, so dass die Informationen nicht wiederhergestellt werden konnten. „Doch diese Organisation hat uns in der Praxis Aufwand verursacht", sagt der technische Leiter. So mussten die Restpapiere in den Räumen der Verwaltung zwischengelagert werden, die Fahrer waren nicht immer die gleichen, so dass sich neue Mitarbeiter immer wieder durchfragen mussten, um den Weg zu den Papiertonnen zu finden, was wiederum Sicherheitsfragen aufwarf. Es gab mithin einige Gründe, über eine neue Organisation dieses Prozesses nachzudenken.

Prozess optimieren und Kosten sparen

Der Hersteller von Aktenvernichtern HSM und der langjährige Lieferant Horn & Görwitz rieten dem Hotel zu einem anderen Weg: Und zwar Aktenvernichter selbst zu kaufen und direkt dort aufzustellen, wo das Altpapier anfällt - also in den Büroetagen - und dabei sogar noch Kosten zu sparen. Statt einen Spezialisten zu beauftragen, werden nun die Papiere selbst geschreddert. Holger Müller, Gebietsverkaufsleiter von HSM hat mit dem technischen Leiter der Hotels ein Lastenheft erstellt und die Anforderungen an die Aktenvernichtung aufgenommen: Papiervolumen, Papierstärke, Sicherheitsstufe nach Schutzklasse und -stufe entsprechend der neuen DIN 66399, erforderliches Auffangvolumen. „So ist dann die Wahl auf das leistungsstärkste Wechselstromgerät aus unserem Portfolio gefallen, den Securio P44, der neben Papier auch optische, magnetische und elektronische Datenträger vernichten kann", erklärt Maximilian Görwitz vom Lieferanten Horn & Görwitz.

Sechs Aktenvernichter dieser Reihe verrichten im The Ritz-Carlton, Berlin und Berlin Marriott Hotel in den Druckerräumen nun ihren Dienst. Auf jedem Gang im Verwaltungstrakt - und an den Rezeptionen - steht ein Gerät gut erreichbar für die Mitarbeiter bereit. Wird der Auffangbehälter des Aktenvernichters voll, muss ihn der Mitarbeiter in den Presscontainer der Berliner Entsorgungsbetriebe entleeren. Die Bereitstellung dieses Containers und seine Abholung sind für das Hotel kostenlos. Die Entsorgungsbetriebe der Stadt Berlin, Berlin Recycling, führen das Papier später unter dem Aktionsmotto „Papier sammeln macht Schule!" der Wiederverwendung zu und lassen daraus Schulhefte herstellen.

Die Umstellung auf das Schreddern im eigenen Haus musste zugleich hohe Anforderungen an die Nachhaltigkeit erfüllen, denn das Berlin Marriott Hotel strebt die Zertifizierung nach ISO 14001 (Umweltmanagement) an. Unter dem Motto „Marriott going Green" setzt das Hotel in sämtlichen Bereichen auf moderne Technik, Energieeinsparung, Abfallvermeidung und Recycling. Inzwischen wurde die Beleuchtung auf LED und Energiesparleuchten umgestellt. Der größte Papierverbraucher in der Hotel- Verwaltung, die Abteilung „Reaktiver Verkauf", ist zu einem „papierlosen Büro" geworden. Sämtliche Häuser der Marriott-Gruppe weltweit verwenden ausschließlich Papier, Flipcharts und Blöcke aus zertifizierter Forstwirtschaft, selbst die Stifte bestehen aus wiederverwertbaren und biologisch abbaubaren Materialien. Und die neuen Aktenvernichter? Sie arbeiten energiesparend, bei Nichtbenutzung schalten sie nach zwei Minuten automatisch in einen „Schlafmodus" und nach einer Stunde komplett ab, so dass sie dann gar keinen Strom mehr verbrauchen.

Ritz und Marriott

The Ritz-Carlton, Berlin und Berlin Marriott Hotel sind zwei Marken von Marriott International mit Sitz in den USA. Am Potsdamer Platz, einem der wichtigsten Geschäftszentren der Stadt und in unmittelbarer Nähe zu den touristischen Highlights der Stadt wie dem Brandenburger Tor und dem Reichstagsgebäude, bieten die beiden Häuser zusammen fast 700 Zimmer der Fünf-Sterne- Kategorie. Im direkten Umfeld befinden sich fünf Millionen Quadratmeter Büroflächen, die von Unternehmen wie Sony, DaimlerChrysler und einer Vielzahl von Beratungsfirmen und Banken genutzt werden. Dementsprechend fungieren die Hotels gleichermaßen als Geschäfts- und Kongress- wie auch als Touristenhotels.