Pre-Employment-Screening für sicherheitsrelevante Positionen

Ob bei Spionage, Sabotage oder einem Cyberangriff – das Thema Innentäterschaft rückt immer wieder in den Fokus. Mitarbeiter kennen das Unternehmen besser als Außenstehende, haben oft Zugang zu sensiblen Daten und verfügen über gute Kontakte zu Kollegen und Geschäftspartnern, über die sie an kritische Informationen gelangen können. Verwenden Mitarbeiter dieses Wissen gegen den aktuellen oder gegen frühere Arbeitgeber, so spricht man von Innentäterschaft.

Der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) hat im Rahmen einer Studie von 2019 ermittelt, dass Innentäter für 63 Prozent der Fälle von Wirtschaftskriminalität verantwortlich sind, deren Schaden sich auf 225 Millionen Euro summiert.

Risikobewertung als Basis

Für besonders sicherheitsrelevante Positionen empfiehlt es sich deshalb, bereits in der Bewerbungsphase ein Pre-Employment-Screening durchzuführen. Es ist ein Teil der sicherheitsorientierten Personalauswahl und hat das Ziel, die Vertrauenswürdigkeit und die Qualifikation von Kandidaten und Kandidatinnen zu überprüfen.

Eine Risikobewertung hilft bei der Entscheidung, für welche Positionen ein Pre-Employment-Screening wichtig ist. Als besonders sicherheitsrelevant sind jene Unternehmensbereiche einzuordnen, über die hohe potentielle Schäden entstehen können, wie beispielsweise IT, Einkauf, Rechtsabteilung, Produktion oder Forschung und Entwicklung.

Check der Bewerbungsunterlagen

Der nächste Schritt ist die Überprüfung der Bewerbungsunterlagen. Anhand des Lebenslaufs und der eingereichten Zeugniskopien können Unternehmen leicht feststellen, ob die Stationen in der Vita mit den Daten auf den Zeugnissen übereinstimmen. Sollten sich eventuell längere Lücken im Lebenslauf finden, für die es keine Erklärung gibt, kann der Arbeitgeber im Bewerbungsgespräch gezielt nachfragen. Ebenso ratsam ist eine Nachfrage bei Auffälligkeiten in den Arbeitszeugnissen, wie eine deutliche Über- oder Unterqualifikation, häufige Unternehmenswechsel oder die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses zu unüblichen Zeitpunkten.

In der Bewerbung angegebene eigene Publikationen oder Abschlussarbeiten, die die fachliche Qualifikation untermauern sollen, lassen sich ebenso leicht recherchieren.

Mögliche Verbindungen zu ausländischen Nachrichtendiensten

Bestimmte Staaten und folglich auch deren Geheimdienste haben ein besonderes Interesse an Mitarbeitern, die Zugang zu sensiblen Informationen haben. Das Bundeministerium des Inneren und für Heimat veröffentlicht auf seiner Website jene Staaten, die es als kritisch einstuft unter dem Stichwort „Staatenliste im Sinne von § 13 Abs. 1 Nr. 17 SÜG“. Daher kann es sinnvoll sein, nachzusehen, ob ein Kandidat oder eine Kandidatin irgendwelche Verbindungen zu diesen Ländern hat.

Auch hier sollte im Vorfeld eine Risikoanalyse erfolgen, geleitet von den Fragen, was besonders schützenwerte Informationen sind und wer möglicherweise daran Interesse haben könnte. Der Verfassungsschutz gibt weiterführende Informationen zum Thema Spionage, beispielsweise auf seinem Infoblatt „Methoden der Spionage: HUMINT“ auf www.verfassungsschutz.de unter Service / Publikationen und steht Unternehmen auch beratend zur Seite.

Datenschutzrechtliche Grenzen

Ein Pre-Employment-Screening darf nur innerhalb der datenschutzrechtlichen Vorgaben erfolgen. Relevant sind hier die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ebenso wie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die DSGVO regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten. Laut deren Artikel 4 Nr. 1 gehören dazu alle Informationen, die eine Identifikation einer Person zulassen. Sie dürfen nur dann verarbeitet werden, wenn eine rechtliche Grundlage dafür vorliegt. Außerdem muss die Art und Weise der Datenerhebung zulässig sein. Dabei liegt der Teufel im Detail.

Vor der Durchleuchtung jedes Lebensbereichs eines Bewerbers sei gewarnt. Beispielsweise sind Fragen nach einer möglichen Schwangerschaft, der sexuellen Orientierung oder möglichen Krankheiten unzulässig. Sogar die Einwilligung eines Bewerbers zur Verarbeitung derartiger Daten, aber auch eine Einwilligung zur Durchführung von Hintergrundrecherchen – und sei sie noch so explizit – wird in der Regel nicht als freiwillig einzustufen sein, vgl. § 26 Absatz 2 BDSG, so dass sie eine Datenverarbeitung legitimieren könnte.

Stattdessen ist auf § 26 Absatz 1 BDSG und die darin abschließend aufgeführten Eingriffsmöglichkeiten zurückzugreifen. Zur legalen Durchführung von Hintergrundrecherchen ist es also erforderlich, einen einschlägigen Erlaubnistatbestand anzuführen und diesen zu dokumentieren, so Julia Fackert, Rechtsanwältin, tätig beim BVSW-Mitgliedsunternehmen Ankura Consulting Group. „Ein solcher Erlaubnistatbestand kann zum Beispiel vorliegen, wenn die nach zulässigen Kriterien durchgeführte Risikoeinstufung der zu besetzenden Stelle ein derart hohes Risiko ergibt, dass die Abwägung zwischen Risiko und Persönlichkeitsrecht des betreffenden Bewerbers den entsprechenden Eingriff legitimiert“.

Vorsicht ist auch geboten bei der Recherche im Internet zu einem Kandidaten. Hier gilt es, zwischen beruflichen und privaten sozialen Netzwerken zu unterscheiden. Netzwerke wie Linkedin und Xing sind speziell zur beruflichen Selbstvermarktung und Vernetzung konzipiert und somit für eine Recherche zulässig. Anders sieht es bei Netzwerken aus, die vorrangig zur privaten Nutzung gedacht sind, wie beispielsweise Tiktok, Instagram oder Facebook. Hier überwiegen die schutzwürdigen Interessen eines Bewerbers an seiner Privatsphäre.

Ebenso heikel ist die Informationsbeschaffung bei Noch-Arbeitgebern oder ehemaligen Arbeitgebern. Hier ist es ratsam, sich vorab über die rechtlich zulässigen Möglichkeiten im Einzelfall zu informieren.

Fazit

Das Pre-Employment Screening ist eine Gratwanderung zwischen einem berechtigten Interesse an Informationen und den Datenschutzvorgaben. Bei Unklarheiten darüber, welche Informationen sinnvoll sind und abgefragt werden dürfen, ist die Einholung einer Rechtsberatung empfehlenswert. Der BVSW unterstützt Unternehmen bei der Suche nach passenden Experten.