Zutrittskontrolle: Integriertes System erhöht Sicherheit und Transparenz

Die Entwicklung im Spezialtiefbau ist weltweit eng mit dem Namen ­Keller verbunden. Das Unternehmen zählt zu den anerkannten Markt­führern und löst anspruchsvolle Aufgaben in den Bereichen Gründungs- und Baugrubentechnik sowie Bestandssicherung von Gebäuden. Die KGS Keller Geräte & Service GmbH ist Hersteller und Dienstleister aller Unternehmen der Keller-Gruppe für Neuentwicklung, Weiterentwicklung und Herstellung von Spezialtiefbaugeräten sowie die Sicherstellung eines funktionsfähigen Maschinenparks. Die an der Londoner Börse ­notierte Keller Group plc. gehört mit ihren über 6.000 Mitarbeitern auf fünf Kontinenten zu den weltweit führenden Spezialtiefbauunternehmen. Mit einem Jahresumsatz von rund 2 Mrd. € bietet Keller seit 1860 den gesamten Umfang der Spezialtiefbauleistungen von der Baugrunderkennung bis Umwelttechnik auf dem Weltmarkt an.

Gesucht: internationaler Komplett­anbieter mit großem SAP Know-how
Als sich die Unternehmensleitung entschied, mit SAP ein neues ERP-System einzuführen, wurde gleichzeitig auch nach einem neuen System für die Zutrittskontrolle, die Zeiterfassung und die Betriebsdatenerfassung gesucht. Die Zutrittskontrolle war bisher nur über Schlüssel erfolgt. Bei der Zeiterfassung gab es keine Verbindung zum ERP-System, und im gewerblichen Bereich wurden die Arbeitszeiten noch über Stundenerfassungsformulare händisch erfasst. Auch die Betriebsdaten wurden manuell erfasst. „Das bisherige Verfahren war zu zeitaufwendig und sollte durch ein elektronisches System ersetzt werden", erklärt Projektleiter Kruno Baletić, Betriebsleiter bei KGS Keller.

Gesucht wurde ein von SAP zertifiziertes Subsystem mit Anbindung an die SAP-Module HR, PP, PS, PM. „Wir wollten einen internationalen Lieferant für Hard- und Software mit SAP-Erfahrung", betont Rüdiger Engler, der kaufmännische Leiter der KGS. „Dabei sollte SAP das führende System sein, denn wir wollen die Stammdaten nur einmal in SAP pflegen." Am Ende entschied man sich für Kaba als engen SAP-Partner mit über 1.300 SAP-Installationen weltweit. „Uns hat überzeugt, dass das Kaba-System fast unsichtbar im Hintergrund läuft und die Daten automatisch an die entsprechenden SAP-Module liefert."

Der Zeitplan der Einführung des ERP- und des Subsystems von Kaba war durchaus ehrgeizig: 11 SAP-Module in neun Monaten, Zutrittskontrolle, Zeiterfassung und BDE gleichzeitig startend in der kompletten Firma an den beiden Standorten Renchen und Berlin. Eine Herausforderung, die mit der Unterstützung von Beratern des SAP-Beratungshauses Itelligence und Kaba erfolgreich gemeistert wurde.

Absicherung durch ein System mit ­Online- und Standalone-Komponenten
Im Bereich Zutrittskontrolle bestand die Aufgabe darin, festzulegen, wie die einzelnen ­Bereiche sinnvoll und wirkungsvoll abgesichert werden können. Dabei waren mehrere Gebäude zu berücksichtigen, für die die Verkabelung für ein Online-Zutrittskontrollsystem schwierig geworden wäre. Deshalb entschied man sich, die Möglichkeiten von Kaba exos voll auszuschöpfen und eine Online-Zutrittskontrolle mit Stand-alone-Komponenten zu kombinieren. Für die Außenhautabsicherung wurden am Haupttor, am Haupteingang und am Zugang zum Verwaltungsgebäude Online-Leser installiert. An den Werkshallen, bei denen eine Verkabelung zu aufwendig geworden wäre, wurden mit Kaba c-lever Stand-alone-Komponenten eingesetzt. Kaba exos verwaltet das komplette System und das gesamte Berechtigungsmanagement. Jedem Mitarbeiter ist ein zeitabhängiges Berechtigungsprofil zugeordnet, je nachdem welche Bereiche er betreten darf. Seine Rechte befinden sich auf seinem Legic Chip. Allerdings sind diese zeitlich limitiert und müssen an einem Validierungsterminal immer wieder neu validiert werden. Dieser Validierungsmechanismus sorgt dafür, dass verlorene oder nicht autorisierte Medien nicht nur im Online-System umgehend gesperrt werden können, sondern auch in den Stand-alone-Komponenten. Dies erhöht das Sicherheitskonzept entscheidend. Auch externe Mitarbeiter haben wie die KGS Mitarbeiter einen Legic-Schlüsselanhänger erhalten und sind ins System einbezogen. Sie buchen wie alle anderen ihre Arbeitszeiten an Kaba-Terminals. Diese Zeiten dienen als Grundlage für die Stundenabrechnung.

In der BDE genaue Zuordnung der Zeiten auf Projekte
Für die Erfassung der Anwesenheitszeiten und der Betriebsdaten wurden in den Werkshallen BDE-Terminals installiert. An diesen buchen seitdem alle Mitarbeiter ihre Arbeits-, Auftrags-, Wartungs- und Projektdaten. Mit der elektronischen Erfassung der Arbeitszeiten werden die Daten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung automatisch berechnet, und man muss in den Prozess nun nicht mehr händisch eingreifen. Die Pflege der Schichtpläne bzw. Zeitmodelle erfolgt komplett in SAP, sodass mit der Verbuchung über das Kaba-System mit geringem Aufwand die Vorgaben aus dem Haustarifvertrag und den Betriebsvereinbarungen umgesetzt werden können.

Auch im Bereich der BDE hat man darauf geachtet, dass die Datenerfassung die Prozesse einfach und sauber abbildet. Nach der Kommen-Buchung vor Arbeitsbeginn werden die jeweils zu bearbeitenden Aufträge nochmals separat zu Beginn der Arbeit durch ein Anstempeln des Auftrages gestartet, können jedoch mit der Gehen-Buchung am Ende der Arbeitszeit automatisch beendet werden, ohne dass das Bearbeitungsende des Auftrages separat erfasst werden muss. Das verringert Eingabeschritte und spart Zeit.

Erfasst wird auch Gruppenarbeit. Hier melden sich mehrere Mitarbeiter zeitgleich oder nachträglich auf einen oder mehrere Arbeitsschritte an. Außerdem werden die Module Mehrmaschinenbedienung und Mehrauftragsbearbeitung eingesetzt, denn immer wieder arbeiten mehrere Mitarbeiter gemeinsam an einem Auftrag oder ein Werker bedient gleichzeitig mehrere Maschinen. So können bei einer Mehrmaschinenbearbeitung die Maschinenzeiten entsprechend aufgeteilt werden. Dabei werden die Laufzeiten der Maschine und die Bearbeitungszeit der Person entsprechend der Anzahl laufender Maschinen und Aufträge anteilig berechnet und den Aufträgen zugebucht. Auch bei einer Mehrauftragsbearbeitung, bei der zwei oder mehrere Aufträge von einer Person an zwei oder mehreren Maschinen bearbeitet werden, lässt sich die Arbeitszeit linear aufteilen. Dabei werden die Pausenzeiten gemäß der SAP-Arbeitszeitplanung automatisch abgezogen.

Die Daten fließen dann in die jeweiligen SAP-Module PP, PS und CS. „Wir haben jetzt eine genaue und vor allem zeitnahe Zuordnung der Zeiten zu einzelnen Projekten", erklärt Kruno Baletić die Vorzüge des neuen Systems. „Vorher war nur eine wöchentliche Abrechnung möglich, heute können wir tagesaktuell sehen, was der Mitarbeiter auf ein Projekt gebucht hat, und können täglich/sofort abrechnen. Durch die tagesgenauen Daten haben die Meister eine bessere Kontrolle über die Fertigung."

Aus kaufmännischer Sicht: Amortisation binnen zwei Jahren
Das System wurde ohne Tests in einem Schritt in allen Bereichen live geschaltet. „Das Kaba-System lief von Anfang an reibungslos", zieht Projektleiter Baletić Bilanz. „Wir haben jetzt keine manuellen Belege mehr, sondern eine elektronische Zeiterfassung, die uns genaue Projektzeiten für unsere vielen Kleinprojekte liefert. Insgesamt haben wir eine höhere Transparenz über die Fertigung. Durch die Zutrittskontrolle konnten wir die Sicherheit erhöhen und auch die Kontrolle über die externen Mitarbeiter verbessern. So sind wir mit dem System und der Beratung und Unterstützung durch Kaba sehr zufrieden." Auch aus kaufmännischer Sicht rechnet sich das System. „Das integrierte System wird sich allein durch den Wegfall der manuellen Tätigkeiten in spätestens zwei Jahren amortisiert haben", erklärt dazu der kaufmännische Leiter Rüdiger Engler.