Bereit für New Work
Die IHK München und Oberbayern setzt auf digitale Schließtechnik von SimonsVoss. Das System lässt sich schnell auf die Anforderungen von New Work anpassen. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit einer Bezahlfunktion in der Kantine.
Die Industrie- und Handelskammer (IHK) für München und Oberbayern ist mit mehr als 410.000 Mitgliedsunternehmen die größte IHK Deutschlands. Die beiden Standorte in der bayerischen Landeshauptstadt sowie die Geschäftsstellen in Ingolstadt und Weilheim sind komplett mit digitaler Schließtechnik von SimonsVoss ausgestattet – eine Maßnahme, die Sicherheit, Flexibilität und Komfort für Mitarbeitende, Mitglieder und Kunden integriert.
Oberstes Ziel der IHK ist nach eigenem Bekunden, „beste Rahmenbedingungen für den nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg der gewerblichen Unternehmen in München und Oberbayern zu schaffen.“ Dieser vielfältige Anspruch stellt eine tägliche Herausforderung für die rund 440 Beschäftigten dar, allein am Campus in der Münchner Orleansstraße zählt man bis zu 3.000 Kunden am Tag. Mit den Häusern A bis D, in denen viele IHK-Mitarbeiter und Seminarräume der IHK-Akademie untergebracht sind, ist dies der flächenmäßig größte Standort, gefolgt vom Stammsitz im historischen Gebäude an der Max-Joseph-Straße. Dazu kommen die Geschäftsstellen in Rosenheim, Ingolstadt, Weilheim und Mühldorf sowie eine Außenstelle der Akademie in Feldkirchen-Westerham.
Matthias Schölzel, Referatsleiter Gebäudemanagement, erklärt: „Insgesamt sind es rund 70.000 m² Fläche, die wir betreuen.“ Zu den Aufgaben zählt auch der Bereich Zutrittssteuerung, der inzwischen nahezu komplett auf digitale Schließtechnik umgestellt ist. Fast 1.200 digitale Schließzylinder des Systems 3060 von SimonsVoss Technologies sind aktuell in den Gebäuden der IHK im Einsatz, dazu über 100 elektronische SmartHandle-Türbeschläge sowie mehrere hundert Aktiv-Transponder unter anderem für die gut 440 Mitarbeitenden.
Premiere in Weilheim
Der Einstieg in das digitale Schließzeitalter bei der IHK für München und Oberbayern fand 2015 in Weilheim statt. „Das war unser Premierenstandort, hier sind wir mit einer Testanlage samt Leihzylindern gestartet, welche die mechanische Schließanlage ersetzt hat“, erinnert sich Matthias Schölzel. Per Mock-up-Demonstration hat er die Beschäftigten vor Ort mit der Nutzung der Digitaltechnik vertraut gemacht, ein Prozess, „der durchaus Zeit in Anspruch genommen hat, weil das gesamte Handling neu war.“ Geliefert, montiert und gewartet wird die digitale Schließtechnik in den Gebäuden der IHK seitdem durch den Fachhandelspartner Tobler aus München.
Schlüsselverlust forciert Systemwechsel
Entsprechend gingen die IHK-Verantwortlichen auch am Stammsitz in der Max-Joseph-Straße vor. 2011 begann eine Komplettsanierung dieses über 100 Jahre alten Gebäudekomplexes, der schon immer die IHK für München und Oberbayern beherbergt hat. Für rund sieben Jahre mussten die Beschäftigten in ein Mietobjekt in der Balanstraße umziehen. Hier gab es ein Ereignis, das letztlich die generelle Umstellung auf digitale Schließtechnik bei der IHK deutlich beschleunigt hat. „Wir hatten den Verlust eines sehr weit oben in der Schließhierarchie angesiedelten mechanischen Schlüssels zu beklagen und haben so die Risiken aus erster Hand erlebt“, berichtet Matthias Schölzel. So wurde das Gefahrenpotential, das mit einer mechanischen Schließanlage verbunden sein kann, mehr als deutlich. „Deswegen haben wir im Zuge der Sanierung die Liegenschaft Max-Joseph-Straße gleich auf digitale Schließtechnik umgestellt.“
In den Campus-Gebäuden an der Orleansstraße wurde 2019 wie beim Standort Weilheim innerhalb von einer Woche die mechanische durch eine digitale Schließanlage ersetzt. Dieser Schritt steht in der IHK-Geschäftsstelle Rosenheim noch aus. In Mühldorf sind die IHK-Räumlichkeiten im dortigen Landratsamt gemietet, daher nutzt man aktuell das dort vorhandene Schließsystem des Vermieters.
Online- und Offline-Varianten
Das Organisations- und Verwaltungsprinzip der digitalen Schließtechnik ist standortbezogen aufgebaut. „Zu meiner Abteilung gehören für jedes Gebäude verantwortliche Teamleiter, die sich um die Zutrittsteuerung kümmern“, erläutert Matthias Schölzel, „wir verwenden dabei für die Max-Joseph-Straße und die Campus-Gebäude A, B und C die Online-Variante der 3060-Anlage, für Gebäude D und die Geschäftsstellen die Offline-Version.“
Mit der umfassenden Online-Vernetzung kann die IHK das ganze Leistungsspektrum des Systems 3060 nutzen. Die Doppelknaufzylinder sind je nach Zugangsart mit unterschiedlichen Features versehen, wie etwa Zutrittskontrolle, Zeitzonensteuerung und Protokollierung, als feuerhemmende Version in Brandschutz- und Notausgangstüren, mit Antipanikfunktion oder als wetterfeste Variante in Außentüren. Auch die Bedienung ist jeweils auf die Eingangssituation angepasst: Zylinder können von außen und innen mit dem Transponder geöffnet werden. Bei vielen Bürotüren ist die Nicht-Elektronikseite fest eingekuppelt, so dass sie von innen ohne Transponder bedienbar sind. Eine besondere Herausforderung stellten einige historische Türen im sanierten Gebäude Max-Joseph-Straße dar – hier waren beispielsweise Zylinderlängen von bis zu 260 mm notwendig, bei deren Einsatz auch die Denkmalschutzbehörde keine Einwände hatte.
Sicherheit auch bei Transponder-Verlust
Die Locking-System-Management-Software (LSM) und sämtliche Schließungen werden per Funk und über Router verbunden, was den Datenaustausch in Echtzeit gewährleistet. Die Vorteile liegen im zentralen Management an jedem Standort, den vielen Funktionen und einer deutlich erhöhten Sicherheit. Bei Verlust eines Transponders kann der jeweilige Teamleiter sofort reagieren, er kann Schließungen in Echtzeit programmieren und hat stets den Überblick über den aktuellen Status der betreffenden Anlage. Er selbst besitzt die Schließberechtigungen für alle Zugänge seines Verantwortungsbereiches, darunter sind dann die weiteren Ebenen im jeweiligen Gebäude angeordnet.
Da im Campus-Gebäude D insgesamt deutlich weniger Türen vorhanden sind und auch das Kostenargument Berücksichtigung finden sollte, wurde hier und für die externen Geschäftsstellen die Offline-Version des 3060-Systems gewählt. Die Programmierungen werden hier ebenfalls in der LSM-Software erstellt, die Daten aber auf einem tragbaren Programmiergerät zur betroffenen Schließung gebracht. Alternativ können die Teamleiter die Identifikationsmedien entsprechend programmieren, was häufig eine einfachere Möglichkeit darstellt.
SmartHandle-Türbeschläge als Ergänzung
In der gesamten IHK München und Oberbayern kommen ausschließlich Aktiv-Transponder als Schließmedien zum Einsatz. „Das hat sich bewährt“, erklärt Matthias Schölzel, „und wir haben die Transponder zusätzlich mit RFID-Chips ausstatten lassen, so dass die Mitarbeitenden beispielsweise die Multifunktionsgeräte individuell bedienen können, etwa wenn sie vertrauliche Unterlagen ausdrucken wollen. Genauso bietet das System die Möglichkeit einer Bezahlfunktion in der Kantine und damit reichlich Komfort für unsere Beschäftigten.“
Komfort und Flexibilität waren wesentliche Gründe für die Integration von insgesamt über 100 digitalen SmartHandle-Türbeschlägen von SimonsVoss in die IHK-Schließtechnik. Der weitaus größte Teil wurde in den Campus-Gebäuden A-D eingebaut. Ihr Nutzen zeigt sich etwa bei der Belegung der Prüfungsräume. Hier sind nicht nur die eigenen IHK-Experten im Einsatz, sondern je nach Themengebiet und Lehrgang auch externe Prüfer, Sachverständige oder Gutachter. Sie erhalten am Empfang gegen Unterschrift ihren für den jeweiligen Prüfungsraum gültigen Transponder und können den Raum über den SmartHandle-Beschlag öffnen und auch wieder verriegeln. „Durch diese Konstellation können wir vom Gebäudemanagement unter Berücksichtigung anwendbarer datenschutzrechtlicher Vorgaben für jeden Raum einzeln nachvollziehen, wer ihn wann und wie lange genutzt hat“, erklärt Matthias Schölzel.
New Work – neue Herausforderungen
Generell ist der Referatsleiter Gebäudemanagement vor allem mit der Nutzungsbreite der digitalen Schließtechnik in den IHK-Liegenschaften sehr zufrieden. Die Technik bewährt sich vor allem bei den hohen Besuchsfrequenzen und durch die Möglichkeiten, den Nutzungsumfang exakt auf die jeweilige Gebäudesituation zuschneiden zu können. So wird die IHK künftig als Vermieter aktiv, da „New Work“ und Home-Office-Regelungen auch für die IHK Veränderungen in der Arbeitsorganisation und frei werdende Räume mit sich bringen. Die Mieter nutzen die digitale Schließtechnik in gleicher Art und Weise, auch Programmierung und Verwaltung der Anlage verbleiben bei den IHK-Teamleitern.
„Wir können die digitale Schließanlage sehr schnell an die New-Work-Anforderungen anpassen“, so Matthias Schölzel, „früher hat ein Mitarbeiter einen Raum dauerhaft genutzt, heute sind im selben Raum fünf Mitarbeitende zu unterschiedlichen Zeiten aktiv, entsprechend variabel muss die Zutrittsteuerung sein.“ Möglich ist künftig auch der Einsatz des neuen digitalen Schließzylinders DCAX von SimonsVoss. Die neuen modularen Zylinder sind abwärtskompatibel und damit auch im 3060-System verwendbar. Sollte einer der bestehenden Zylinder einmal ausgetauscht werden müssen, kann also auch punktuell mit dem neuen System nachgerüstet werden.
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